À primeira vista, as assinaturas de e-mail podem não parecer tão importantes, especialmente se você as comparar com outras coisas que acontecem na sua empresa. Mas se você se aprofundar nisto, você vai descobrir que as assinaturas de e-mail desempenham um papel significativo quando se trata de marketing, branding ou manter um bom relacionamento com seus clientes. Além disso, as isenções de responsabilidade adicionadas a essas assinaturas de e-mail também podem evitar que você tenha problemas legais. Tenha em mente que mesmo o melhor e-mail escrito pode não fazer seu trabalho se você não estiver confiante o suficiente sobre a empresa com a qual você está lidando, portanto, ganhar a confiança de um cliente deve ser uma prioridade para cada funcionário da sua empresa. Certamente, uma assinatura de e-mail com boa aparência que contenha informações úteis é uma boa tentativa de causar uma boa impressão. E se você combinar uma assinatura de aparência fina com um atraente banner de marketing, os resultados podem superar suas expectativas.
Existem alguns requisitos que toda assinatura deve atender. Vamos analisá-los um a um. Estes são:
- Concepção limpa, mas com um design que chama a atenção
- Compatibilidade com dispositivos móveis
- Necessidade de informação pessoal que não sobrecarregue o destinatário
- Suporte de mídia social
Sem código, mais design
Perguntas de formatação
Sites não semelhantes, a maioria das assinaturas de e-mail não contém um arquivo CSS externo ou seção de estilo na parte HEAD do documento. Basicamente, CSS é uma camada que descreve como o código HTML deve ser apresentado – usando quais cores, tamanhos de fontes/famílias e muito mais. Mesmo se as assinaturas de e-mail contivessem um CSS externo, isso não funcionaria, já que alguns clientes de e-mail ignoram completamente o CSS. A melhor maneira de obter resultados confiáveis é garantir que você use o mínimo possível de containers HTML e coloque suas regras CSS dentro de cada container (usando o atributo estilo). Não espere que os recipientes internos herdem as regras de formatação de suas patentes – simplesmente defina essas regras diretamente. Por exemplo, quando se trata de tabelas, coloque suas regras de formatação de texto dentro do elemento <TD> e nem pense em inserir o elemento <P> tag inside. Primeiro, não é necessário (para tornar sua assinatura muito complexa sem motivo). Segundo, alguns clientes de e-mail (especialmente clientes Outlook) podem “esquecer” a formatação de texto que você usou no elemento TD, deixando o conteúdo sem formatação e exibido em fontes padrão (por exemplo, Times New Roman) – então definitivamente não é algo que você quer alcançar. A captura de tela abaixo mostra a fonte de assinatura alterada para Times New Roman após enviar uma resposta.
Ao compor sua assinatura, tenha em mente que mesmo diferentes versões do Outlook ou outros clientes de e-mail podem ou não suportar alguns atributos CSS/HTML básicos. Aqui é um bom lugar para descobrir quais atributos são reconhecidos.
Outra coisa é que você deve compor sua assinatura manualmente ou com um editor otimizado para este propósito – a maioria dos editores WYSIWYG (especialmente Outlook e Word) adicionam código CSS e HTML não-oficial que faz sua assinatura ser exibida perfeitamente para eles, deixando-a esmagada para o resto dos clientes de e-mail. Em outras palavras, copiar o conteúdo da assinatura do Word não é uma boa idéia – é um bom editor de documentos mas definitivamente não é uma ferramenta feita para criar assinaturas de e-mail.
Assinaturas com pelo menos duas colunas
Existem duas melhores abordagens para criar sua assinatura, dependendo do tipo que você escolheu. Para layouts mais amplos ou mais avançados, você pode alcançar os melhores resultados com tabelas HTML. As tabelas antigas e boas permitem obter um layout confiável e consistente em literalmente qualquer plataforma. Isto porque não há muitas maneiras de interpretá-las, ao contrário de <DIV> containers. Na verdade, a maioria dos clientes de e-mail não lidam corretamente com a propriedade float dos containers HTML, deixando todo o conteúdo quebrado. Além disso, tenha em mente que cada cliente de e-mail cola seu remo no código HTML (ao responder ou encaminhar mensagens), tornando o código fonte tão claro quanto lama.
É melhor evitar essas implicações logo no início. Temos visto uma série de situações em que os usuários queriam que sua primeira linha de uma tabela consistisse em duas colunas e a segunda de duas colunas fundidas. Na maioria dos casos, as células não eram do tamanho desejado. A melhor solução seria criar duas tabelas uma após a outra, como na imagem abaixo.
A última coisa que queremos mencionar aqui é que você não deve usar tabelas com mais de 600 pixels, uma vez que pode fazer com que o e-mail inteiro diminua o zoom em alguns dispositivos (falaremos sobre isso mais tarde).
