Alai

Oderwanie się od codziennej pracy i spędzanie czasu razem z zespołem to świetny sposób na zaszczepienie ducha zespołu. A także dostosowanie pracowników do celów i wizji organizacji. Zwłaszcza jeśli część zespołu pracuje zdalnie. Można zauważyć, że niektóre firmy planują offsite na jeden dzień, podczas gdy inne rezerwują cały weekend. Niedawno zorganizowaliśmy offsite. Chcieliśmy więc podzielić się nauką płynącą z naszego własnego doświadczenia podczas offsite, jak również z procesu planowania, który go poprzedził.

Ale najpierw zacznijmy od zespołu, który zainspirował nas do zorganizowania offsite – Buffer.

Buffer udoskonalił sztukę planowania rekolekcji zespołowych. Wierzą, że praca poza domem pomaga zespołowi pracować mądrzej. Dlatego też planują jeden raz na 5 miesięcy.

Dla każdego odosobnienia Buffer znalazł nowy sposób wykonywania pracy, ustawiania sesji, budowania projektu przedsiębiorstwa, a nawet codziennych spotkań stand-up.

„Robimy rekolekcje, aby każdy miał szansę poznać nowe kultury i stać się bardziej otwartym.”
Buffer

Choć spotkanie zespołu poza firmą ma być relaksujące, ważne jest, aby zaplanować je tak, aby nie wymknęło się spod kontroli, stając się zbyt spontaniczne i szalone. Różni ludzie, różne sposoby myślenia – wiesz, jak to może się skończyć!

Więc, poczynając od umieszczenia statusu poza biurem, po ustalenie porządku obrad i zaplanowanie kilku wspólnych działań zespołowych, ważne jest, aby nadać offsite swojemu zespołowi jakiś kierunek.

Powróciwszy z jednej z nich i zapytawszy tak wiele innych firm, które zrobiły to wcześniej, oto dziesięć wskazówek, o których pamiętaliśmy i których staraliśmy się trzymać, aby zaplanować pracę naszego zespołu poza biurem.

Więc bez dalszych ceregieli, oto jak prowadzić zespół produktowy poza biurem!

Top 10 tips to run a good team offsite

1. Ustal agendę i oczekiwania jeszcze przed rozpoczęciem

Choć niektóre wyjazdy integracyjne służą wyłącznie relaksowi i budowaniu więzi między zespołami, niektóre organizacje planują rekolekcje hybrydowe. Planują kilka dni na pracę i wspólne definiowanie mapy drogowej rozwoju, a także dopasowują wystarczająco dużo dni na zwiedzanie i sporty przygodowe.

Teraz, podczas gdy Ty możesz mieć jedną rzecz na myśli, istnieje duża szansa, że niektórzy członkowie Twojego zespołu mają zupełnie inne oczekiwania. Zanim więc zaczniesz planować spotkanie zespołu, zacznij od ustalenia porządku obrad i tego, czego zespół może się po nim spodziewać.

Po ustaleniu porządku obrad, daj zespołowi znać, co zamierzasz zrobić podczas spotkania zespołu. To nie tylko przygotuje ich do wszystkich działań, które dla nich przygotowałeś, ale także da im szansę na zasugerowanie zmian, aby uczynić je lepszymi.

Na przykład, poinformuj swój zespół, że jeden dzień jest poświęcony ideacji. To da im wystarczająco dużo czasu na zastanowienie się, co chcieliby wnieść do stołu.

Podobnie, jeśli masz w planach sporty przygodowe, pracownicy, którzy się ich boją, mogą zgłosić swoje obawy i poinformować cię o tym wcześniej. W ten sposób nie skończysz wydając środki na próby nakłonienia ich do uczestnictwa lub nie będziesz miał żadnych rozczarowań w ostatniej chwili.

Po tym wszystkim, musisz szanować strefę komfortu każdego i nadal być w stanie nakłonić ich do uczestnictwa w rzeczach, które zespół robi razem.

2. Ustal budżet i trzymaj się go

Twoja organizacja jest zobowiązana do poniesienia pewnych wydatków podczas wyjazdu zespołu. Zanim zaczniesz planować swoje działania, ważne jest, aby upewnić się, że masz odłożony budżet na odosobnienie zespołu. Ważne jest, że nie kończy się drenowanie wszystkie swoje zasoby tylko mieć kilka dni zabawy z zespołem.

