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The Stakes of Procurement Contracts

Contratos criam a estrutura para cada projecto ou proposta em particular, e como resultado, é fundamental utilizar o contrato correcto para cada projecto. Se um erro for cometido aqui, pode custar à empresa mais dinheiro a longo prazo. Despesas e passivos adicionais podem ocorrer por 1) ter que gastar recursos extras para que a outra parte cumpra, ou 2) ter que pagar extras porque um contrato que acaba custando mais foi usado, por exemplo, um contrato de tempo e materiais em vez de um preço fixo para o projeto errado.

Below é uma lista de cada tipo de opções de contrato de suprimento que são comumente usadas para departamentos de suprimento, e as circunstâncias ideais para usar um determinado tipo de contrato.

Contrato Tipo I: Contratos de Preço Fixo

Estes tipos de contratos são melhor usados quando um indivíduo sabe exatamente qual é o escopo do trabalho. Um contrato de preço fixo, também chamado de lump sum contract, é ideal para manter os custos baixos quando o escopo do projeto é previsível. Por exemplo, se uma empresa requer serviços de um fornecedor e o escopo do trabalho está claramente definido, esse contrato garante que a empresa pagará apenas uma quantia especificada pelo trabalho necessário. Aqui estão alguns outros benefícios para usar este tipo de contrato:

o Uma vez que ambas as partes tenham assinado o contrato, o vendedor é obrigado a executar o serviço dentro do prazo estabelecido. Isto irá contribuir muito para garantir que o seu projecto seja concluído com sucesso dentro do prazo.

o Tira as conjecturas sobre o preço. Por exemplo, se você contratar um empreiteiro para completar um projeto em um contrato de preço fixo, eles são obrigados a fazer o trabalho pelo valor estipulado no contrato. Isso torna o controle do custo de um projeto muito mais fácil.

o O vendedor assume a maior parte do risco porque ele se comprometeu legalmente com as especificações do projeto.

Este tipo de contrato é mais adequado para terceirização ou projetos turnkey.

Subtipos de contrato de preço fixo

Em contratos de preço fixo, há mais três subtipos e, novamente, cada um deles é ideal para cenários específicos. Aqui está uma breve visão geral de cada um.

o O Contrato a Preço Fixo Fixo (FFP). Isto é o mais simples de todos os contratos de preço fixo. O preço ou taxa de venda é fixo, assim como o período de tempo. Por exemplo, o contrato pode indicar que o vendedor deve completar o trabalho pelo preço de $10.000 até o final do mês. Se o vendedor comete um erro ou faz algo para causar um aumento no custo, ele será responsável por isso e o preço permanecerá em $10.000. Este tipo de contrato deve ser usado quando o escopo do trabalho é delineado em detalhes meticulosos, e é por isso que os escritórios do governo muitas vezes preferem usá-lo. Este é o tipo de contrato mais fácil de usar para os profissionais de compras porque torna mais simples a apresentação de propostas e sua avaliação em conjunto.

o O Contrato de Incentivo de Preço Fixo (FPIF). Este tipo de contrato inclui tudo o que o contrato FPIF faz, mas acrescenta um incentivo monetário para que o vendedor faça um trabalho ainda melhor, ou fique à frente do cronograma. Por exemplo, o contrato pode incluir um incentivo financeiro se o vendedor terminar o trabalho a tempo ou adiantado, ao preço de oferta ou abaixo dele, ou se o desempenho for exemplar. Este tipo de contrato é bem adequado para fornecer o incentivo necessário para garantir que o projeto seja feito no prazo e a um custo igual ou inferior ao custo.

o Preço Fixo com Contratos de Ajuste Econômico de Preços (FP-EPA). Este é o tipo de contrato a ser usado se o projeto deve durar um longo período de tempo, pois protege o vendedor da inflação. Por exemplo, as empresas podem incluir uma cláusula que dá ao contratante um aumento percentual específico após um período de tempo pré-determinado. Muitas organizações baseiam essa porcentagem no Índice de Preços ao Consumidor.

