Istnieje 6 kroków formalnej mediacji: 1) uwagi wstępne, 2) przedstawienie problemu przez strony, 3) czas zbierania informacji, 4) identyfikacja problemów, 5) targowanie się i generowanie opcji oraz 6) osiągnięcie porozumienia.
Uwagi wstępne
Mediator poczeka, aż obie strony będą obecne, a następnie dokona wprowadzenia. Otoczenie fizyczne będzie kontrolowane tak, aby żadna ze stron nie czuła się zagrożona. Większość mediatorów prosi, aby w przypadku obecności dzieci, poczekały one na zewnątrz. Następnie mediator wygłasza oświadczenie wstępne. W ten sposób nakreśla rolę uczestników i pokazuje neutralność mediatora. Niektórzy mediatorzy wypowiadają się na temat tego, co uważają za problem i potwierdzają dane dotyczące sprawy, jeżeli briefy zostały wcześniej przesłane. Następnie mediator definiuje protokół i określa ramy czasowe procesu. Po zapoznaniu się z wytycznymi dotyczącymi mediacji, mediator krótko podsumowuje to, co usłyszał jako kwestie sporne.
Oświadczenie otwierające podczas uwag wstępnych określi podstawowe zasady mediacji. Zasady te pomagają w sprawnym przeprowadzeniu mediacji. Mediator zazwyczaj prosi, aby w przypadku obecności adwokatów, mogli oni się porozumieć, ale klienci powinni mówić we własnym imieniu. Strony nie powinny sobie nawzajem przerywać; mediator da każdej ze stron możliwość pełnego przedstawienia swojej wersji wydarzeń.
Ogłoszenie problemu przez strony
Po oświadczeniu wstępnym mediator daje każdej ze stron możliwość opowiedzenia swojej historii w sposób nieprzerwany. Najczęściej pierwsza zaczyna osoba, która wnioskowała o sesję mediacyjną. Oświadczenie to niekoniecznie musi zawierać opis faktów, ale ma dać stronom możliwość ujęcia kwestii w ramy ich własnego umysłu, a mediatorowi więcej informacji na temat stanu emocjonalnego każdej ze stron. Jeżeli na sali obecni są prawnicy, którzy wygłaszają wstępne oświadczenie, mediator prosi klienta o wygłoszenie oświadczenia. Przesłanką do złożenia oświadczenia o problemie nie jest poszukiwanie prawdy; jest to jedynie sposób na pomoc w rozwiązaniu problemu.
Zbieranie informacji
Mediator będzie zadawał stronom pytania otwarte, aby dotrzeć do emocjonalnych podtekstów. Mediator może powtarzać stronom kluczowe pomysły i często je podsumowuje. Pomaga to mediatorowi zbudować porozumienie między stronami, zwłaszcza gdy stosuje się styl facylitacyjny.
IDENTYFIKACJA PROBLEMU
To może być również część innych segmentów. Mediator stara się znaleźć wspólne cele między stronami. Mediator ustala, które kwestie będą mogły być rozstrzygnięte lub te, które rozstrzygną się w pierwszej kolejności.
Bargaining and Generating Options / Reaching an Agreement
Methods for developing options may include group processes, discussion groups or sub groups, developing hypothetical plausible scenarios, or a mediators proposal where the mediator puts a proposal on the table and the parties take turns modifying it. Jednak najczęściej stosowaną metodą jest caucus.
Gdy uczestnicy są zdecydowani na osiągnięcie wynegocjowanej ugody, mediator zaproponuje sesję burzy mózgów w celu zbadania potencjalnych rozwiązań. Może to doprowadzić do ostatecznego porozumienia, które rozładuje konflikt i zapewni nową podstawę dla przyszłych relacji.
Mediator może zdecydować o przeprowadzeniu prywatnych sesji z obiema stronami w celu popchnięcia negocjacji do przodu. Taka sesja caucus będzie miała charakter poufny. Sesja taka zapewnia bezpieczne środowisko, w którym można przeprowadzić burzę mózgów i ujawnić ukryte obawy. Celem sesji jest znalezienie wspólnej płaszczyzny porozumienia poprzez zbadanie wielu opcji i przedstawienie stronom możliwych rozwiązań do przemyślenia. Strony mogą również rozważyć alternatywne rozwiązania swoich problemów bez zobowiązywania się do oferowania tych rozwiązań jako ustępstw.