Ustalenie budżetu pozwala zaplanować zespół offsite bardziej efektywnie. Daje ci przybliżoną liczbę na jaki rodzaj zakwaterowania możesz pójść, jakie działania możesz zaplanować, jak podróżujesz i co możesz lub nie możesz włączyć do wydatków firmowych dla zespołu.

Powiedzmy, że jesteś zespołem dziesięciu osób. W tym przypadku, wybór Airbnb może być lepszym rozwiązaniem niż rezerwacja pokoi hotelowych. Plus, wspólne obszary w Airbnb dadzą zespołowi więcej elastyczności, aby siedzieć razem i dobrze się bawić.

3. Ustal harmonogram na każdy dzień

Chociaż nie musisz planować każdej minuty dnia, odłóż na bok kilka działań dla każdego każdego dnia. Nie chcesz, aby ludzie budzili się pierwszego dnia odosobnienia i kombinowali jak ułożyć plan dnia. Skończy się na tym, że wyjdziesz na posiłek i tak naprawdę nie zrobisz nic poza jedzeniem – wyobraź sobie zmarnowanie całego dnia, kiedy podróżujesz międzynarodowo.

Nikt nie prosi cię o zrobienie wojskowej rutyny. W porządku jest pozwolić swojemu zespołowi wiedzieć, że każdy musi wyjść na śniadanie o określonej godzinie, aby mógł cieszyć się również innymi zajęciami w ciągu dnia. Zaufaj nam, oni tylko podziękują ci za to później, kiedy wrócą z tak wieloma zrobionymi!

Także, to pomoże ci uniknąć dopłat w ostatniej chwili. Kiedy podróżujesz, organizatorzy wycieczek mają tendencję do przepłacania, gdy widzą, że nie masz innej opcji. Ale kiedy planujesz rzeczy z wyprzedzeniem, masz już pakiet w ręku i nie kończysz płacąc „ekstra” za coś, co mogłoby być tańsze. Można użyć wszystkich tych zaoszczędzonych pieniędzy na inną działalność dla tej sprawy.

Na przykład, planujesz na trek zespołu w miejscu przeznaczenia. To wymaga, aby kupić pakiet z lokalnym planistą podróży. Pakiet zawiera żywność i odzież, która będzie potrzebna podczas wędrówki. Teraz, jeśli zapomnisz wstępnie zaplanować i zarezerwować ten pakiet, istnieje duże prawdopodobieństwo, że sloty dla zespołów trekkingowych są pełne w dniu, w którym zdecydowałeś się iść. Istnieje również szansa, że planista poprosi cię o wydanie kilku dodatkowych dolarów, aby cię „zmieścić”.

Wybór należy do ciebie!

Tutaj znajduje się szablon, którego możesz użyć:

Pro-tip: Jeśli planujesz wykonać jakąś pracę podczas team offsite, zaplanuj wszystkie wyjścia w ciągu dnia. Wykorzystując maksymalnie czas w ciągu dnia, możesz odłożyć wieczory na pracę i kolację zespołu. Lub po prostu zrelaksować się i przygotować do następnego dnia.

4. Postępuj zgodnie z listą kontrolną, aby przygotować się wcześniej

Po sfinalizowaniu dat wyjazdu służbowego nie zapomnij ustawić statusu nieobecności na dni, w których będziesz poza biurem. Oznacza to ustawienie automatycznej odpowiedzi na wiadomości e-mail, zablokowanie kalendarza i zakończenie wszystkich oczekujących prac, aby wymienić tylko kilka z nich. Przypomnij członkom swojego zespołu, aby zrobili to samo.

Dla niektórych pracowników może to również oznaczać przygotowanie lub odroczenie spotkań. Dla innych może to wymagać zaplanowania ich postów na blogu i aktualizacji mediów społecznościowych z wyprzedzeniem.

Chodzi o to, aby być w stanie kontynuować robienie tego, co wymaga ciągłego wysiłku, bez niektórych członków zespołu, którzy muszą usiąść na godziny podczas off-site. Nazywamy to lepszym planowaniem pracy, aby nikt nie musiał wracać do przytłaczającej ilości oczekującej pracy.

