Porozmawiajmy o rozmowach telefonicznych! Tak, nawet z DMs, PMs, i IMs, czasami nadal trzeba rozmawiać z ludźmi przez telefon. Rozmowy telefoniczne są trudne. Są niezapisane, czasami niespodziewane i mogą być trudne do zakończenia.
„Oddzwoń, jeśli będziesz czegoś potrzebował, pa.”
„Ok, miłego dnia.”
„Och, tobie też.”
„Dzięki. Zadzwonię do ciebie, jeśli będę czegoś potrzebował. Bye.”
„Yeah, thanks for calling.”
Whew, can I hang up now?
Plus, when you talk with someone on the phone you are working without your complete conversation toolkit. Nie masz żadnych wizualizacji. W korespondencji tekstowej, nie można zobaczyć wizualne wskazówki albo. Ale przynajmniej kiedy wysyłasz pisemną wiadomość, masz szansę przejrzeć swoje słowa przed naciśnięciem przycisku wysyłania. Rozmowa telefoniczna daje taką samą natychmiastowość jak rozmowa w cztery oczy, bez możliwości oceny reakcji rozmówcy i zmiany kierunku. Nic dziwnego, że tak wielu ludzi boi się podejmowania zimnych połączeń.
Ten artykuł nie jest o zimnej rozmowy, choć. To jest o każdym powołaniu. Zamierzam podzielić się technikami, które można wykorzystać, aby poprawić swoje rozmowy tylko głos. Tak więc, przejdźmy do tego. Co możesz zrobić, aby Twoje rozmowy telefoniczne przebiegały gładko?
Zacznijmy od podstaw. „Halo, kto mówi?” nie jest odpowiednim powitaniem telefonicznym. Może jeśli masz identyfikator rozmówcy i jesteś absolutnie pewien, że wiesz, kto jest na drugim końcu linii, możesz odebrać połączenie żartem. Ale powinieneś wyrobić sobie nawyk wyraźnego mówienia pozdrowienia i swojego imienia przy odbieraniu telefonu. Twój rozmówca powinien być zapewniony od razu, że dotarli do osoby, do której próbowali się dodzwonić.
Także, zanim odbierzesz telefon, opróżnij usta. Wiem, brzmi to jak coś, co powiedziałaby ci twoja mama! Ale mamy znają się na rzeczy. Opróżnij usta, abyś mógł mówić wyraźnie i nie zdenerwować swojego rozmówcy. Tak, jestem winny, jak również. Był czas, kiedy jadłam chipsy i rozmawiałam przez telefon (to znaczy, byłam głodna!) Pamiętaj, aby mówić wyraźnie i nie spiesz się ze swoimi słowami.
Postaraj się zmniejszyć lub wyeliminować wszelkie rozpraszające lub przeszkadzające hałasy w tle, zanim podejmiesz rozmowę. Możesz nie zamierzać przekazać brak zainteresowania osobą, która się z tobą skontaktowała, ale prawdopodobnie poczują się urażeni, jeśli usłyszą wiele aktywności, która ma miejsce wokół ciebie.
Możesz również trzymać rękę nad telefonem, aby rozmawiać, aby zmniejszyć hałas w tle.
Ta ostatnia uwaga właściwie prowadzi mnie do mojego następnego punktu. Czy przeszkadza ci to, gdy odbierasz telefon od telemarketera i słyszysz dziesiątki innych osób rozmawiających w tle?
Tak. Ja też.
Gdy dzwonisz do kogoś używając zestawu słuchawkowego lub głośnomówiącego, hałas w tle może stać się problemem. Zewnętrzne dźwięki rozpraszają i mogą prowadzić do nieporozumień.
Mówiąc o zestawach głośnomówiących – prawdopodobnie wiesz już, że dobra etykieta wymaga, abyś zapytał, zanim przekażesz czyjś głos przez telefon głośnomówiący. Ale nawet jeśli dana osoba powie „tak”, możesz chcieć rozważyć, czy użycie zestawu głośnomówiącego jest optymalne.
Choć Twój partner telefoniczny może grzecznie zgodzić się na Twoją prośbę, nie oznacza to, że podoba mu się pomysł nadawania swoich słów w całym biurze. Gdy masz wątpliwości, po prostu podnieś słuchawkę.
Wreszcie, unikaj wielozadaniowości, gdy prowadzisz rozmowę telefoniczną. Mówi się, że przez telefon można usłyszeć uśmiech i jest to prawda. Możesz również usłyszeć, kiedy ktoś nie poświęca ci pełnej uwagi – nawet bez wizualnych dowodów. Tasowanie papierów, kliknięcia myszką, szeptane instrukcje dla współpracownika wszystko to da ci spokój.
Jeśli chcesz uzyskać jak najwięcej z rozmowy, którą prowadzisz, to poświęć jej całą swoją uwagę.
Osiągnięcie końca
Co z zakończeniem rozmowy? Prawda jest taka, że wiele osób zmaga się z tym problemem. Zrobiłem kilka badań na ten temat, a nawet znalazłem kogoś na Quora, który poprosił o radę na ten sam temat! Znalazłem sugestię, że najlepszą praktyką, aby zakończyć rozmowę raz na zawsze jest połączenie słów i tonu, aby przekazać ostateczność.
Aby upewnić się, że rozmowa jest naprawdę zakończona, wykonaj następujące kroki:
- Podsumuj treść rozmowy.
- Zapytaj, czy są jakieś tematy lub pytania, którymi należy się zająć.
- Zaplanuj czas na kolejną rozmowę lub spotkanie.
- Daj drugiej osobie szansę na odpowiedź i pożegnanie się. i
- Pożegnaj się i rozłącz się.
Wydaje się to takie proste, prawda? Kluczem jest uwzględnienie wszystkich tych szczegółów, które mogą sprawić, że połączenie będzie trwało jeszcze zanim się pożegnasz. Spróbuj tego podczas następnej rozmowy i powiedz mi, jak to działa!
A tymczasem, jeśli chciałbyś poznać więcej wskazówek na temat skutecznej komunikacji, po prostu rozejrzyj się po mojej stronie internetowej. Zebrałem zasoby od wielu różnych ludzi i wszyscy cieszymy się pomagając ci w podniesieniu twojej gry komunikacyjnej. Albo, możesz do mnie zadzwonić. „Kit Pang, who dis?”
***
Cieszyłeś się tym artykułem? Polub go i skomentuj poniżej. (Kit właściwie czyta KAŻDY komentarz od swoich wiernych fanów)
Kit Pang jest ekspertem ds. komunikacji, prelegentem TEDx, Inbound i Keynote oraz założycielem BostonSpeaks. Jego misją jest pomaganie ludziom w stawaniu się wyjątkowymi mówcami i komunikatorami. Seminaria i wykłady Kita zostały uznane za super zabawne, wciągające, poszukujące duszy i wnikliwe. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
p.s. czy uwielbiasz używać telefonu? Podziel się swoimi wskazówkami!