Alai

“Goed begonnen is half gewonnen” is van toepassing op de voorbereiding van een rechtszaak – vooral met betrekking tot het verzamelen, organiseren en presenteren van bewijsmateriaal in familierechtelijke zaken.

Door William Geary, Familierechtadvocaat

Na meer dan 40 jaar praktijk (de laatste 22 jaar in het familierecht), heb ik een aantal methoden om bewijsmateriaal te verzamelen doorlopen.

Twee dingen die niet echt zijn veranderd, zijn het verzamelen van bewijsmateriaal van getuigen en methoden om documentaire en andere soorten bewijsmateriaal te verkrijgen en te organiseren voor presentatie.

Gathering, Organizing, and Presenting Evidence: A Primer for Family Lawyers

Uw getuigenlijst

Uw potentiële getuigen kunnen (en zullen meestal) bestaan uit familieleden, werkgevers, belastingadviseurs, raadslieden, artsen, opvoeders, coaches, archiefbeheerders en anderen. Wanneer de rechtbank een verklaring vóór het proces van u verlangt, stelt u een lijst op van mensen die in de bovenstaande categorieën passen. Zorg ervoor dat de lijst de volgende informatie bevat:

1. Het adres en de contactgegevens van de getuige.
2. De beschikbaarheid van de getuige om op een hoorzitting of proces te verschijnen.
3. De bereidheid van de getuige om op een hoorzitting of proces te verschijnen.
4. Of de werkgever van de getuige hem of haar zal toestaan om te getuigen.
5. Hoe u een dagvaarding voor de getuige moet afhandelen.
6. Welk bewijs u van de getuige nodig zou hebben.
7. Het belangrijkste is, wat de getuige aan uw zaak zal kunnen toevoegen.

Door ruim voor het proces met uw potentiële getuigen te praten, kunt u zwakke of sterke punten in uw zaak ontdekken – of zelfs andere getuigen of bewijzen waarvan u zich niet bewust was voordat u met hen sprak.

Verzameling van schriftelijk bewijsmateriaal

Ooit was het verkrijgen van schriftelijk bewijsmateriaal een omslachtige en tijdrovende taak: u vroeg de cliënt om kopieën van rekeningen, kwitanties, belastingaangiften, enz. en als de cliënt die uiteindelijk had gevonden, bracht hij de documenten naar uw kantoor of stuurde hij ze per post naar u. Nu reageren cliënten meestal binnen enkele minuten op een verzoek om bewijsstukken met een gescande versie van het document.

Hoe zit het met bewijsmateriaal met betrekking tot gerechtelijke regels of de wet? In plaats van naar de bibliotheek te gaan en het op te zoeken, kunnen de meeste regels en wetten online worden afgedrukt. Hoe zit het met bewijsmateriaal uit veel geraadpleegde bronnen? Ook hier is het antwoord online. Hetzelfde geldt voor veel zaken zoals taxaties van onroerend goed door accountants, aankoopprijzen van onroerend goed, aandelenkoersen, oprichters van bedrijven, statutaire vertegenwoordigers van bedrijven, en eerdere huwelijks-, echtscheidings-, ontbindings-, of voogdijgegevens.

Niet zo lang geleden, wanneer iemand een verklaring aflegde over zijn echtgenoot die iets tegen hem had gezegd, vroegen we of er getuigen waren, en het antwoord was: “Nee.” Einde verhaal. Vandaag, wanneer iemand een verklaring aflegt over zijn echtgenoot die iets tegen hem gezegd heeft en we vragen of er getuigen waren, is het antwoord vaak, “Neen, maar hij sms’te het naar mij.” Nu hebben we “bewijs” van de verklaring of bedreiging.

Met de opkomst van het gebruik van sociale media, bieden onze cliënten vaak uiterst waardevolle informatie die is gemaakt en geplaatst door de andere partij. Opmerking: U moet nooit een lid of werknemer van uw kantoor laten doen alsof hij of zij een “vriend” is van iemand die mogelijk onsmakelijke informatie over uw cliënt plaatst – maar als uw cliënt of een legitiem contact van de andere partij dergelijke informatie rechtmatig heeft ontvangen, kan dit zeer nuttig zijn voor uw zaak. We hebben totale voogdijveranderingen gehad in zaken die voornamelijk gebaseerd waren op wat een van de partijen op sociale media postte, in tegenstelling tot wat de partij de voogd ad litem vertelde.

