Stawka Kontraktów na zamówienia
Kontrakty tworzą ramy dla każdego konkretnego projektu lub oferty, w związku z czym krytyczne znaczenie ma wykorzystanie właściwego kontraktu dla każdego projektu. Jeśli popełni się tu błąd, może to kosztować firmę więcej pieniędzy w dłuższej perspektywie. Dodatkowe wydatki i zobowiązania mogą wystąpić z 1) konieczności spędzenia dodatkowych zasobów uzyskanie drugiej strony do przestrzegania, lub 2) konieczności płacenia dodatkowych, ponieważ umowa, która kończy się kosztować więcej został użyty, na przykład, czas i materiały umowy zamiast stałej ceny dla niewłaściwego projektu.
Poniżej znajduje się lista każdego rodzaju zamówienia opcji umowy, które są powszechnie stosowane do działów zaopatrzenia, i optymalne okoliczności korzystania z danego typu umowy.
Kontrakt Typ I: Fixed Price Contracts
Te rodzaje umów są najlepiej wykorzystywane, gdy jednostka wie dokładnie, co zakres pracy jest. Umowa o stałej cenie, zwana również umową ryczałtową, jest idealna do utrzymania kosztów na niskim poziomie, gdy zakres projektu jest przewidywalny. Na przykład, jeśli firma wymaga usług od sprzedawcy i zakres pracy jest jasno określony, ta umowa zapewnia, że firma będzie płacić tylko określoną kwotę pieniędzy za wymaganą pracę. Oto kilka innych korzyści z korzystania z tego typu umowy:
o Po obie strony podpisały umowę, sprzedawca jest zobowiązany do wykonania usługi w określonych ramach czasowych. To będzie długa droga w zapewnieniu, że Twój projekt zostanie pomyślnie zakończony na czas.
o To zabiera zgadywanie na temat ceny. Na przykład, jeśli zatrudnić wykonawcę do realizacji projektu na stałej cenie umowy, są one wymagane do wykonania pracy na kwotę określoną w umowie. To sprawia, że kontrolowanie kosztów projektu jest znacznie łatwiejsze.
o Sprzedawca przyjmuje na siebie większość ryzyka, ponieważ prawnie zobowiązał się do specyfikacji projektu.
Ten rodzaj umowy najlepiej nadaje się do outsourcingu lub projektów pod klucz.
Podtypy umów o stałej cenie
W ramach umów o stałej cenie istnieją trzy dalsze podtypy i ponownie, każdy z nich idealnie nadaje się do określonych scenariuszy. Oto krótki przegląd każdego z nich.
o Kontrakt z ceną stałą (FFP). Jest to najprostsza z wszystkich umów o stałej cenie. Cena sprzedaży lub opłata jest ustalona, podobnie jak ramy czasowe. Na przykład, umowa może stanowić, że sprzedawca musi zakończyć pracę za cenę 10 000 USD do końca miesiąca. Jeżeli sprzedawca popełni błąd lub zrobi coś, co spowoduje wzrost kosztów, będzie za to odpowiedzialny, a cena pozostanie na poziomie 10 000 USD. Ten rodzaj umowy powinien być stosowany, gdy zakres prac jest nakreślony w drobiazgowych szczegółach, dlatego urzędy państwowe często wolą go używać. Jest to najłatwiejszy typ umowy dla specjalistów ds. zamówień publicznych do wykorzystania, ponieważ czyni go prostym do podjęcia ofert i ocenić je razem.
o Stała cena Incentive Fee Contract (FPIF). Ten typ kontraktu zawiera wszystko to, co kontrakt FFP, ale dodaje pieniężną zachętę dla sprzedawcy do wykonania jeszcze lepszej pracy lub wyprzedzenia harmonogramu. Na przykład, umowa może zawierać zachętę finansową, jeśli sprzedawca ukończy pracę na czas lub wcześniej, za cenę ofertową lub poniżej niej, lub wykona ją w sposób wzorcowy. Ten rodzaj umowy jest dobrze dostosowany do zapewnienia zachęty niezbędnej do zapewnienia, że projekt jest wykonywany na czas i na lub poniżej kosztów.
o Umowy o stałej cenie z ekonomicznym dostosowaniem cen (FP-EPA). Jest to typ kontraktu, który należy stosować, jeśli oczekuje się, że projekt będzie trwał przez długi okres czasu, ponieważ chroni on sprzedawcę przed inflacją. Na przykład, firmy mogą zawrzeć klauzulę, która daje wykonawcy określony procent wzrostu po z góry ustalonym okresie czasu. Wiele organizacji opiera ten procent na indeksie cen konsumpcyjnych.
