Czy masz jednego pracownika, czy setki, musisz przestrzegać formalnych procedur, które idą do płacenia im. Możesz wykonywać te zadania płacowe samodzielnie, lub możesz zlecić ten proces na zewnątrz, zwracając się do profesjonalnego serwisu płacowego.
Niezależnie od rodzaju usługi przetwarzania płac, z której korzystasz, bardzo ważne jest, aby pamiętać, że Ty – jako właściciel firmy – jesteś odpowiedzialny za wszystko, co związane z płacami. Outsourcing płac nie zdejmuje odpowiedzialności za płacenie i zgłaszanie wszystkich podatków od wynagrodzeń na czas i w całości, i płacić pracownikom dokładnie to, co są należne.
Powody, aby zlecić płacę
Rozważ koszt swojego czasu. Twoim zadaniem jako właściciela firmy jest prowadzenie firmy, a nie przetwarzanie listy płac. Próba zrobienia listy płac samodzielnie oznacza zabranie czasu z innych kluczowych zadań, takich jak znalezienie klientów lub tworzenie partnerstwa.
Nie musisz się o to martwić. Procesor płac zawsze ma kogoś dedykowanego do Twojej firmy, więc nie musisz się martwić o upewnienie się, że wszyscy pracownicy są opłacani na czas, jeśli zdecydujesz się wziąć kilka dni wolnego.
Jest to mniej skomplikowane. Podatki od wynagrodzeń są skomplikowane, ponieważ istnieje kilka różnych rodzajów podatków, które musisz zebrać i zapłacić, a także wiele skomplikowanych formularzy do wypełnienia. Obejmują one federalny podatek dochodowy, stanowy podatek dochodowy, podatek FICA dla Social Security i Medicare, oraz federalny i stanowy podatek od bezrobocia.
Podatki zmieniają się cały czas. Każdego roku mogą nastąpić zmiany w prawie podatkowym, stawkach podatkowych lub terminach składania raportów. Jako indywidualna firma, trudno jest być na bieżąco z tymi wszystkimi zmianami, aby uniknąć grzywien i kar za opóźnienia w płatnościach lub niedopłaty.
Spójrz na ten roczny kalendarz płac, aby zorientować się w terminach składania raportów i płatności.
Zadania, które możesz zlecić na zewnątrz
Możesz znaleźć usługę przetwarzania listy płac, która pomoże Ci z niektórymi lub wszystkimi z tych zadań płacowych:
- Prowadzenie dokumentacji płacowej, w tym formularzy i zgód (zazwyczaj online)
- Używanie kwot wynagrodzenia, potrąceń i odliczeń do tworzenia czeków
- Wysyłanie tych czeków do pracowników, zazwyczaj poprzez bezpośredni depozyt
- Obliczanie rocznych płac i raportów podatkowych, Formularz W-2 dla pracowników i formularz 1099-MISC dla nie-pracowników
- Składanie raportów podatkowych płac-jak Formularz 941-i płatności do IRS i stanów
- Inne zadania płacowe, takie jak raportowanie i płacenie podatków od bezrobocia
- Wysyłanie płatności dla innych potrąceń, takich jak zdrowie lub plany emerytalne, potrącenia wynagrodzenia, i nie-pracowników
Payroll Software vs. Usługi płacowe
Istnieją dwa podstawowe sposoby firma może przeprowadzić listę płac:
Opcja 1: Można to zrobić samemu przy użyciu oprogramowania płac. Oprogramowanie płacowe online działa w podobny sposób jak oprogramowanie podatkowe. Dają Ci garść podpowiedzi i informacji, ale Ty – lub ktoś z Twojej firmy – musisz wykonać wszystkie czynności związane z wprowadzaniem danych. Firma oprogramowania może zaoferować wsparcie online, przez telefon, czat lub FAQs.
Opcja 2: Możesz zlecić proces na zewnątrz, dając usługi płacowe podstawowe informacje na temat pracowników i pozwalając im uruchomić listę płac, wysyłać czeki, zrobić wszystkie raporty i wysyłając wszystkie płatności podatku płacowego.
Jeśli szukasz wsparcia dla lokalnych firm, można również korzystać z lokalnych księgowych lub usług księgowych.
Te firmy mają ludzi, którzy wykonują dowolne lub wszystkie zadania przy użyciu oprogramowania płac. Zaletą tych usług przetwarzania płac jest bardziej bezpośredni kontakt z prawdziwą osobą, która może pomóc w kwestiach i pytaniach.
Ile kosztuje usługa listy płac?
Większość usług działa na zasadzie miesięcznej, pobierając opłaty według ilości wypisanych czeków, złożonych raportów i dokonanych płatności. Możesz również uzyskać dodatkowe usługi, takie jak 1099s i przetwarzania świadczeń płacąc więcej.
Na przykład, Patriot Payroll Software opłat $ 10 miesięcznie za ich podstawową usługę plus $ 4 za pracownika, i zapewnia następujące usługi:
- Darmowe wsparcie ekspertów
- Darmowa konfiguracja listy płac
- Darmowa bezpośrednia wpłata
- Darmowy portal pracowniczy
- Darmowa integracja workers’ comp
- Nieograniczona, dostosowywane listy płac
- Drukowalne W-2
- Przypisywanie czasu wolnego
Za $30 miesięcznie, pomogą Ci z formularzy W-2 i złożyć i zdeponować swoje federalne, stanowe i lokalne podatki. Będą one również zapewnić koniec roku wypełnień podatkowych.
Pytania, które należy zadać przed outsourcingiem płac
Jak rozmawiać z potencjalnych usług płac, przeczytaj opinie i poprosić o referencje. Oto kilka pytań, które warto zadać:
- Jak bezpieczny jest Twój system? Czy kiedykolwiek miałeś naruszenie danych?
- Jak często aktualizujesz swój system? Czy posiadasz kopie zapasowe na wypadek utraty danych lub awarii systemu?
- Jak nadążasz za zmianami w prawie podatkowym? Jak często aktualizują Państwo dane pod kątem zmian podatkowych?
- Jak długo działają Państwo na rynku?
- Jak radzicie sobie z obsługą klienta? Czy mogę zadzwonić i porozmawiać z prawdziwą osobą? Jak szybko reagują Państwo na pilne zgłoszenia?
- Jeśli muszę wprowadzić poprawki, jak szybko możecie je wprowadzić?
- Skąd mam wiedzieć, że składacie Państwo raporty i dokonujecie płatności przed terminem? Jakie potwierdzenia mi wysyłacie?
Jeśli dopiero zaczynasz pracę z płacami, poświęć trochę czasu na przeczytanie tego przeglądu, jak skonfigurować system podatkowy dla płac. Następnie zrób listę tego, co jesteś gotów zrobić sam, a co chcesz, aby zrobił serwis płacowy.
.