Alai

W celu ochrony Uniwersytetu, jego pracowników, studentów i gości, UT przeprowadza wstępne sprawdzanie danych osobowych dla wszystkich regularnych wydziałów i pracowników.

Sprawdzenia te są przeprowadzane dla kandydatów przed złożeniem oferty pracy, a oferty są uzależnione od pomyślnego przejścia sprawdzenia.

Obecni pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2011 r., którzy ubiegają się o pewne stanowiska wewnętrzne, również będą musieli przejść sprawdzenie tła. Stanowiska te obejmują stanowiska związane z bezpieczeństwem, finansami, dziećmi lub korzystaniem z kluczy głównych do budynków.

WIĘCEJ O PRZEŚWIADCZENIACH

Wskazówki dotyczące prześwietlania

Wprowadzenie

W celu ochrony uniwersytetu, jego pracowników, studentów i gości, uniwersytet przeprowadzi prześwietlenia kryminalne przed złożeniem oferty zatrudnienia na jakimkolwiek stanowisku wydziałowym lub pracowniczym. To kryminalne sprawdzenie tła będzie obejmować przegląd sankcji licencji zawodowych.

Zakres

Uniwersytet musi wykonać sprawdzenie tła wszystkich nowych członków wydziału i pracowników. Poszczególne kampusy zdecydują, czy należy przeprowadzić prześwietlenie pracowników zatrudnionych na czas określony. Wyjątki będą robione dla następujących kategorii pracowników:

• finalistów do nominacji na wydział lub podoktorskich, którzy przedstawią ważną dokumentację upoważniającą do pracy z Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego (kwalifikowalność do pracy musi być zweryfikowana);
• członków wydziału, którzy są zatrudnieni w Oak Ridge National Laboratory; i
• członków wydziału w adiunktach, nominacje z zerową pensją.

Proces

1. Podpisany formularz upoważnienia od finalisty jest wymagany przed złożeniem wniosku o informacje o karalności. Informacje te są zbierane podczas procesu aplikacji. Jeśli potencjalny pracownik odmówi dostarczenia takiego upoważnienia, osoba ta nie kwalifikuje się do rozpatrzenia zatrudnienia.
2. Jeśli weryfikacja nie może być zakończona przed złożeniem oferty, list nominacyjny musi zawierać informację, że oferta zostanie wycofana lub zatrudnienie zostanie zakończone, jeśli wyniki sprawdzenia przeszłości kryminalnej są nie do przyjęcia.
3. Po otrzymaniu formularza upoważnienia, Biuro Rekrutacji przekaże informacje do zewnętrznego dostawcy Uniwersytetu. Sprawdzenie rejestrów trwa zazwyczaj 2-3 dni w zależności od jurysdykcji. Typowy raport tła obejmuje:
   • Social Security Number Verification and Trace
   • County Criminal Record Search
   • Federal Criminal Record Search
   • National Criminal Database Search
   • National Sexual Offender Database Search
   • Motor Vehicle Records Search
   • Professional License Sanctions Base

   County court searches retrieve county court case records; Sprawy rozpatrywane w sądzie okręgowym dotyczą kwestii związanych z prawem stanowym. Poszukiwania w rejestrach stanowych obejmują wyszukiwanie rejestrów sądowych poprzez repozytorium stanowe, takie jak policja stanowa lub inna agencja, lub poprzez system sądów stanowych. Wyszukiwania w sądach federalnych obejmują wyszukiwanie rejestrów spraw sądów federalnych z sądów okręgowych Stanów Zjednoczonych; sprawy rozpatrywane w sądach federalnych dotyczą kwestii prawa Stanów Zjednoczonych.

4. Wnioskodawcy są zobowiązani do ujawnienia w swoich wnioskach wszystkich wyroków skazujących za przestępstwa i wykroczenia (z wyłączeniem drobnych naruszeń przepisów ruchu drogowego). Obejmuje to wszystkie skazania, które miały miejsce pod nazwiskiem innym niż podane w aplikacji. Aresztowania, w przeciwieństwie do wyroków skazujących, nie powinny być brane pod uwagę przy zatrudnieniu. Kandydaci, którzy nie ujawnią wszystkich skazań za przestępstwa lub wykroczenia w aplikacji mogą zostać wyeliminowani z rozważań o zatrudnieniu na podstawie sfałszowania aplikacji.
5. Przed podjęciem jakichkolwiek działań niepożądanych w oparciu o raport przeszłości, Uniwersytet poinformuje osobę o swoich zamiarach w piśmie poprzedzającym podjęcie działań niepożądanych. Uczelnia musi zapewnić wnioskodawcy okres czasu, nie krótszy niż pięć dni roboczych, na zakwestionowanie i/lub poprawienie raportu u sprzedawcy. Uniwersytet musi otrzymać od sprzedawcy potwierdzenie, że raport został poprawiony i otrzymać zaktualizowany raport. Wraz z listem poprzedzającym podjęcie działań odwrotnych, Uniwersytet musi dostarczyć wnioskodawcy kopię praw konsumenta w ramach FCRA, zgodnie z zaleceniami FTC. Zasoby ludzkie mają te formularze dostępne.
6. Istnienie wyroku skazującego nie wyklucza automatycznie kandydata z możliwości zatrudnienia. Uniwersytet przeanalizuje każdego wnioskodawcę indywidualnie, biorąc pod uwagę charakter i powagę przestępstwa, czas, jaki upłynął od skazania, ogólną historię zawodową wnioskodawcy oraz rodzaj stanowiska, na którym wnioskodawca ubiega się o zatrudnienie.
7. Jeśli Uniwersytet przystąpi do niekorzystnego działania, musi powiadomić daną osobę, że odmówił zatrudnienia wnioskodawcy lub rozwiązał stosunek pracy z pracownikiem na podstawie informacji zawartych w raporcie o przeszłości. Zasoby ludzkie mają również dostępne takie formularze.
8. Jeśli Zasoby ludzkie zalecają wyeliminowanie kandydata z rozważań lub rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem, a wydział chce kontynuować zatrudnianie kandydata lub zatrzymanie pracownika, wydział musi uzyskać zgodę odpowiedniego kanclerza lub wiceprezesa.

