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Sabamos falar de telefonemas! Sim, mesmo com DMs, PMs, e MIs, às vezes você ainda tem que falar com as pessoas ao telefone. As chamadas telefônicas são difíceis. Elas não são feitas, às vezes inesperadas, e podem ser difíceis de terminar.
“Ligue-me se precisar de alguma coisa, adeus.”
“Ok, tenha um bom dia.”
“Oh, você também.”
“Obrigado. Eu ligo-te se precisar de alguma coisa. Adeus.”
“Sim, obrigado por ligar.”
“Posso desligar agora?”
Plus, quando falas com alguém ao telefone estás a trabalhar sem o teu kit completo de ferramentas de conversação. Você não tem imagens. Em uma correspondência de texto, você também não pode ver sinais visuais. Mas pelo menos quando você envia uma mensagem escrita, você tem a chance de rever suas palavras antes de pressionar o botão enviar. Uma chamada telefónica proporciona a mesma rapidez que uma conversa presencial sem a possibilidade de avaliar a reacção e o pivot da pessoa. Não admira que tantas pessoas tenham medo de fazer chamadas frias.
Este artigo não é sobre chamadas frias, no entanto. É sobre qualquer telefonema. Eu vou compartilhar técnicas que você pode usar para melhorar suas conversas somente de voz. Então, vamos a isso. O que você pode fazer para ajudar as suas conversas telefônicas a funcionarem bem?
Comecemos com o básico. “Olá, quem dis?” não é uma saudação apropriada ao telefone. Talvez se você tiver o identificador de chamadas e tiver certeza absoluta de que sabe quem está do outro lado da linha, você pode atender a chamada com uma piada. Mas você deve fazer uma prática de dizer claramente uma saudação e seu nome ao atender o telefone. O seu interlocutor deve ter a certeza imediata de que chegou à pessoa para quem estava a tentar ligar.
Além disso, antes de atender o telefone, esvazie a sua boca. Eu sei, parece-me algo que a tua mãe te diria! Mas as mães sabem coisas. Esvazia a tua boca para que possas falar claramente e não enojar o teu interlocutor. Sim, eu também sou culpado. Houve um tempo em que eu comia batatas fritas e ia ao telefone (quer dizer, eu estava com fome!) Lembre-se de falar claramente e não apresse suas palavras.
Tente reduzir ou eliminar qualquer barulho de fundo perturbador ou perturbador antes de atender uma chamada. Você pode não ter a intenção de transmitir uma falta de interesse na pessoa que o contactou, mas é provável que se sinta desprezado se conseguir ouvir muita actividade a decorrer à sua volta.
Pode também colocar a sua mão sobre o telefone para falar para reduzir o ruído de fundo.
Esta última observação leva-me realmente ao meu próximo ponto. Incomoda-o quando recebe uma chamada de um operador de telemarketing e pode ouvir dezenas de outras pessoas a falar em segundo plano?
Sim. Eu também.
Quando você liga para alguém usando um fone de ouvido ou viva-voz, o ruído de fundo pode se tornar um problema. Sons estranhos distraem e podem levar a mal-entendidos.
Falante de viva-voz – você provavelmente já sabe que uma boa etiqueta requer que você pergunte antes de transmitir a voz de alguém através do viva-voz. Mas mesmo que a pessoa diga “sim”, você pode querer considerar se usar ou não um viva-voz é o ideal.
Embora o seu parceiro de telefone possa concordar educadamente com o seu pedido, isso não significa que eles gostem da idéia de ter as palavras deles transmitidas por todo o seu escritório. Quando em dúvida, basta pegar o aparelho.
Finalmente, evite multitarefas quando estiver tendo uma conversa ao telefone. Eles dizem que você pode ouvir um sorriso por telefone e é verdade. Você também pode ouvir quando alguém não está lhe dando toda a sua atenção – mesmo sem a evidência visual. Baralhar papéis, cliques de mouse, instruções sussurradas para um colega de trabalho, todos lhe darão atenção.
Se você quiser tirar o máximo proveito da conversa que está tendo, então dê toda a sua atenção.
Encerrar o fim
E que tal encerrar a chamada? A verdade é que muitas pessoas lutam com esta questão. Eu fiz alguma pesquisa sobre o assunto e até encontrei alguém no Quora que tinha pedido conselhos sobre esta mesma coisa! Eu encontrei a sugestão de que a melhor prática para terminar uma chamada de uma vez por todas é combinar palavras e tom para transmitir a finalidade.
Para garantir que a chamada realmente acabou, use estes passos:
- Summarize o conteúdo da chamada.
- Ask se houver algum tópico ou questão a ser abordada.
- Definir um horário para uma chamada ou reunião de seguimento.
- Dar à outra pessoa uma oportunidade de responder e dizer adeus.e
- Dizer adeus e desligar.
Parece tão simples, não é? A chave é cobrir todos aqueles detalhes demorados que podem manter uma chamada antes de você dizer adeus. Experimente na sua próxima chamada e diga-me como funciona!
Meanwhile, se você gostaria de aprender mais dicas sobre comunicação eficaz, basta dar uma olhada no meu site. Eu recolhi recursos de muitas pessoas diferentes e todos nós gostamos de te ajudar a melhorar o teu jogo de comunicação. Ou, você pode me ligar. “Kit Pang, quem dis?”
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Kit Pang é um Especialista em Comunicação, TEDx, Inbound e Keynote speaker, e o Fundador da BostonSpeaks. Ele está em uma missão para ajudar as pessoas a se tornarem palestrantes e comunicadores excepcionais. Os seminários e palestras do Kit foram creditados como sendo super divertidos, envolventes, de alma-estudante e perspicazes. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
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