Se você tem um empregado ou centenas, você deve seguir os procedimentos formais para pagá-los. Você mesmo pode executar essas tarefas de processamento de folha de pagamento, ou pode terceirizar o processo, entregando-o a um serviço profissional de folha de pagamento.
Não importa que tipo de serviço de processamento de folha de pagamento você usa, é muito importante lembrar que você – como proprietário do negócio – é responsável por tudo relacionado à folha de pagamento. A terceirização da folha de pagamento não tira a sua responsabilidade de pagar e declarar todos os impostos sobre a folha de pagamento a tempo e na íntegra, e de pagar aos funcionários exatamente o que eles devem.
Razões para terceirizar a folha de pagamento
Considere o custo do seu tempo. O seu trabalho como empresário é gerir o seu negócio, não processar a folha de pagamentos. Tentar fazer a folha de pagamentos você mesmo significa tirar o seu tempo de outras tarefas-chave, como encontrar clientes ou criar parcerias.
Você não tem que se preocupar com isso. Um processador de folha de pagamento tem sempre alguém dedicado ao seu negócio, por isso não precisa de se preocupar em garantir que todos os funcionários são pagos a tempo se decidir tirar uns dias de folga.
É menos complicado. Os impostos da folha de pagamento são complexos porque existem vários tipos diferentes de impostos que você deve recolher e pagar, e muitos formulários complicados para preencher. Estes incluem imposto de renda federal, imposto de renda estadual, imposto FICA para Previdência Social e Medicare, e imposto de desemprego federal e estadual.
Taxas mudam o tempo todo. A cada ano, pode haver mudanças nas leis tributárias, taxas de impostos, ou prazos para a apresentação de relatórios. Como uma empresa individual, é difícil manter-se a par de todas essas mudanças para evitar multas e penalidades por atraso no pagamento ou pagamento insuficiente.
Tarefas que você pode terceirizar
Você pode encontrar um serviço de processamento de folha de pagamento que pode ajudá-lo com algumas ou todas essas tarefas de folha de pagamento:
- Registos da folha de pagamento, incluindo formulários e consentimentos (geralmente online)
- Usar montantes para pagamento, retenção e deduções para criar cheques de pagamento
- Enviar estes cheques de pagamento aos empregados, geralmente através de depósito directo
- Calcular relatórios anuais de salários e impostos, Formulário W-2 para funcionários e Formulário 1099-MISC para não-empregados
- Submeter relatórios de impostos sobre a folha de pagamento como o Formulário 941 e pagamentos ao IRS e estados
- Outras tarefas da folha de pagamento como relatórios e pagamento de impostos sobre desemprego
- Enviar pagamentos para outras deduções como planos de saúde ou de pensão, penhoras de salários e não-empregados
Software de folha de pagamento vs. Serviço de folha de pagamento
Existem duas formas básicas para uma empresa efectuar folha de pagamento:
Opção 1: Pode fazê-lo você mesmo utilizando um software de folha de pagamento. As aplicações de software de folha de pagamento online funcionam de uma forma semelhante ao software de impostos. Eles dão-lhe uma mão cheia de avisos e informações, mas você – ou alguém no seu negócio – deve fazer toda a entrada. A empresa de software pode oferecer suporte online, por telefone, chat, ou FAQs.
Opção 2: Você pode terceirizar seu processo dando a um serviço de folha de pagamento as informações básicas sobre os funcionários e deixando-os executar a folha de pagamento, enviar cheques de pagamento, fazer todos os relatórios, e enviar todos os pagamentos de impostos sobre a folha de pagamento.
Se você está procurando apoiar empresas locais, você também pode usar um contabilista local ou um serviço de contabilidade.
Estas empresas têm pessoas que fazem qualquer uma ou todas as tarefas usando software de folha de pagamento. A vantagem destes serviços de processamento de folha de pagamento é o contacto mais directo com uma pessoa real que o pode ajudar com problemas e questões.
Quanto custa um serviço de processamento de folha de pagamento?
Mais serviços trabalham mensalmente, cobrando por volume o número de cheques emitidos, relatórios arquivados e pagamentos feitos. Você também pode obter serviços adicionais, como 1099s e processamento de benefícios, pagando mais.
Por exemplo, o Software Patriot Payroll cobra $10 por mês pelo seu serviço básico mais $4 por empregado, e fornece os seguintes serviços:
- Suporte especializado gratuito
- Configuração gratuita da folha de pagamento
- Depósito direto gratuito
- Portal gratuito do funcionário
- Integração gratuita da folha de pagamento dos trabalhadores
- Ilimitado, folhas de pagamento personalizáveis
- Printable W-2s
- Acumulações de tempo livre
Por $30 por mês, eles irão ajudá-lo com formulários W-2 e arquivar e depositar seus impostos federais, estaduais e locais. Eles também fornecerão declarações de imposto de final de ano.
Perguntas a Fazer Antes de Terceirizar Folha de Pagamento
Como você fala com potenciais serviços de folha de pagamento, leia revisões e peça referências. Aqui estão algumas perguntas a fazer:
- Quão seguro é o seu sistema? Você já teve uma quebra de dados?
- Quantas vezes você atualiza o seu sistema? Você tem backups em caso de perda de dados ou falha do sistema?
- Como você acompanha as mudanças nas leis fiscais? Com que frequência você atualiza seus dados para mudanças nas leis tributárias?
- Há quanto tempo você está no negócio?
- Como você lida com o atendimento ao cliente? Posso telefonar e falar com uma pessoa real? Com que rapidez vocês respondem a pedidos urgentes?
- Se eu tiver que fazer correcções, com que rapidez é que as posso fazer?
- Como é que sei que estão a enviar relatórios e a fazer pagamentos antes de serem devidos? Que confirmações você me envia?
Se você está apenas começando com a folha de pagamento, dedique algum tempo para ler esta visão geral de como configurar um sistema de imposto sobre a folha de pagamento. Depois faça uma lista do que você mesmo está disposto a fazer e o que você quer que um serviço de folha de pagamento faça.