Odpowiedzialność

Decyzje dotyczące zatrudniania pracowników są obowiązkiem HRO i CBO (lub przedstawiciela). Biuro Radcy Prawnego i / lub System HR może zapewnić nadzór w razie potrzeby. Decyzje dotyczące zatrudniania wykładowców będą podejmowane przez proboszcza/głównych urzędników akademickich.

Poufność

Informacje dotyczące przeszłości muszą być traktowane jako poufne i chronione przed nieuprawnionym ujawnieniem. Informacje nie mogą być ujawniane lub w inny sposób ujawniane jakiejkolwiek osobie lub agencji, z wyjątkiem osób, które muszą znać te informacje w celu podjęcia decyzji dotyczącej wniosku o zatrudnienie. Uniwersytet powinien zniszczyć raporty o przeszłości po zakończeniu procesu zatrudniania.

Sprawdzanie przeszłości na podstawie odcisków palców

Uniwersytet Tennessee przeprowadza sprawdzanie przeszłości kryminalnej na podstawie odcisków palców przez Tennessee Bureau of Investigation i Federal Bureau of Investigation tylko wtedy, gdy jest to wymagane przez prawo stanowe lub federalne (np. nauczyciele lub pielęgniarki).

Używanie i rozpowszechnianie. Informacje z rejestru historii karnej („CHRI”) uzyskane z TBI i FBI są wykorzystywane wyłącznie przez departament zatrudniający w celu weryfikacji naruszenia(ń) prawa karnego i nie są rozpowszechniane. Wyniki są uznawane za poufne i dostępne wyłącznie dla urzędnika zatrudniającego lub osoby przez niego wyznaczonej. Dostęp do CHRI mają wyłącznie upoważnieni pracownicy w trakcie wykonywania swoich obowiązków i nigdy nie są one udostępniane publicznie.

Przechowywanie i bezpieczeństwo. Każdy departament zatrudniający przyjmuje procedury w celu zapewnienia przechowywania CHRI w bezpiecznym miejscu. Obszary, w których CHRI są przetwarzane i traktowane, są zastrzeżone dla upoważnionego personelu wskazanego przez kierownika departamentu. Obszar ten musi być niedostępny dla osób postronnych i nieupoważnionego personelu. Dyrektor departamentu prowadzi listę wszystkich pracowników, którzy mają dostęp do CHRI, mogą je przetwarzać, rozpowszechniać i/lub niszczyć.

Usuwanie CHRI. Gdy CHRI nie są już potrzebne, są niszczone przez spalenie, zniszczenie lub innymi metodami, które czynią informacje nieczytelnymi. Niszczenie zapisów musi być przeprowadzone zgodnie z przepisami dotyczącymi usuwania zapisów znajdującymi się w Polityce Fiskalnej FI0120.

Nieuprawnione użycie. Pracownicy, którzy używają CHRI w jakimkolwiek celu innym niż weryfikacja rejestrów karnych dla potencjalnego pracownika, podlegają postępowaniu dyscyplinarnemu do zwolnienia włącznie. Umyślne ujawnienie CHRI dla niewłaściwych celów może również skutkować odpowiedzialnością karną. Każdy pracownik posiadający wiedzę o niewłaściwym wykorzystaniu CHRI powinien niezwłocznie zgłosić naruszenie do Departamentu Zasobów Ludzkich lub Biura Radcy Prawnego.

Programy z udziałem nieletnich

Sprawdzenia przeszłości są również przeprowadzane, zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa 0575, dla wszystkich pracowników lub osób na stanowiskach kontraktowych lub wolontariuszy Uniwersytetu, którzy mają bezpośredni kontakt z nieletnimi w ramach określonych programów.

POLITYKA PROGRAMÓW DLA NIELETNICH