Assinaturas com apenas uma coluna
Outra abordagem pode ser usada se a sua assinatura consiste em elementos que aparecem um abaixo do outro. Nesse caso, é melhor ficar apenas com um recipiente – na verdade, um parágrafo deve ser suficiente. Isto, claro, não significa que não possa formatar partes específicas da sua assinatura de forma diferente – basta usar as etiquetas <SPAN> para o fazer. E se você quiser quebrar a linha, use sempre a tag <BR> em vez de criar um novo parágrafo. Para fazer isso, você pode simplesmente pressionar Shift+Enter na maioria dos editores WYSIWYG (incluindo aqueles usados nos produtos CodeTwo). Usando uma sintaxe HTML tão básica, você pode obter a melhor aparência de sua assinatura de e-mail, também em dispositivos móveis, completamente fora da caixa e sem mexer com consultas de mídia. No entanto, se precisar de usar mais do que um parágrafo, lembre-se apenas de definir claramente as margens e almofadas dos seus parágrafos. Caso contrário, você pode encontrar lacunas indesejadas (reduzidas/alargadas) entre eles. Finalmente, o único problema pode aparecer se você inserir uma imagem bastante ampla (mas não se preocupe, já abordamos isso mais adiante neste artigo).
Suporte para dispositivos móveis
Vamo-nos aprofundar em termos de suporte para dispositivos móveis. A era dos e-mails que são lidos apenas em desktops já terminou. Mais da metade dos e-mails estão abertos em dispositivos móveis – telefones e tablets. A maioria das assinaturas de e-mail não são otimizadas para plataformas móveis e podem causar problemas com a renderização de um e-mail inteiro. A chave para entender este problema é saber que os fabricantes de dispositivos móveis estão perfeitamente conscientes deste tipo de problemas, mas as suas soluções para estes problemas são todas diferentes. A mesma mensagem e assinatura pode ser exibida de forma diferente, dependendo do sistema operacional móvel. Contudo, todas estas soluções são utilizadas apenas no caso do seu conteúdo de e-mail não poder ser exibido normalmente devido a algumas limitações. Por exemplo, se a sua assinatura for maior do que a largura do seu ecrã, o seu telemóvel pode esconder alguma parte da assinatura ou diminuir o zoom de uma mensagem inteira para a exibir em toda a sua largura. Mas o verdadeiro remédio é projetar uma assinatura de tal forma que o cliente de e-mail não precise usar essas soluções adicionais para exibir a mensagem corretamente.
Para conseguir isso, você precisa manter sua assinatura o mais estreita possível, sem usar nenhuma dimensão fixa, a menos que elas sejam realmente necessárias. Além disso, considere o que é melhor – embrulhar palavras e manter um bom tamanho de fonte (comportamento padrão) ou evitar o embrulho e permitir que a mensagem diminua o zoom (você pode adicionar white-space: nowrap CSS property).
Quando se trata de adicionar um banner ou uma imagem ampla, você pode notar que esta imagem também pode diminuir o zoom da mensagem, assim como uma tabela ampla. Portanto, considere usar a largura máxima: 100% CSS propriedade para escalar esta imagem automaticamente – o seu cliente de e-mail móvel irá mantê-la tão larga como a sua tela é.
Além disso, alguns clientes de e-mail não permitem exibir texto menor do que o tamanho desejado. Ele pode ser contornado (como neste artigo para dispositivos iOS) mas antes de tentar fazê-lo, certifique-se de que realmente precisa disto. Outro erro comum é que o texto de assinatura (especialmente onde o termo de responsabilidade é colocado) aparece sobreposto. Isto é devido à propriedade de altura de linha usada erroneamente – os mesmos valores que cabem perfeitamente na sua máquina desktop simplesmente não são ajustados para dispositivos móveis. Na verdade, neste caso em particular, parece que melhor é o inimigo do bom e nossa recomendação é evitar usar essa propriedade já que as configurações padrão estão simplesmente fazendo seu trabalho perfeitamente.
No entanto, as questões mencionadas acima são aplicáveis apenas ao tipo de mensagens HTML, enquanto a maioria dos dispositivos móveis estão usando o formato de texto simples (assim os e-mails são carimbados apenas com texto não formatado). Para alguns destes dispositivos, não há opção para converter a mensagem para HTML. Felizmente, algumas soluções de terceiros (como CodeTwo Email Signatures for Office 365 ou CodeTwo Exchange Rules Pro) vêm com este recurso embutido para que você possa tirar todas as vantagens das assinaturas HTML mesmo que o e-mail tenha sido enviado em Plain Text.
Uma informação bem servida sabe melhor
É óbvio que o conteúdo que você inclui na assinatura deve ser apropriado – seu destinatário não deve estar com a impressão de que alguma informação sobre sua empresa está faltando. Por outro lado, a assinatura não pode ser esmagadora. Eventualmente, a mensagem real em seu e-mail é muito mais importante que a própria assinatura.
