Podręcznikiem procedur zakupowych MCCCD:
A. Nieautoryzowany zakup” to umowa, zobowiązanie, zamówienie na towary lub usługi, lub zmiana istniejącej umowy przez osobę, która nie posiada wyraźnego pisemnego upoważnienia do udzielania zamówień publicznych w celu związania MCCCD. Dotyczy to również zmian w istniejących umowach dokonywanych przez osoby, które nie mają delegowanych uprawnień do dokonywania zakupów. Nieautoryzowane zakupy nie są wiążące dla MCCCD, a sprzedawca może zostać poinformowany o konieczności dochodzenia zapłaty od pracownika.
B. Nieautoryzowane zakupy obejmują:
- Złożenie zamówienia bez zatwierdzonego zamówienia zakupu.
- Złożenie zamówienia przed lub po złożeniu zapotrzebowania z założeniem, że zamówienie zostało lub zostanie zatwierdzone.
- Przekroczenie dozwolonej kwoty zamówienia na zakupy zbiorcze.
- Wymuszanie na sprzedawcy złożenia zamówienia z obietnicą, że PO zostanie wkrótce zatwierdzone.
- Wykorzystywanie środków osobistych do dokonywania zakupów towarów lub usług, które normalnie wymagałyby zaangażowania działu zakupów w celu zapewnienia konkurencji, zatwierdzenia wyłącznego źródła lub w inny sposób zgodnego z polityką i procedurami MCCCD z zamiarem uzyskania osobistego zwrotu kosztów.
MCCCD Purchasing Procedures Manual
Approval for Unauthorized Purchase:
- Dział/kwestionariusz wypełnia Formularz Nieautoryzowanego Zakupu i załącza wycenę/fakturę
- Dział/kwestionariusz przekazuje Formularz Nieautoryzowanego Zakupu do podpisu – Nadzorca,
- Dywizja/nabywca skanuje zatwierdzony Formularz Nieautoryzowanego Zakupu
- Dywizja/nabywca tworzy zapotrzebowanie FMS na nieautoryzowany zakup i załącza zatwierdzony Formularz Nieautoryzowanego Zakupu i fakturę/kwotę
- Służby Finansowe dokonają przeglądu i określą, czy wymagane jest dodatkowe szkolenie w zakresie zakupów
- Służby Finansowe utworzą zamówienie zakupu, aby zapłacić za nieautoryzowany zakup
.