Nie jesteś pewien, czy sprawdziłeś wszystko ze swojej listy przed spotkaniem zespołu? Ta lista kontrolna poza biurem zapewni, że twoja lista zadań jest pusta i wszystko jest dobrze zaplanowane z dużym wyprzedzeniem.

5. Zaplanuj zabawę, zajęcia na świeżym powietrzu dla łączenia zespołu

Nie musimy cytować badań, aby udowodnić, że zabawa, zajęcia na świeżym powietrzu mogą być świetnym sposobem na tworzenie więzi. Możesz zaplanować sporty przygodowe, takie jak rafting na białej wodzie lub wycieczki grupowe, a nawet lekkie zajęcia na świeżym powietrzu, takie jak biwakowanie, jako sposób na połączenie zespołu. To buduje poczucie koleżeństwa. Buffer, na przykład, wziął lekcje surfingu, kiedy udał się na ich rekolekcje zespołu do Sydney.

Ale nie każdy w zespole będzie entuzjastą surfingu. Więc jak naprawdę zdecydować, co powinieneś zaplanować na wyjeździe zespołu?

Aby usprawnić planowanie zajęć na świeżym powietrzu, stwórz listę atrakcji w miejscu, w którym jesteś. Z linijką wyjaśniającą, co jest wyjątkowego w każdej z tych atrakcji, ustaw szybką ankietę. Aplikacje takie jak Simple Poll sprawiają, że dodanie szybkiej ankiety do kanału Slack jest naprawdę proste. Nawet najmniejsze decyzje mogą być łatwe do podjęcia dzięki szybkiej ankiecie. Bez zbędnych ceregieli!

Jeśli Twój zespół zazwyczaj pracuje zdalnie, chcesz, aby dobrze się poznali. Wybierz jedną z wielu gier zaprojektowanych w celu przełamania lodów, aby członkowie zespołu czuli się ze sobą bardziej komfortowo. Pamiętaj, aby uczynić je naturalną częścią zaplanowanego dnia.

6. Zrewiduj większe cele firmy

Odosobnienie zespołu to świetne miejsce, aby rozpocząć rozmowę na temat większego obrazu organizacji. Możesz użyć tego spotkania, aby ponownie ustalić misję i wizję, do której zmierza zespół. Ta rozmowa jest ważna, aby ponownie poinformować wszystkich o tym, nad czym pracują i upewnić się, że wszyscy podzielają tę samą wizję organizacji.

Jest to również świetny moment, aby porozmawiać o indywidualnych celach zespołu. Zrozumienie ich celów pomoże Ci zidentyfikować, w jaki sposób i dlaczego zespół funkcjonuje na co dzień. Pomoże Ci to również umożliwić Twojemu zespołowi wykonywanie lepszej pracy. Kiedy zrozumiesz, czego potrzebują i oczekują oraz jakie są ich obecne przeszkody, będziecie mogli lepiej współpracować.

Gdy dostosujesz się do indywidualnych celów swojego zespołu, zapewnisz swoim pracownikom zgodność z większymi celami firmy.

Dobre spotkania zespołu poza siedzibą firmy mogą przejść długą drogę!

7. Odłóż na bok trochę czasu na informacje zwrotne (i pozytywną krytykę)

Informacje zwrotne są ważną częścią każdej organizacji. Embracing feedback w Twojej organizacji może pomóc poszczególnym pracownikom w rozwoju, wymusić uczciwe środowisko w zespole i wzmocnić kulturę zespołu.

Możesz nawet wygospodarować dwie godziny podczas rekolekcji zespołowych na warsztaty poświęcone informacji zwrotnej. Może to być zarówno wspólna sesja, jak i rozmowa jeden na jeden. Dowiedz się o kulturze informacji zwrotnej w różnych zespołach, aby wybrać model, który będzie dla Ciebie odpowiedni.

Twoje odosobnienie zespołu może być również czasem na omówienie wszelkich wyzwań i problemów. Może to być blokada drogowa w projekcie lub nawet wyzwanie komunikacyjne z innym członkiem zespołu.

