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As demonstrações financeiras de um negócio que reportam a sua rentabilidade e posição financeira consistem principalmente de uma conta de resultados e um balanço patrimonial. As contas registadas nestas demonstrações financeiras enquadram-se em qualquer uma das quatro categorias, ou seja, receitas ou despesas e activos ou passivos. As receitas e os activos são representados por entradas e saídas correntes ou futuras, enquanto as despesas e os passivos por saídas correntes ou futuras.

O artigo “despesa vs passivo” analisa o significado e as diferenças entre dois destes componentes – despesa e passivo.

Definições e significados

Despesa:

Uma despesa é um custo que deve ser incorrido por uma entidade para gerar receitas empresariais. No decurso das suas actividades geradoras de receitas, as entidades empresariais adquiririam alguns bens ou utilizariam alguns serviços e a saída monetária despendida com eles são as despesas da entidade. Por exemplo, uma entidade industrial seria obrigada a pagar renda ao proprietário do edifício da sua fábrica e salários aos seus trabalhadores de modo a poder exercer as suas actividades de produção. Estes pagamentos qualificam-se como despesas comerciais.

As despesas incorridas nos negócios podem ser categorizadas amplamente com base na fase do negócio em que são incorridas:

• Despesas de produção: Despesas incorridas no processo de fabricação, como materiais diretos, salários dos trabalhadores, energia e óleo, salários dos supervisores, aluguel da fábrica etc.
• Despesas de venda e distribuição: Despesas incorridas no processo de venda de mercadorias, tais como custos de transporte, custos de manuseio, custos de embalagem, custos de armazenagem, custos de publicidade, etc.
• Despesas administrativas: Despesas incorridas em operações de rotina diária como impressão e papelaria, electricidade de escritório, despesas de telefone e internet, etc.
• Despesas financeiras: Despesas incorridas para satisfazer os requisitos de financiamento, principalmente taxas de processamento de empréstimos e juros sobre empréstimos

Despesas são contabilizadas através da cobrança em conta de negociação ou conta de lucros e perdas com um crédito em alguma conta a pagar (aluguel a pagar, salário a pagar, juros a pagar, etc.) no caso de acréscimos e conta bancária no caso de despesas em dinheiro.

Entrada em jornal para despesas

O Sr. A está envolvido no negócio de prestação de serviços jurídicos a clientes corporativos. Durante este processo, contratou dois advogados para o assistir em toda a sua papelada. Cada um recebe $1,000 como salário mensal. Além disso, ele também paga um aluguel de escritório de $500 por mês. Estes qualificam-se como despesas e a entrada contabilizada é:

Salários a/c….. 2.000
Aluguel a/c….. 500
Banco a/c….. 2.500
(Sendo os salários e o aluguel do mês contabilizados e pagos via cheque)

Passivo:

Um passivo é uma obrigação financeira de uma entidade que surgiu como resultado de sua transação comercial passada. Quando uma entidade compra quaisquer bens ou utiliza quaisquer serviços, é obrigada a compensar o vendedor normalmente através de um pagamento monetário. Da mesma forma, quando uma entidade pede dinheiro emprestado a um credor, ela é obrigada a pagar juros sobre o empréstimo, bem como a reembolsar o valor do principal do empréstimo. As obrigações como estas tornam-se obrigações para o propósito das demonstrações financeiras da entidade. Os passivos são tipicamente classificados em:

• Passivos correntes: Obrigações que devem ser liquidadas dentro de um curto período, tipicamente dentro de um ano; por exemplo, credores com um período de crédito de 90 dias, notas de curto prazo a pagar, etc.

• Passivos não correntes: Obrigações que não requerem liquidação a curto prazo e que continuam por vários anos a longo prazo; por exemplo, empréstimos bancários e debêntures emitidas pela entidade.

Entrada em periódico para passivos

Continuando o mesmo exemplo acima. Assumindo que o Sr. A não faz o pagamento do aluguel imediatamente, mas o seu locador lhe permite um período de 2 meses para fazer o pagamento. Neste caso, quando a despesa é registrada, um passivo no valor de $500 será criado em favor do locador.

Aluguel a/c….. 500
Crédito a/c….. 500
(Sendo – aluguel para o mês contabilizado)

Adicionalmente, se o Sr. A A toma um empréstimo de $50.000 para renovar seu escritório, ele precisará criar um passivo em seus livros em favor do credor:

Banco a/c….. 50.000
Loan a/c….. 50.000
(Sendo – empréstimo utilizado para renovação do escritório)

Quando o empréstimo for finalmente pago de volta, a conta de passivo será extinta dos livros.

Diferença entre despesa e passivo

Os sete pontos-chave da diferença entre despesa e passivo foram detalhados abaixo:

Significado básico:

• Uma despesa é um custo necessário para ser incorrido durante o curso das atividades geradoras de receita de um negócio.
• Um passivo é uma obrigação financeira de uma entidade que é criada devido a uma transação de negócios realizada no passado.

Tipo de conta:

• Uma despesa é uma conta nominal por natureza.
• Um passivo é uma conta pessoal por natureza, uma vez que é criada em favor de uma pessoa ou entidade. Um empréstimo bancário, por exemplo, é um passivo em favor de um banco, um passivo para compra de bens ou materiais é criado em favor do fornecedor.

Registro em livros de contas:

• Despesas são registradas no lado do débito da conta de negociação ou de lucros e perdas e causam uma redução no lucro líquido da entidade.
• Passivos são registrados no balanço patrimonial no lado do passivo.

Consequências de não liquidação:

• Se as despesas não são liquidadas no momento da sua ocorrência, resulta na criação de um passivo.
• Se os passivos não forem liquidados na data de vencimento, pode dar origem a consequências legais para a entidade, especialmente no caso de incumprimento de empréstimos bancários, depósitos públicos e grandes credores, etc.

Correntes transportados a prazo entre períodos contabilísticos:

• As despesas são registadas apenas no período em que são incorridas. Elas são absorvidas pelo lucro ou perda do período ao qual pertencem e, portanto, não são transportadas em períodos contábeis subseqüentes.
• Passivos, por outro lado, são transportados no balanço e continuam a refletir nos livros contábeis até que sejam liquidados ou escritos de volta.

Exploração monetária:

• Não todas as despesas resultam em uma saída de caixa monetária para o negócio. Por exemplo, despesas não monetárias como depreciação não resultam em saída monetária, mas causam redução no valor de um ativo.
• Passivos, no entanto, sempre resultariam em saída monetária para liquidá-los (a não ser que sejam devolvidos).

Exemplos:

• Despesas incluem matérias-primas, salários e vencimentos, eletricidade, despesas de transporte, despesas com publicidade, etc.
• Passivos incluem credores por bens, empréstimos e depósitos pendentes, debêntures pendentes etc.

Conclusão – despesa vs passivo

Custos e passivos tendem a criar uma obrigação monetária para qualquer entidade. Na verdade, despesas e passivos têm uma relação de dependência entre si. Por exemplo, a acumulação de várias despesas leva à criação de passivos em relação às contas a pagar. Por outro lado, a assunção de passivos pode resultar na ocorrência de despesas subsequentes, tais como a assunção de um empréstimo, resultará na acumulação de juros para servir o passivo do empréstimo. Em qualquer dos casos, o registo destas despesas e passivos de forma apropriada é importante, uma vez que têm impacto na rentabilidade e na posição financeira da entidade.