Potrivit Manualului de proceduri de achiziție al MCCCD:
A. O „achiziție neautorizată” este un acord, un angajament sau o comandă de bunuri sau servicii, sau o modificare a unui contract existent de către orice persoană care nu are o delegare scrisă expresă a autorității de achiziție care să angajeze MCCCD. Aceasta include modificările în cadrul contractelor existente care sunt efectuate de către persoane care nu au delegat autoritatea de achiziție. Achizițiile neautorizate nu sunt obligatorii pentru MCCCD, iar vânzătorul poate fi sfătuit să solicite plata de la angajat.
B. Achizițiile neautorizate includ:
- Plasarea unei comenzi fără un ordin de achiziție aprobat.
- Plasarea unei comenzi fie înainte, fie după depunerea cererii de achiziție, presupunând că un ordin de achiziție a fost sau va fi aprobat.
- Depășirea valorii autorizate a unui ordin de achiziție global.
- Coerciția unui furnizor de a iniția o comandă pe baza promisiunii că urmează să fie emisă o OP.
- Utilizarea de fonduri personale pentru a face o achiziție de bunuri sau servicii care ar necesita în mod normal implicarea departamentului de achiziții pentru a asigura concurența, a aproba o sursă unică sau a respecta în alt mod politica și procedura MCCCD, cu intenția de a obține o rambursare personală.
Manualul de proceduri de achiziție al MCCCD
Aprobare pentru achiziții neautorizate:
- Divizia/solicitantul completează Formularul de achiziție neautorizată și atașează devizul/factură
- Divizia/solicitantul trimite Formularul de achiziție neautorizată pentru semnături – Supervizor, Vicepreședinte și director fiscal
- Divizia/rechizitoriul scanează formularul de achiziție neautorizată aprobat
- Divizia/rechizitoriul creează o cerere FMS pentru achiziția neautorizată și atașează formularul de achiziție neautorizată aprobat și factura/cotizația
- Serviciile fiscale vor analiza și vor determina dacă este necesară o pregătire suplimentară pentru achiziție
- Serviciile fiscale vor crea o comandă de achiziție pentru a plăti achiziția neautorizată
.