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Deslocar-se do seu trabalho diário e passar tempo com a sua equipa é uma óptima forma de inculcar o espírito de equipa. E realinhar os colaboradores com os objectivos e a visão da organização. Especialmente se você tem uma parte da sua equipe trabalhando remotamente. Você notará que algumas empresas estão planejando um dia fora do local enquanto outras reservam um fim de semana inteiro. Fizemos recentemente uma reserva fora das instalações da empresa. Então quisemos compartilhar o aprendizado da nossa própria experiência durante o offsite, bem como o processo de planejamento que o precedeu.

Mas primeiro, vamos começar pela equipe que nos inspirou para uma equipe offsite de – Buffer.

Buffer aperfeiçoou a arte de planejar retiros da equipe. Eles acreditam que o trabalho fora do local ajuda a equipe a trabalhar de forma mais inteligente. E é por isso que eles planejam um a cada 5 meses.

Para cada retiro, Buffer encontrou uma nova maneira de fazer o trabalho, montando sessões, construindo um projeto empresarial, e até mesmo tendo reuniões diárias de stand-up.

“Fazemos retiros para que todos tenham a oportunidade de experimentar novas culturas e crescer com a mente mais aberta”.
Buffer

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Apesar de uma equipe fora do local ser relaxante, é crucial fazer algum planejamento para que ela não fique fora de controle, tornando-se muito espontânea e descontrolada. Pessoas diferentes, mentalidades diferentes – você sabe como isso pode acontecer!

Então, desde colocar o status fora do escritório até estabelecer uma agenda, e planejar algumas atividades de equipe em conjunto, é importante dar alguma direção à sua equipe fora do local.

Voltando de uma e tendo perguntado a tantas outras empresas que já o fizeram antes, aqui estão as dez dicas que mantivemos em mente e que tentámos seguir, para planear a nossa equipa fora do local.

Então, sem mais delongas, eis como gerir uma equipa de produtos fora do local!

Top 10 dicas para gerir uma boa equipa fora do local

1. Defina a agenda e as expectativas mesmo antes de começar

Apesar de alguns off-site da equipe serem apenas para relaxar e criar laços entre si, algumas organizações planejam um retiro híbrido. Elas programam alguns dias de trabalho e definem juntos o seu roteiro de crescimento, e se encaixam em dias suficientes para passeios turísticos e esportes de aventura.

Agora, embora você possa ter uma coisa em mente, há uma grande chance de que alguns dos membros da sua equipe tenham expectativas completamente diferentes. Por isso, antes de começar a planear a equipa fora do local, comece por definir uma agenda e o que a sua equipa pode esperar dela.

Após ter definido a agenda, informe a equipa do que está a pensar fazer durante a equipa fora do local. Isto não só os preparará para todas as atividades que você tem alinhadas para eles, mas também lhes dará uma chance de sugerir mudanças para torná-lo melhor.

Por exemplo, deixe sua equipe saber que há um dia dedicado à ideação. Isso lhes daria tempo suficiente para pensar no que gostariam de trazer para a mesa.

Simplesmente, se você tem esportes de aventura alinhados, os funcionários que são escrupulosos sobre eles podem levantar suas preocupações e avisá-lo de antemão. Assim, você não acaba gastando recursos para tentar fazer com que eles participem ou tenham decepções de última hora no seu caminho.

Acima de tudo, você precisa respeitar a zona de conforto de todos e ainda ser capaz de fazê-los participar de coisas que a equipe está fazendo juntos.

2. Estabeleça um orçamento e mantenha-o

A sua organização é obrigada a incorrer em algumas despesas durante a equipe fora do local. Antes de começar a planear as suas actividades, é crucial assegurar-se de que reservou um orçamento para o retiro da equipa. É importante que você não acabe drenando todos os seus recursos apenas para ter alguns dias de diversão com a equipe.

A definição de um orçamento permite que você planeje a equipe fora do local de forma mais eficaz. Ele lhe dá um valor aproximado sobre que tipo de acomodações você pode ir, que atividades você pode planejar, como você viaja e o que você pode ou não incluir nas despesas da empresa para a equipe.

Dizer que você é uma equipe de dez pessoas. Neste caso, escolher um Airbnb poderia ser melhor para o bang do que reservar quartos de hotel. Além disso, as áreas comuns num Airbnb darão à equipa mais flexibilidade para se sentarem juntos e se divertirem.

3. Estabeleça um horário para cada dia

Embora não precise de planear cada minuto do dia, reserve algumas actividades para todos os dias. Você não quer que as pessoas acordem em seu primeiro dia de retiro e se preparem para montar um horário para o dia. Você vai acabar saindo para comer e não fazendo nada além de comer – imagine desperdiçar um dia inteiro quando você estiver viajando internacionalmente.

