Of u nu één werknemer hebt of honderden, u moet de formele procedures volgen die nodig zijn om hen te betalen. U kunt deze taken zelf uitvoeren, maar u kunt het proces ook uitbesteden aan een professionele salarisadministratiedienst.
Wat voor soort salarisadministratiedienst u ook gebruikt, het is heel belangrijk om te onthouden dat u – als bedrijfseigenaar – verantwoordelijk bent voor alles wat met salarisadministratie te maken heeft. Het uitbesteden van de salarisadministratie neemt niet uw verantwoordelijkheid weg voor het op tijd en volledig betalen en rapporteren van alle loonbelastingen, en om werknemers precies te betalen wat ze verschuldigd zijn.
Redenen om de salarisadministratie uit te besteden
Bedenk de kosten van uw tijd. Uw taak als ondernemer is om uw bedrijf te runnen, niet om de salarisadministratie te verwerken. Als u probeert zelf de salarisadministratie te doen, neemt u uw tijd weg van andere belangrijke taken, zoals het vinden van klanten of het creëren van partnerschappen.
U hoeft zich er geen zorgen over te maken. Een salarisverwerker heeft altijd iemand die zich met uw bedrijf bezighoudt, dus u hoeft zich geen zorgen te maken dat alle werknemers op tijd worden betaald als u besluit een paar dagen vrij te nemen.
Het is minder ingewikkeld. Loonbelasting is ingewikkeld omdat er verschillende soorten belastingen zijn die u moet innen en betalen, en veel ingewikkelde formulieren om in te vullen. Deze omvatten federale inkomstenbelasting, staatsinkomstenbelasting, FICA-belasting voor sociale zekerheid en Medicare, en federale en staatswerkloosheidsbelasting.
Belastingen veranderen de hele tijd. Elk jaar kunnen er wijzigingen zijn in belastingwetten, belastingtarieven, of deadlines voor het indienen van rapporten. Als individueel bedrijf is het moeilijk om al deze wijzigingen bij te houden om boetes en sancties voor te late betaling of te lage betaling te voorkomen.
Kijk eens naar deze jaarlijkse loonkalender om een idee te krijgen van de uiterste data voor rapportage en betaling.
Taken die u kunt uitbesteden
U kunt een salarisadministratiedienst vinden die u met sommige of al deze taken kan helpen:
- Het bijhouden van salarisadministratie, inclusief formulieren en toestemmingen (meestal online)
- Het gebruiken van bedragen voor loon, inhoudingen en aftrekposten om loonstroken te maken
- Het versturen van deze loonstroken aan werknemers, meestal via directe storting
- Het berekenen van jaarlijkse loon- en belastingrapporten, Formulier W-2 voor werknemers en Formulier 1099-MISC voor niet-werknemers
- Inzending van loonbelastingrapporten, zoals Formulier 941, en betalingen aan de IRS en staten
- Andere loonlijsttaken zoals het rapporteren en betalen van werkloosheidsbelasting
- Uitzending van betalingen voor andere inhoudingen zoals ziektekosten- of pensioenregelingen, loonbeslag, en niet-werknemers
Payroll Software vs. Payroll Service
Er zijn twee basismanieren waarop een bedrijf de salarisadministratie kan uitvoeren:
Optie 1: U kunt het zelf doen met behulp van payroll software. Online payroll software toepassingen werken op een vergelijkbare manier als fiscale software. Ze geven u een handvol aanwijzingen en informatie, maar u – of iemand in uw bedrijf – moet alle invoer doen. Het softwarebedrijf kan online ondersteuning bieden, via de telefoon, chat of FAQ’s.
Optie 2: U kunt uw proces uitbesteden door een payroll service de basisinformatie over werknemers te geven en hen de salarisadministratie te laten uitvoeren, loonstrookjes te laten versturen, alle rapportage te laten doen en alle loonbelastingbetalingen te laten doen.
Als u lokale bedrijven wilt steunen, kunt u ook een lokale boekhouder of een boekhoudservice inschakelen.
Deze bedrijven hebben mensen in dienst die alle of een deel van de taken uitvoeren met behulp van payrollsoftware. Het voordeel van deze salarisverwerkingsdiensten is een directer contact met een echt persoon die u kan helpen bij problemen en vragen.
Hoeveel kost een salarisadministratie service?
De meeste diensten werken op een maandelijkse basis, opladen door volume van het aantal cheques geschreven, rapporten ingediend, en betalingen gedaan. U kunt ook extra diensten krijgen, zoals 1099’s en verwerking van uitkeringen door meer te betalen.
Bijvoorbeeld, Patriot Payroll Software rekent $ 10 per maand voor hun basisdienst plus $ 4 per werknemer, en biedt de volgende diensten:
- Gratis deskundige ondersteuning
- Gratis salarisadministratie setup
- Gratis directe storting
- Gratis werknemersportaal
- Gratis workers’ comp integratie
- Onbeperkt, aanpasbare loonlijsten
- afdrukbare W-2’s
- tijdelijke opbouw
Voor $30 per maand helpen ze u met W-2-formulieren en het indienen en storten van uw federale, staats- en lokale belastingen. Ze zullen ook de eindejaarsbelastingaangiften verzorgen.
Vragen om te vragen voordat u de salarisadministratie uitbesteedt
Als u met potentiële payroll-diensten praat, lees dan beoordelingen en vraag naar referenties. Hier zijn enkele vragen die u kunt stellen:
- Hoe veilig is uw systeem? Heeft u ooit te maken gehad met een datalek?
- Hoe vaak werkt u uw systeem bij? Heeft u back-ups in geval van gegevensverlies of systeemcrash?
- Hoe blijft u op de hoogte van wijzigingen in de belastingwetgeving? Hoe vaak werkt u uw gegevens bij voor belastingwijzigingen?
- Hoe lang bent u al actief?
- Hoe gaat u om met de klantenservice? Kan ik bellen en met een echt persoon spreken? Hoe snel reageert u op dringende verzoeken?
- Als ik correcties moet aanbrengen, hoe snel kunt u die dan aanbrengen?
- Hoe weet ik dat u rapporten indient en betalingen doet voordat ze verschuldigd zijn? Welke bevestigingen stuurt u mij?
Als u net begint met salarisadministratie, neem dan de tijd om dit overzicht te lezen van hoe u een loonbelastingsysteem opzet. Maak vervolgens een lijst van wat u zelf wilt doen en wat u door een payroll service wilt laten doen.