Possíveis Questões com um Contrato de Preço Fixo

Embora todos os benefícios de um contrato de preço fixo, há algumas desvantagens que as empresas precisam levar em conta. Aqui estão algumas coisas a considerar ao considerar a utilização deste contrato de preço fixo:

o O âmbito do trabalho deve estar perfeitamente definido quando o contrato é assinado. Se o escopo for deixado ambíguo de alguma forma, o vendedor pode tentar pedir mais dinheiro, pois é percebido que o escopo mudou de alguma forma. Esses tipos de oversights podem facilmente fazer com que um projeto ultrapasse o orçamento e devem ser observados.

o Alguns empreiteiros podem apresentar uma proposta baixa para que o contrato seja adjudicado, e depois adicionar escopo ao projeto a fim de aumentar o preço. Evite isto, prestando muita atenção a quaisquer alterações feitas pelo empreiteiro ao escopo do projeto.

Contrato Tipo II: Contratos de Custo Reembolsável

Outro tipo de contrato frequentemente utilizado é o contrato de custo reembolsável, que também é conhecido como o contrato de custo desembolsável. Se o escopo de um projeto for incerto ou susceptível de mudar, este tipo de contrato pode ser melhor utilizado para manter todos dentro do cronograma e abaixo do orçamento. A premissa básica do contrato é que o vendedor será reembolsado pelo custo quando seu trabalho for concluído, e também ganhará uma taxa pelo seu lucro. As empresas terão alguma flexibilidade no contrato no que diz respeito a estabelecer a parte “taxa” do contrato. Por exemplo, a taxa pode ser baseada em quão bem o vendedor cumpre ou excede os objetivos do projeto, quão perto do cronograma eles completam o trabalho, ou quanto bem o empreiteiro é capaz de ficar no ou abaixo do orçamento do projeto.

Com contratos de reembolso de custos, a menos que os requisitos sejam estabelecidos em detalhes exatos, os vendedores podem tentar contabilizar o rastejamento do escopo como uma forma de antecipar os custos de elevação. Um método potencial para evitar a extensão do escopo é limitar a taxa potencial dada ao empreiteiro.

Quatro Tipos de Contratos de Custo Reembolsável Subtipos

Como com o contrato de preço fixo, há variações para um contrato Reembolsável. Os quatro que as empresas normalmente escolhem são:

o Contrato de Tarifa Fixa Cost Plus (CPFF). Se o projeto for considerado de alto risco e houver receios de que a organização contratante não seja capaz de atrair proponentes, este tipo de contrato é uma escolha ideal. Com ele, o vendedor fica protegido de riscos, pois a organização compradora carregará todos eles. O contrato deve incluir uma cláusula que pague ao vendedor pelos custos em que incorrer, mais uma taxa que não se baseie neste desempenho. Por exemplo, o contratante será pago seus custos, mais uma taxa de $10.000.

o Cost Pus Incentive Fee Contract (CPIF). Neste tipo de contrato, a organização contratante também assumirá o risco, mas esse risco será menor porque o contratante terá um incentivo adicional. O empreiteiro será reembolsado por seus custos, mais uma taxa de incentivo que é baseada no desempenho do trabalho. A taxa de incentivo é normalmente uma percentagem pré-determinada da poupança resultante do desempenho do vendedor e é normalmente dividida entre o comprador e o vendedor.

o Cost Plus Award Fee (CPAF). Enquanto a taxa de incentivo é baseada em uma porcentagem pré-determinada de economia, uma premiação é subjetiva e se baseia em como o comprador acha que o vendedor atingiu seus objetivos de desempenho. Como a premiação é subjetiva, ela não é passível de recurso. Ao criar o contrato, use linguagem que declare que o vendedor pode receber uma adjudicação de até um valor em dólares, se eles cumprirem ou excederem os requisitos do trabalho estipulados nos termos do contrato.

o Cost Plus Percentage of Cost (CPPC). Um contrato CPPC paga ao vendedor todos os custos, mais uma porcentagem desses custos como um lucro adicional. Tenha cuidado com este tipo de contrato, pois ele incentiva alguns vendedores a inflacionar seus custos a fim de receber um lucro maior.