Ninguém está pedindo para você fazer uma rotina militar. Não faz mal deixar a sua equipa saber que todos precisam de sair para o pequeno-almoço até uma certa hora para que possam também desfrutar de outras actividades ao longo do dia. Confie em nós, eles só lhe agradecerão por isso mais tarde quando voltarem com tanto feito!

Também, isso ajuda a evitar sobretaxas de última hora. Quando você está viajando, os organizadores do tour tendem a sobrecarregar quando eles vêem que você não tem outra opção. Mas quando você planeja as coisas com antecedência, você já tem um pacote em mãos e você não acaba pagando ‘extra’ por algo que poderia vir mais barato. Você poderia usar todo o dinheiro economizado para outra atividade para esse fim.

Por exemplo, você planeja uma caminhada em equipe no destino. Isto requer que você compre um pacote com um planejador de viagem local. O pacote inclui comida e roupas que você precisaria durante a caminhada. Agora, se você esquecer de pré-planejar e reservar este pacote, há uma grande chance de que as vagas para as equipes de trekking estejam cheias no dia em que você decidiu ir. Há também uma chance do planejador lhe pedir para gastar alguns dólares extras para ‘encaixá-lo’.

A escolha é sua!

Aqui está um modelo que você pode usar:

Pro-tip: Se você está planejando fazer algum trabalho durante o offsite da equipe, agende todas as saídas durante o dia. Aproveitando ao máximo o tempo do dia, você pode reservar as noites para o trabalho e o jantar da equipe. Ou simplesmente relaxar e preparar-se para o dia seguinte.

4. Siga uma lista de verificação para se preparar com antecedência

Após ter finalizado as datas de trabalho, não se esqueça de colocar o seu estado de ausente para os dias em que estará ausente. Isto significa configurar uma resposta automática de e-mail, bloquear o seu calendário, e terminar qualquer trabalho pendente, para citar alguns. Lembre os membros de sua equipe para fazer o mesmo.

Para alguns de seus funcionários, isso também pode significar preponderância ou adiamento de reuniões. Para outros, pode ser necessário agendar com antecedência seus blogs e atualizações nas mídias sociais.

A idéia é poder continuar fazendo o que requer um esforço contínuo, sem que certos membros da equipe tenham que se sentar por horas durante o período fora do local. Chamamos-lhe trabalho de planeamento melhor para que ninguém tenha de voltar a uma quantidade avassaladora de trabalho pendente.

Não tem a certeza se verificou tudo o que estava fora da sua lista antes do retiro da equipa? Esta lista de verificação fora do escritório irá garantir que a sua lista de tarefas está vazia e tudo está bem programado com muita antecedência.

5. Planeie actividades divertidas e ao ar livre para criar laços com a equipa

Não precisamos de citar um estudo para provar que as actividades divertidas e ao ar livre podem ser uma óptima forma de criar laços. Você pode planejar esportes de aventura como rafting, caminhadas em grupo ou até mesmo atividades ao ar livre leves como acampamento, como uma forma de se relacionar com a equipe. Constrói a camaradagem. Buffer, por exemplo, teve aulas de surf quando eles foram em seu retiro de equipe para Sydney.

Mas nem todos na equipe vão ser entusiastas do surf. Então como você realmente decide o que você deve planejar fora da equipe?

Para fazer um melhor planejamento das atividades ao ar livre, crie uma lista de atrações no destino em que você está. Com uma linha explicando o que é único em cada uma dessas atrações, monte uma enquete rápida. Aplicações como a Simple Poll tornam muito fácil adicionar uma enquete rápida ao seu canal Slack. Mesmo a mais pequena das decisões pode ser facilitada com uma enquete rápida. Não há de todo um para e para!

equipa fora do local – simplepoll

Se a sua equipa normalmente trabalha remotamente, você vai querer que eles se misturem bem. Pegue um dos muitos jogos projetados para quebrar o gelo e deixar os membros da sua equipe mais confortáveis uns com os outros. Lembre-se de fazer deles uma parte natural do seu dia planejado.

6. Revisite os objetivos maiores da empresa

Um retiro da equipe é um ótimo lugar para abrir uma conversa sobre o quadro maior da organização. Você pode usar este trabalho para restabelecer a missão e a visão para a qual a equipe está trabalhando. Esta conversação é importante para que todos possam voltar a falar sobre aquilo para o qual estão trabalhando e garantir que todos compartilhem a mesma visão para a organização.

Este também é um ótimo momento para falar sobre os objetivos individuais da sua equipe. Compreender os objectivos deles irá ajudá-lo a identificar como e porquê por detrás do funcionamento diário da sua equipa. Também o ajudará a capacitar sua equipe a fazer um trabalho melhor. Quando você entender o que eles precisam e esperam e seus bloqueios atuais, você pode trabalhar melhor juntos.