Verzamelen, organiseren en presenteren van bewijsmateriaal: Voicemails and Recordings

We ontvangen ook steeds meer bewijsmateriaal van voicemails en opgenomen gesprekken. Opmerking: Het kan in uw rechtsgebied illegaal zijn om gesprekken op te nemen of de gesprekken van twee andere personen op te nemen, zelfs als zij deelnemen aan hetzelfde gesprek waaraan één persoon deelneemt. Controleer daarom de wet voordat u overweegt opgenomen gesprekken als bewijs te gebruiken – en ruim voordat u een cliënt voorstelt gesprekken met zijn ex op te nemen. Als er een groot aantal lange voicemails is, zijn andere potentiële kwesties onder meer:

1. Het in staat zijn om bij de relevante delen van de voicemail/opname(s) te komen zonder de rechtbank te vervelen en mogelijk boos te maken.
2. Het hebben van de “volledige en complete” voicemail/opname voor presentatie of back-up voor uw secties.
3. Planning vooruit over hoe deze te presenteren in de rechtszaal.

Indien mogelijk, controleer met uw rechter of magistraat over het presenteren van voicemail/opnames op de volgende manier: presenteren van een “samenvatting record-ing” die alleen de relevante delen van uw volledige opnames heeft. Geef een “voorindex” van de volledige opnames en de plaatsen waar dingen kunnen worden gevonden (“CD 1: Track 3 – 0 uur, 56 minuten” of “CD 4: Track 1 – 2 uur, 3 minuten” enz.) zodat u de relevante gedeelten snel kunt vinden. Houd een soortgelijke lijst bij voor uw “samenvattende opnamen”.

Bewaar de lijsten bij u en bij uw lijst van bewijsstukken. Zo kunt u elk van de pertinente secties bereiken en ze afspelen indien nodig. Het plaatsen van de volledige opnames als bewijsmateriaal samen met uw uittreksels zou elk bezwaar moeten voorkomen dat de uittreksels uit hun context zijn gehaald. Bereid uw cliënt (of degene die de opnamen oorspronkelijk heeft gemaakt) voor om de volledige sets te identificeren en te verifiëren, evenals de uittreksels, die de cliënt eigenlijk zou moeten hebben voorbereid.

Breng een laptop mee naar de rechtbank om de opnamen af te spelen. Zet ze op een rij in de volgorde waarin u ze gaat gebruiken, en zorg ervoor dat de volledige opnames gemakkelijk te vinden en te openen zijn in een oogwenk. Brand CD’s met de samenvattingen en de volledige opnames, zodat u een CD aan de tegenpartij kunt geven in de uitwisseling van bewijsstukken – en ook zodat de opnames en samenvattingen kunnen worden gemarkeerd, geïdentificeerd en in het proces-verbaal worden opgenomen als bewijsstukken.

Organiseren van uw bewijsmateriaal voor presentatie in de rechtbank

Stel dat u nu al uw getuigen, rekeningen, taxaties, foto’s, e-mails, belastingaangiften, deskundigenrapporten, voicemails, enz. hebt. Hoe houdt u ze bij en organiseert u ze?

De beste manier om te beginnen met organiseren, vanaf het begin, is om het volgende te maken:

1. Verklaring voorafgaand aan het proces.
2. Spreadsheet.
3. Proces-verbaal.
4. Proces-verbaal.

1. Voorlopige verklaring

U weet dat de rechtbank u vroeg of laat op een vooronderzoek zal uitnodigen en dat u een voorlopige verklaring zult moeten afleggen, dus waarom begint u daar niet meteen aan het begin van de zaak mee? Als u er dan mee begint, hebt u een werkdocument en een lijst met bewijsmateriaal van getuigen, opnamen, voicemails en bewijsstukken. U hoeft niet meer het ene dossier na het andere door te spitten om te vinden wat er in de verklaring moet komen te staan en dat hoeft ook niet meer bij de voorbereiding van het proces. Het voorbereiden van de verklaring voorafgaand aan het proces vanaf het begin zal u helpen bij het bijhouden van kwesties en het bewijs en de getuigen die bewijs moeten leveren voor die kwesties.

