Alai

In de zakelijke en digitale wereld, horen we vaak de termen hard copy en soft copy. Beide hebben eigenlijk één gemeenschappelijk doel en dat is het presenteren of opslaan van geschreven materiaal en gegevens. Als u deze verschillen kent, verandert er misschien niet veel aan uw kijk op deze termen, maar het zal zeker enkele vragen ophelderen die u misschien hebt.

Definities

Harde kopie

Een harde kopie is een fysieke permanente reproductie van een medium dat geschikt is voor direct gebruik door middel van afdrukken. De term “hard copy” zelf geeft ons een kleine beschrijving van het feit dat het aanraakbaar, bekijkbaar en tastbaar is. Met andere woorden, het is een gedrukt gegeven dat men kan vasthouden en lezen. Het belangrijkste doel is om een record van uw gegevens in fysieke vorm die u kunt opslaan voor veilig te houden in het geval uw opslagapparaat op een of andere manier crasht of is beschadigd.

Voorbeelden van hard copy zijn gedrukte boeken, tijdschriften, kranten, strips, en andere documenten.

Soft Copy

Een soft copy is, in tegenstelling tot een hard copy, het niet-gedrukte digitale documentbestand. Het wordt gewoonlijk bekeken door bepaalde softwareprogramma’s zoals tekstverwerkingsprogramma’s, databaseprogramma’s, presentatiesoftware of elk ander programma dat het extensiebestand van uw document kan openen. Een van de doeleinden is het vergemakkelijken van bestandsoverdracht, zelfs over lange afstanden, door gebruik te maken van e-mail en andere door bestandsoverdracht ondersteunde websites. USB-stations kunnen ook worden gebruikt om deze bestanden over te dragen in het geval er geen beschikbaar netwerk (internet of lokaal) in uw buurt is.

Eén voordeel van het hebben van een soft copy is dat men geen papier, inkt en printer meer nodig heeft. Ook het kopiëren is een eenvoudige taak met slechts een paar seconden waarin je 10 identieke kopieën van uw oorspronkelijke gegevens.

Harde kopie vs Soft Copy

Wat is het verschil tussen een harde kopie en een zachte kopie? Het belangrijkste verschil is eigenlijk hun uiterlijk en hoe ze worden gepresenteerd. Met een hard copy kunt u de reproductie van uw gegevensbestand letterlijk aanraken en vasthouden, terwijl u met een soft copy het gegevensbestand alleen kunt bewerken (ervan uitgaande dat het bestand bewerkbaar is) en bekijken via een monitor of schermdisplay.

Elk bestand heeft zijn voordelen, maar helaas ook enkele nadelen, waaronder de kosten. Een hard copy van bijvoorbeeld 20 pagina’s biografie kost u meer, simpelweg omdat u inkt en papier hebt gebruikt, terwijl een soft copy van het document alleen opslagruimte kost. Draagbaarheid speelt ook een rol wanneer het gaat om 1000 pagina’s documenten die moeten worden rondgedragen. Stelt u zich voor dat u zowel een gedrukt documentbestand van 1000 woorden als een kleine USB-stick bij u hebt. Hoewel de meeste voordelen kunnen komen van uw zachte kopie, moet u ook de voordelen overwegen van het daadwerkelijk kunnen lezen van een boek terwijl u het vasthoudt en pagina voor pagina omslaat.

Dus om samen te vatten, een harde kopie is een gedrukte of fysieke kopie van een document, terwijl een zachte kopie virtueel een kopie is van het document dat is opgeslagen op uw harde schijven of andere opslagapparaten.

Vergelijkingstabel