Rozwiązując problemy, z którymi boryka się Twój zespół podczas rekolekcji, możesz szybciej rozwiązywać problemy po powrocie. Wykorzystaj efektywnie spotkania zespołu poza siedzibą!

8. Zachęcaj do rozmów jeden na jeden między członkami

Czy wszyscy w twoim zespole dobrze się ze sobą czują? Jeśli nie, rekolekcje zespołowe to idealny moment, aby upewnić się, że wszyscy ze sobą rozmawiali. Zorganizuj gry integracyjne, takie jak trudne rozmowy i szybkie randki, aby zachęcić do rozmów jeden na jeden.

Choć nie muszą być najlepszymi przyjaciółmi, dobre relacje robocze między każdym członkiem zespołu są niezbędne. Zarówno dla przyszłej współpracy, jak i dla utrzymania pozytywnej kultury zespołu.

Rozmowy jeden na jeden są szczególnie ważne dla zespołów zdalnych, ponieważ zespół offsite jest jedynym facetime dostają do więzi. Jakby się nad tym zastanowić, nie jest to wcale takie trudne do zrealizowania. Wszyscy mieszkacie razem przez kilka dni, wystarczy jedna osoba, aby nawiązać rozmowę!

9. Zachowaj kilka godzin przeznaczonych wyłącznie na wymyślanie nowych projektów

Od sugerowania funkcji dla projektu po wymyślanie projektów typu growth hack. Upewnij się, że tablica pomysłów Twojej firmy będzie wypełniona sugestiami od wszystkich. Możesz odłożyć na bok czas podczas offsite zespołu, aby podnieść tablicę pomysłów i wdrożyć, zaparkować lub odrzucić te pomysły.

Ale upewnij się, że zachęcasz każdego członka zespołu do zgłaszania sugestii i omawiania pomysłów, nad którymi chcą pracować. Czy to jako zespół, czy indywidualnie, aby dodać wartość do firmy.

By otworzyć podłogę dla sugestii, zobaczysz więcej własności wśród członków zespołu. A nawet znajdziesz pomysły, które będą miały pozytywny wpływ na mapę drogową rozwoju Twojej organizacji. Jak to się mówi, uzyskanie od kogoś świeżego spojrzenia może pomóc Ci dostrzec nowe możliwości. Te, które do tej pory pozostały niezauważone!

10. Wyślij e-mail o wynikach odosobnienia

Po powrocie z wyjazdu zespołu wyślij e-mail „Post Team Offsite”, przedstawiający decyzje podjęte w pracy. Oraz ewentualne nowe projekty, które zostały wprowadzone. Taki email może pomóc członkom zespołu w szybkim zorientowaniu się w nowych projektach, do których będą przystępować. A wszystko to bez konieczności przeglądania notatek i przypominania sobie, co było omawiane.

Ale co najważniejsze, nie zapomnij podzielić się jedyną rzeczą, na którą członkowie twojego zespołu czekają z niecierpliwością. Zdjęcia z podróży, oczywiście!

Wspomnienia i spojrzenia na dobre czasy, które spędzili razem, to świetny sposób, aby ułatwić im powrót do pracy. Nie chcesz, aby wrócili z wakacyjnym bluesem; chcesz, aby wrócili odmłodzeni i zmotywowani, aby dać z siebie wszystko.

Wyjazd zespołu poza miejsce pracy może być nieco czasochłonny do zaplanowania. Ale nieprzygotowany wyjazd spowoduje jedynie rozczarowania, demotywując Twój zespół. To jest dokładnie odwrotność tego, co chcesz!

Więc zaplanuj rzeczy z wyprzedzeniem dla twojego zespołu poza siedzibą. Wykorzystaj to jako okazję do wzmocnienia więzi w zespole. Spraw, aby Twoi pracownicy byli bardziej proaktywni w rolach, które odgrywają w organizacji.

Planujesz wkrótce wyjazd zespołu? Mamy nadzieję, że te wskazówki pozwolą Ci zaplanować udany, produktywny i zabawny czas z Twoim zespołem!

Wiesz o jakiejś małej wskazówce, która sprawiła, że poprzednie spotkanie zespołu było sukcesem? Nie zapomnij podzielić się nią z nami, ponieważ chcemy, aby następne były jeszcze lepsze.