Considerando que, podemos assumir que cada assinatura deve ser personalizada por cada usuário mas, ao mesmo tempo, deve manter um design comum, para que o destinatário saiba que os e-mails vêm da mesma empresa. Você tem algumas maneiras de entregar assinaturas para cada pessoa. A forma mais fácil e segura é utilizar soluções que permitam uma gestão centralizada do correio electrónico (como o CodeTwo Email Signatures for Office 365 ou CodeTwo Exchange Rules Pro), onde pode utilizar informações recolhidas junto do inquilino do Office 365 ou do seu Active Directory local. Se você não tiver tal ambiente, pode ser um verdadeiro gargalo, pois não há uma fonte da qual você possa obter os detalhes dos usuários, e as assinaturas via objetos da Política de Grupo não funcionam em algumas plataformas. Portanto, pode ser uma enorme dor de cabeça.
Além disso, você precisa levar em conta que alguns detalhes pessoais podem não ser preenchidos para alguns usuários. Por exemplo, uma pessoa que trabalha remotamente pode não ter o seu número directo fornecido. Ao invés de criar dezenas de assinaturas com/sem alguns dos atributos do Active Directory, você pode usar tags RT disponíveis no software CodeTwo que escondem algumas partes de sua assinatura se os dados estiverem faltando no AD / Office 365.
Outras, para tornar o design mais atraente, use diferentes tamanhos de fontes e famílias, bem como cores diferentes. No entanto, você não pode usar fontes que não estão instaladas por padrão – uma alternativa feia pode ser exibida em seu lugar. E nem tente usar famílias de fontes ridículas, como Comic Sans ou cores gritantes. Caso contrário, seus clientes vão fugir e dizer aos seus parceiros de negócios que a sua empresa tem piores assinaturas na web. Um exemplo de uma assinatura de e-mail bem desenhada é mostrado abaixo.
Last mas não menos importante – use apenas formatos de imagem comuns como JPEG ou PNG e redimensione-os para o tamanho desejado antes de colocá-los em sua assinatura ou reduza-os usando ambos HTML e CSS.
Agora, plataformas de mídia social são um dos melhores lugares para melhorar sua imagem na web. Então por que não deixar seus clientes saberem que você tem perfis oficiais criados lá? Uma boa solução seria colocar um pequeno ícone com o logotipo de uma plataforma de mídia social desejada que se ligue diretamente ao seu perfil. Naturalmente, você pode inserir quantos links de mídia social quiser em sua assinatura de e-mail. Alguns editores disponíveis nas ferramentas de gestão centralizada de e-mail podem tornar este processo muito mais fácil do que a combinação manual de links com ícones. Além disso, eles também permitem que você utilize os dados dos usuários (por exemplo, armazenados no Active Directory) para criar os links necessários. Portanto, você pode não só adicionar um link ao perfil comum da sua empresa, mas também separar as contas dos usuários em plataformas sociais escolhidas.
No entanto, quando você estiver hiperligando seus ícones para plataformas de mídia social, certifique-se de que você está usando o formato PNG ou JPG da imagem e que você aplicou o atributo border=0 à própria imagem. Caso contrário, pode aparecer uma borda azul indesejada à volta da imagem inteira.
Adicionalmente, é uma boa ideia adicionar um banner clicável à tua assinatura que ligue ao teu evento ou actividade que possa ser partilhada mais tarde entre os teus clientes. Desta forma, você pode promover suas importantes campanhas de marketing da sua empresa quase sem nenhum esforço.
Para resumir, agora você deve saber como criar uma boa assinatura de e-mail e fazer com que ela pareça consistente mesmo em plataformas móveis, sem a necessidade de ler um texto enormemente pequeno por causa do zoom fora da mensagem, o que pode ser uma verdadeira dor. A chave é manter o design tão simples quanto possível e usar bons e velhos métodos, em vez de mexer no código CSS avançado que pode simplesmente ser ignorado pelos clientes de e-mail. Existem basicamente dois tipos de assinaturas que são as melhores para serem usadas: a horizontal, colocada em uma tabela HTML, que ainda não é muito larga, e a vertical, que exibe detalhes um sob o outro.
Quando se trata de adicionar assinaturas aos e-mails enviados aos seus clientes, usar as soluções centralizadas de assinatura de e-mail é a melhor maneira de fazê-lo. Isto porque estas soluções, aproveitando a informação pessoal armazenada no Active Directory ou Office 365, podem ser utilizadas para criar assinaturas individuais para cada um dos seus utilizadores, ou mesmo inserir links personalizados nas redes sociais. Outra coisa importante a salientar é que estas soluções podem ser usadas para facilmente criar banners informando os seus destinatários sobre eventos importantes da empresa.
Não hesite em experimentar gratuitamente o CodeTwo Email Signatures for Office 365 e o CodeTwo Exchange Rules Pro e fazer um bom uso dos seus editores WYSIWYG para criar uma assinatura de e-mail consistente e com boa aparência.