Embora muitos empregadores usem atualmente depósito direto para retransmissão de cheques de pagamento de empregados, nem todos os empregados se valem dessa opção. Nesse caso, o cheque é normalmente entregue em mão ao empregado no trabalho ou é enviado para o seu endereço de casa, especialmente no caso de empregados remotos. Nessas situações, onde há um cheque em papel, há a possibilidade de que ele seja perdido ou roubado. Os empregadores, no entanto, geralmente não são responsáveis pela substituição do cheque em tais situações, desde que tenham seguido o pedido do empregado quanto à forma como o cheque deveria ser entregue (por exemplo, enviando-o para o endereço correto).
Os empregadores seriam prudentes, no entanto, em ter políticas que abordem a perda ou roubo de cheques de pagamento. Tais políticas incluiriam um procedimento que os funcionários deveriam seguir para reportar cheques perdidos ou roubados e uma declaração de que a empresa notificará o banco e tentará parar o cheque, se eles forem capazes de fazer isso. Você pode reemitir o cheque se ele puder ser parado – mas se o cheque já tiver sido descontado, a empresa provavelmente não tem nenhuma responsabilidade, desde que tenha seguido seu procedimento habitual para fornecer o cheque ao funcionário. A política, no entanto, se a empresa não puder interromper o pagamento do cheque original, o empregado será responsável pela perda.
Os empregadores também devem estar cientes de quaisquer leis estaduais ou locais que possam impor outras obrigações em relação aos cheques de pagamento dos empregados. Você deve observar, no entanto, que vários estados impedem os empregadores de exigir depósito direto, mas só podem oferecê-lo como uma opção que os empregados podem escolher. Por esse motivo, uma empresa em tal local não pode instituir o depósito direto obrigatório num esforço para evitar ter que lidar com cheques perdidos ou roubados. Esteja ciente das leis que se aplicam à sua empresa para garantir que você esteja em conformidade.