2. Spreadsheet

Niets kan u helpen bij het bijhouden van bezittingen en schulden of veranderingen daarin of u een bottom line geven met betrekking tot verschillende toewijzingen als een spreadsheet, dus waarom niet beginnen met een aan het begin van de zaak? Naarmate u bewijzen krijgt van verschillende bezittingen, schulden of inkomens, kunt u die in de spreadsheet noteren, met vermelding van het bedrag, de datum, de bron van het bewijs en zo nodig getuigeninformatie. Verschillende scenario’s van verschillende mogelijke de facto data, bijvoorbeeld, kunnen de verschillende waarden en verschillende bewijsstukken bijhouden die u nodig kunt hebben. Deze spreadsheet zal u ook helpen te zien wat u nog nodig hebt, en of er bewijsstukken ontbreken voor bepaalde gedeelten.

3. Trial Notes

U weet dat u een leidraad zult moeten ontwikkelen voor alle informatie die u moet presenteren en alle kwesties die u zult moeten behandelen, zowel tijdens hoorzittingen als tijdens het proces. Waarom begint u uw procesnotities niet helemaal aan het begin van de zaak? Als u er dan mee begint, hebt u een werkdocument en een lijst van vragen, kwesties en bewijsmateriaal. Op het einde hoeft u niet meer het ene dossier na het andere door te spitten om te vinden wat u zou kunnen behandelen bij de voorbereiding van uw proces. Door kwesties of thema’s te indexeren, zodat u er gemakkelijk bij kunt, kunt u potentiële vragen voor de rechtszaak efficiënt bijwerken. Voeg kopieën van bewijsstukken of e-mails in, zodat u, wanneer u iemand tijdens het proces ondervraagt, precies datgene bij de hand hebt wat u nodig hebt. Voorbereiden en aanpassen terwijl u bezig bent met uw zaak is veel, veel gemakkelijker dan proberen om dit allemaal aan het eind bij elkaar te krijgen. Het bijhouden van een lijst met “dingen die u nog moet doen” aan het begin van uw procesnotities zal u ook helpen om op schema te blijven voor het bijhouden van getuigenissen, dossiers, deskundigen en alle andere zaken die u moet voorbereiden.

4. Procesnotitieboek

Of uw rechtbank het nu vereist of niet, u moet een procesnotitieboek hebben met al uw bewijsstukken erin als u naar de rechtszaak gaat. Idealiter zouden de bewijsstukken in dezelfde volgorde moeten staan als de getuigenis die u wilt afleggen (maar dat is niet altijd mogelijk) en ze zouden, hopelijk, moeten worden geordend naar en gegroepeerd onder thema’s. Door vanaf het begin met dit notitieboekje te beginnen – en er misschien zelfs wat pleitnota’s, moties en financiële of voogdijaffidavits van de tegenpartij in op te nemen – krijgt u een goede basisreferentiebron die u kunt gebruiken bij uw voorbereiding op het proces en bij de presentatie van uw zaak.

Om Mary Poppins te citeren: “Een goed begin is het halve werk.” Dat geldt voor de voorbereiding van een rechtszaak – vooral met betrekking tot het verzamelen, organiseren en presenteren. Een goede organisatie, vanaf het allereerste begin, zou moeten resulteren in de best mogelijke presentatie.

Procureur William Geary oefent uitsluitend familierecht uit in Ohio. Hij is toegelaten tot de Ohio Courts, de Federal Court for the Southern District of Ohio, en het Supreme Court of the United States. www.columbusfamilylawyer.com

Verzamelen en presenteren van bewijsmateriaal
Van het identificeren van vooringenomenheid in rapporten tot het voorbereiden van uw getuige tot het opbouwen van een psychologische zaak in de rechtszaal, hier zijn enkele geweldige tips over het verzamelen en presenteren van bewijsmateriaal om uw zaak te ondersteunen.

Hoe kunt u het beste digitaal bewijs vastleggen voor uw zaak
Digitaal bewijs kan overtuigend zijn in de rechtszaal of aan de schikkingstafel, maar het is absoluut essentieel om te begrijpen dat er een goede en een verkeerde manier is om dit type bewijs vast te leggen, te bewaren en te presenteren.

Authenticatie van digitaal bewijsmateriaal
De authenticatie van digitaal bewijsmateriaal in het rechtssysteem heeft geen gelijke tred gehouden met de groei van digitale informatie; de vluchtige aard van digitaal bewijsmateriaal maakt dat de Federal Rules of Evidence jammerlijk tekortschieten en aan verandering toe zijn.

Gepubliceerd op: 10 juni 2019