Potencjalne problemy z umową o stałej cenie
Pomimo wszystkich korzyści płynących z umowy o stałej cenie, istnieją pewne minusy, które firmy muszą wziąć pod uwagę. Oto kilka rzeczy do rozważenia przy rozważaniu korzystania z tego stałych cen kontraktów:
o Zakres pracy musi być doskonale zdefiniowane, gdy umowa jest podpisana. Jeśli zakres jest pozostawiony niejednoznaczne w jakikolwiek sposób, sprzedawca może próbować poprosić o więcej pieniędzy jest postrzegane, że zakres zmienił się w jakikolwiek sposób. Te rodzaje niedopatrzeń może łatwo spowodować projekt, aby przejść nad budżetem i powinny być Watch out for.
o Niektórzy wykonawcy mogą złożyć niską ofertę w celu uzyskania zamówienia, a następnie dodać zakres do projektu w celu podniesienia ceny. Unikaj tego, zwracając szczególną uwagę na wszelkie zmiany dokonane przez wykonawcę w zakresie projektu.
Typ umowy II: Umowy podlegające zwrotowi kosztów
Innym często stosowanym typem umowy jest umowa podlegająca zwrotowi kosztów, która jest również znana jako umowa podlegająca wypłacie kosztów. Jeżeli zakres projektu jest niepewny lub może ulec zmianie, ten typ umowy może być najlepiej wykorzystany do utrzymania wszystkich w harmonogramie i pod budżetem. Podstawowym założeniem umowy jest to, że sprzedawca otrzyma zwrot kosztów, gdy jego praca jest zakończona, a także zarobić opłatę za ich zysk. Firmy będą miały pewną elastyczność w umowie w odniesieniu do ustanowienia „opłaty” część umowy. Na przykład, opłata może być oparta na tym, jak dobrze sprzedawca spełnia lub przekracza cele projektu, jak blisko do osi czasu, że kończą pracę, lub jak bardzo dobrze wykonawca jest w stanie utrzymać się na lub pod budżetu projektu.
Z umowami zwrotu kosztów, chyba że wymagania są określone w dokładnych szczegółów, sprzedawcy mogą starać się uwzględnić zakres pełzanie jako sposób przewidywania kosztów rosnących. Jedną z potencjalnych metod uniknięcia rozrostu zakresu jest ograniczenie potencjalnej opłaty przyznanej wykonawcy.
Cztery typy umów podlegających zwrotowi kosztów Podtypy
Jak w przypadku umowy o stałej cenie, istnieją odmiany umowy podlegającej zwrotowi kosztów. Cztery z nich, które firmy zazwyczaj wybierają to:
o Umowa Cost Plus Fixed Fee (CPFF). Jeśli projekt jest uważany za obarczony wysokim ryzykiem i istnieją obawy, że organizacja zamawiająca nie będzie w stanie przyciągnąć oferentów, ten rodzaj umowy jest idealnym wyborem. Dzięki niemu sprzedawca jest chroniony przed ryzykiem, ponieważ to organizacja zamawiająca ponosi je w całości. Umowa powinna zawierać klauzulę, która płaci sprzedawcy za poniesione koszty, plus opłatę, która nie jest oparta na wydajności. Na przykład, wykonawca otrzyma zapłatę za swoje koszty plus opłatę w wysokości 10 000 USD.
o Cost Pus Incentive Fee Contract (CPIF). W tym typie kontraktu organizacja zamawiająca również ponosi ryzyko, ale będzie ono niższe, ponieważ wykonawca będzie miał dodatkową zachętę. Wykonawca otrzyma zwrot kosztów plus premię motywacyjną, która jest uzależniona od wyników pracy. Opłata motywacyjna stanowi zazwyczaj z góry określony procent oszczędności wynikających z wyników sprzedawcy i jest zazwyczaj dzielona między kupującego i sprzedającego.
o Cost Plus Award Fee (CPAF). Podczas gdy opłata motywacyjna jest oparta na z góry określonym procencie oszczędności, nagroda jest subiektywna i opiera się na tym, jak dobrze kupujący uważa, że sprzedawca spełnił swoje cele. Ponieważ nagroda jest subiektywna, nie można się od niej odwołać. Podczas tworzenia umowy należy użyć języka, który stwierdza, że sprzedawca może otrzymać nagrodę do kwoty w dolarach, jeśli spełni lub przekroczy wymagania dotyczące pracy określone w warunkach umowy.
o Cost Plus Percentage of Cost (CPPC). Kontrakt CPPC płaci sprzedawcy wszystkie koszty, plus procent tych kosztów jako dodatkowy zysk. Należy być ostrożnym z tym typem umowy, ponieważ stanowi on zachętę dla niektórych sprzedawców do zawyżania kosztów w celu uzyskania większego zysku.