Time and Materials Contracts

O formulário de contrato de tempo e materiais é usado principalmente quando o vendedor está oferecendo mão-de-obra, e o risco é distribuído uniformemente entre o comprador e o vendedor. Este tipo de contrato é normalmente usado para contratar um especialista ou outros vendedores externos. Nele, você precisará listar as qualificações ou experiência desejadas, e o vendedor apresentará uma taxa horária como oferta. Certifique-se de estabelecer um limite ou você pode rapidamente se encontrar acima do orçamento.

Pedidos de compra

Pedidos de compra são talvez um dos documentos mais comuns no departamento de compras. As ordens de compra são utilizadas pelas organizações para definir a sua relação com os vendedores e actuam como um contrato.

Quando uma empresa deseja solicitar uma encomenda de bens ou serviços, envia uma ordem de compra aos vendedores contendo o pedido para a encomenda. O formulário inclui o tipo de item, o número de itens e um preço mutuamente acordado. Como nos contratos de preço fixo, quanto mais específico for um pedido de compra, melhor. Os compradores devem incluir detalhes exaustivos no documento para um pedido de compra mais eficaz e benéfico.

Quando um vendedor, fornecedor, vendedor, etc., aceita um pedido de compra, ele age como um contrato. Eles celebram um contrato legalmente vinculativo entre eles e o comprador. É por esta razão que o comprador deve sempre usar uma linguagem clara e específica para comunicar os pedidos ao vendedor. Fazê-lo pode apresentar mais trabalho adiantado, mas traz o benefício adicional de garantir que não haja confusão quando o pedido de compra é recebido e realizado.

Um benefício adicional dos pedidos de compra é que, no caso do comprador recusar o pagamento, o vendedor ficaria protegido porque o comprador está obrigado pelos termos do pedido a pagar o preço acordado.

Selecionar o formulário de contrato apropriado ajudará a garantir que o próximo projeto de sua empresa tenha a melhor chance de sucesso tem a melhor chance de terminar dentro do orçamento do projeto, e serve os objetivos gerais da empresa enquanto mitiga os riscos e elimina despesas desnecessárias.

Além de selecionar o tipo certo de contrato para um determinado trabalho, redigir, negociar e executar bem esses contratos é um processo crucial para o sucesso.

Se o tipo certo de contrato for escolhido e redigido para um determinado trabalho, provavelmente ainda precisará ser negociado, o que muitas vezes pode se transformar em uma tarefa trabalhosa e entediante. O agravamento associado às negociações contratuais pode ser eliminado através de uma plataforma de gerenciamento de contratos baseada em nuvem.

Concord é uma plataforma de gerenciamento de contratos baseada em nuvem que está mudando a forma como o mundo está criando, negociando, assinando e gerenciando contratos. Com a Concord, os contratos podem ser armazenados online e negociados com fornecedores, empreiteiros, terceiros, etc., sem nunca ter que sair da plataforma, levando a um processo fácil e transparente que garante que todas as partes estejam cientes dos termos, datas e expectativas sem a habitual dor de cabeça que vem com a colaboração e negociação.

Um dos principais benefícios do software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) é que ele torna a colaboração simples e fácil. Um programa de software colaborativo permite que toda a equipe acesse um rascunho de contrato na nuvem de onde quer que esteja, faça comentários sobre partes específicas do documento e refine o documento. Cada membro da equipe receberá alertas quando comentários ou alterações forem feitos, para que todos possam se manter informados. Quando você deseja integrar essas alterações ao documento, isso pode ser feito facilmente online.