Quando você se alinha com os objetivos individuais de sua equipe, você garante que seus funcionários estejam alinhados com os objetivos maiores da empresa.

Bomas reuniões de equipe fora do local podem ir longe!

7. Reserve algum tempo para feedback (e críticas positivas)

Feedback é uma parte importante de qualquer organização. Abraçar o feedback dentro da sua organização pode ajudar funcionários individuais a crescer, impor um ambiente honesto dentro da equipe e tornar a cultura da sua equipe mais forte.

Você pode até mesmo reservar duas horas durante o retiro da sua equipe para um workshop de feedback. Isto pode ser uma sessão colaborativa, de feedback entre colegas ou uma conversa um-a-um. Aprenda sobre a cultura de feedback em diferentes equipes para pegar um modelo que funcione para você.

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Seu retiro de equipe também pode ser um momento para falar sobre quaisquer desafios e problemas. Isto pode ser um bloqueio dentro de um projeto ou mesmo um desafio de comunicação com um colega da equipe.

Ao abordar os problemas que sua equipe enfrenta durante o retiro, você pode resolver os problemas mais rapidamente quando estiver de volta. Use suas reuniões de equipe fora do retiro de forma eficaz!

8. Incentive conversas um-a-um entre os membros

Todos na sua equipe se sentem confortáveis uns com os outros? Se não, este retiro da equipe é o momento ideal para garantir que todos tenham conversado uns com os outros. Organize jogos de construção de equipe como conversas duras e encontros rápidos para encorajar conversas individuais.

Embora não seja necessário ser o melhor dos amigos, uma boa relação de trabalho entre cada membro da equipe é vital. Tanto para colaborações futuras quanto para manter uma cultura de equipe positiva.

Conversas um-a-um são especialmente importantes para equipes remotas, já que a equipe fora do local é o único momento em que eles se unem. Pensando bem, não é assim tão difícil de activar. Todos vivem juntos durante alguns dias, só é preciso uma pessoa para iniciar uma conversa!

9. Mantenha algumas horas apenas para idealizar novos projetos

De sugerir recursos para o projeto até chegar a projetos de hack de crescimento. Certifique-se de que o quadro de idéias de sua empresa será preenchido com sugestões de todos. Você pode reservar tempo durante a equipe fora do local para pegar o quadro de idéias e implementar, estacionar ou descartar essas idéias.

Mas certifique-se de encorajar cada membro da equipe a fazer sugestões e discutir idéias em que eles querem trabalhar. Seja em equipe ou individualmente, para agregar valor à empresa.

Ao abrir o piso para sugestões, você verá mais propriedade entre os membros de sua equipe. E até mesmo encontrar ideias que terão um impacto positivo no roteiro de crescimento da sua organização. Como eles dizem, obter uma nova perspectiva de alguém pode ajudá-lo a ver novas oportunidades. Aquelas que passaram despercebidas até agora!

10. Envie um e-mail sobre os resultados do retiro

Após estar de volta da equipe fora do local, envie um e-mail ‘Post Team Offsite’, descrevendo as decisões baseadas no trabalho. E se houver novos projetos que tenham sido introduzidos. Esse e-mail pode ajudar os membros da equipe a obter rapidamente um resumo de quaisquer novos projetos em que eles estarão pulando. Todos sem ter que passar por suas anotações ou embrulhar seus cérebros para lembrar o que foi discutido.

Mas o mais importante, não se esqueça de compartilhar a única coisa que os membros de sua equipe estão ansiosos por fazer. Fotos da viagem, claro!

Memórias e vislumbres dos bons momentos que viveram juntos é uma ótima maneira de facilitar o seu retorno ao trabalho. Você não quer que eles voltem com blues de férias; você quer que eles voltem rejuvenescidos e motivados a dar o seu melhor.

Uma equipe fora do local pode ser um pouco demorada para planejar. Mas ficar despreparado só vai resultar em decepções de vez em quando, desmotivando a sua equipa. Isso é exatamente o oposto do que você quer!

Então planeje as coisas com antecedência para a sua equipe fora do local. Use-o como uma oportunidade para fortalecer os laços da sua equipa. Torne seus funcionários mais proativos dentro das funções que eles desempenham na organização.

Planejando uma equipe fora das instalações em breve? Esperamos que estas dicas o equipem para planejar um tempo bem sucedido, produtivo e divertido com sua equipe!

Saber de uma pequena dica que fez da sua equipe anterior fora do local um sucesso? Não se esqueça de partilhar connosco, porque queremos tornar o nosso próximo ainda melhor.