Kontrakty czasowo-materiałowe
Kontrakt czasowo-materiałowy jest najczęściej stosowany, gdy sprzedawca oferuje robociznę, a ryzyko jest równomiernie rozłożone na kupującego i sprzedawcę. Ten typ umowy jest zwykle używany do wynajęcia eksperta lub innych zewnętrznych sprzedawców. Należy w niej wymienić pożądane kwalifikacje lub doświadczenie, a sprzedawca przedstawi stawkę godzinową jako ofertę. Pamiętaj, aby ustawić limit lub można szybko znaleźć się nad budget.
Zlecenia zakupu
Zlecenia zakupu są chyba jednym z najbardziej powszechnych dokumentów w dziale zamówień. Zamówienia zakupu są używane dla organizacji w celu określenia ich relacji ze sprzedawcami i działa podobnie jak umowa.
Gdy firma chce zażądać zamówienia na towary lub usługi, wysyłają zamówienie zakupu do sprzedawców zawierających wniosek o zamówienie. Formularz zawiera typ pozycji, liczbę pozycji i wzajemnie uzgodnionej ceny. Podobnie jak w przypadku umów o stałej cenie, im bardziej szczegółowe zamówienie zakupu może być, tym lepiej. Kupujący powinni zawierać wyczerpujące szczegóły w dokumencie dla bardziej skutecznych i korzystnych purchase order.
Gdy sprzedawca, dostawca, sprzedawca, i tak dalej, przyjmuje zamówienie zakupu działa jako umowa. Wchodzą one w prawnie wiążącą umowę między sobą a kupującym. To z tego powodu, że kupujący powinien zawsze używać wyraźnie jasny i specyficzny język do komunikowania żądań do sprzedawcy. Czyniąc to może przedstawić więcej pracy z góry, ale niesie dodatkową korzyść z zapewnienia, że nie ma zamieszania, gdy zamówienie zakupu jest odbierane i wykonywane.
Dodatkowa korzyść z zamówień zakupu jest to, że w przypadku, gdy kupujący były odmówić płatności, sprzedawca będzie chroniony, ponieważ kupujący jest związany warunkami zamówienia, aby zapłacić uzgodnioną cenę.
Wybór odpowiedniej formy umowy pomoże zapewnić, że następny projekt Twojej firmy ma najlepszą szansę na sukces, ma najlepszą szansę na zakończenie w ramach budżetu projektu i służy ogólnym celom firmy, jednocześnie łagodząc ryzyko i eliminując niepotrzebne wydatki.
Poza wyborem odpowiedniego typu umowy dla danej pracy, sporządzanie, negocjowanie i wykonywanie tych umów dobrze jest kluczowym procesem dla sukcesu.
Nawet jeśli odpowiedni typ umowy jest wybrany i sporządzony dla danej pracy, to prawdopodobnie nadal będzie musiał być negocjowany na, co często może zamienić się w pracochłonne i żmudne zadanie. Uciążliwości związane z negocjacjami umów można wyeliminować dzięki platformie do zarządzania umowami w chmurze.
Concord to platforma do zarządzania umowami w chmurze, która zmienia sposób, w jaki świat tworzy, negocjuje, podpisuje i zarządza umowami. Dzięki Concord umowy mogą być przechowywane online i negocjowane ze sprzedawcami, wykonawcami, stronami trzecimi itp. bez konieczności opuszczania platformy, co prowadzi do łatwego i przejrzystego procesu, który zapewnia, że wszystkie strony są świadome warunków, terminów i oczekiwań bez zwykłego bólu głowy związanego ze współpracą i negocjacjami.
Jedną z podstawowych korzyści oprogramowania do zarządzania cyklem życia umowy (CLM) jest to, że ułatwia ono współpracę. Program do współpracy pozwala całemu zespołowi na dostęp do projektu umowy w chmurze z dowolnego miejsca, komentowanie określonych części dokumentu i przeredagowywanie dokumentu. Każdy członek zespołu będzie otrzymywał powiadomienia o komentarzach lub zmianach, więc każdy może być na bieżąco. Jeśli chcesz włączyć te zmiany do dokumentu, można to zrobić w prosty sposób online.