Alai

Îndepărtarea de munca de zi cu zi și petrecerea timpului împreună cu echipa ta este o modalitate excelentă de a inculca spiritul de echipă. Și realiniați angajații cu obiectivele și viziunea organizației. Mai ales dacă o parte din echipa dvs. lucrează la distanță. Veți observa că unele companii planifică offsite-uri pentru o zi, în timp ce altele rezervă un weekend întreg. Noi am făcut recent un offsite. Așa că am vrut să împărtășim învățămintele din propria noastră experiență în timpul offsite-ului, precum și procesul de planificare care l-a precedat.

Dar mai întâi, să începem de la singura echipă de la care ne-am inspirat pentru un offsite de echipă – Buffer.

Buffer a perfecționat arta de a planifica retrageri de echipă. Ei cred că munca offsite ajută echipa să lucreze mai inteligent. Și acesta este motivul pentru care planifică unul la fiecare 5 luni.

Pentru fiecare retragere, Buffer a găsit un nou mod de a face munca, de a stabili sesiuni, de a construi un proiect de întreprindere și chiar de a avea întâlniri zilnice de stand-up.

„Facem retrageri pentru ca toată lumea să aibă șansa de a experimenta noi culturi și de a deveni mai deschisă la minte.”
Buffer

În timp ce un offsite al echipei ar trebui să fie relaxant, este crucial să se facă o planificare pentru ca acesta să nu scape de sub control, devenind prea spontan și nebunesc. Oameni diferiți, mentalități diferite – știți cum se poate întâmpla asta!

Așa că, chiar de la stabilirea statutului de out-of-office la stabilirea unei agende și planificarea câtorva activități de echipă împreună, este important să dați echipei dvs. offsite o anumită direcție.

Întorcându-ne de la unul și după ce am întrebat atâtea alte companii care au făcut-o înainte, iată cele zece sfaturi pe care le-am ținut minte și pe care am încercat să le respectăm, pentru a ne planifica echipa offsite.

Așa că, fără alte formalități, iată cum să conduci o echipă de produs offsite!

Top 10 sfaturi pentru a conduce o echipă bună offsite

1. Stabiliți agenda și așteptările chiar înainte de a începe

În timp ce unele offsite-uri de echipă sunt doar pentru a se relaxa și a lega prietenii, unele organizații planifică o retragere hibridă. Acestea programează câteva zile pentru a lucra și pentru a-și defini împreună foaia de parcurs pentru creștere, și își potrivesc suficiente zile pentru vizitarea obiectivelor turistice și sporturi de aventură.

Acum, în timp ce s-ar putea să aveți un singur lucru în minte, există o mare probabilitate ca unii dintre membrii echipei dvs. să aibă așteptări complet diferite. Așadar, înainte de a începe să planificați deplasarea echipei, începeți prin a stabili o agendă și la ce se poate aștepta echipa dvs. de la aceasta.

După ce ați stabilit agenda, anunțați echipa ce vă gândiți să faceți în timpul deplasării echipei. Acest lucru nu numai că îi va pregăti pentru toate activitățile pe care le-ați pregătit pentru ei, dar le va oferi și șansa de a sugera schimbări pentru a le face mai bune.

De exemplu, anunțați-vă echipa că există o zi dedicată ideării. Acest lucru le-ar oferi suficient timp pentru a se gândi la ceea ce ar dori să aducă la masa de discuții.

În mod similar, dacă aveți pregătite sporturi de aventură, angajații care sunt scârbiți de acestea își pot exprima îngrijorarea și vă pot anunța în prealabil. În acest fel, nu veți ajunge să cheltuiți resurse pentru a încerca să-i convingeți să participe sau să aveți parte de dezamăgiri de ultim moment.

La urma urmei, trebuie să respectați zona de confort a fiecăruia și să reușiți totuși să-i faceți să participe la lucrurile pe care echipa le face împreună.

2. Stabiliți un buget și respectați-l

Organizația dvs. va trebui să suporte unele cheltuieli în timpul deplasării echipei. Înainte de a începe să vă planificați activitățile, este esențial să vă asigurați că ați pus deoparte un buget pentru retragerea echipei. Este important să nu ajungeți să vă epuizați toate resursele doar pentru a avea câteva zile de distracție cu echipa.

Stabilirea unui buget vă permite să planificați mai eficient deplasarea echipei. Acesta vă oferă o cifră aproximativă cu privire la ce tip de cazare puteți opta, ce activități puteți planifica, cum călătoriți și ce puteți sau nu include în cheltuielile companiei pentru echipă.

Să spunem că sunteți o echipă de zece persoane. În acest caz, alegerea unui Airbnb ar putea fi mai rentabilă decât rezervarea unor camere de hotel. În plus, spațiile comune dintr-un Airbnb vor oferi echipei mai multă flexibilitate pentru a sta împreună și a se distra.

3. Stabiliți un program pentru fiecare zi

În timp ce nu trebuie să planificați fiecare minut al zilei, puneți deoparte câteva activități pentru toată lumea în fiecare zi. Nu vreți ca oamenii să se trezească în prima lor zi de retragere și să se chinuie să pună la punct un program pentru ziua respectivă. Veți ajunge doar să ieșiți să mâncați și să nu faceți nimic altceva decât să mâncați – imaginați-vă că pierdeți o zi întreagă atunci când călătoriți la nivel internațional.

Nimeni nu vă cere să vă faceți o rutină militară. Este în regulă să vă anunțați echipa că toată lumea trebuie să iasă pentru micul dejun la o anumită oră, astfel încât să se poată bucura și de alte activități pe parcursul zilei. Credeți-ne, vă vor mulțumi pentru asta mai târziu, când se vor întoarce cu atât de multe lucruri făcute!

De asemenea, acest lucru vă ajută să evitați suprataxele de ultim moment. Atunci când călătoriți, organizatorii de excursii au tendința de a suprataxa atunci când văd că nu aveți altă opțiune. Dar atunci când planifici lucrurile din timp, ai deja un pachet în mână și nu ajungi să plătești „în plus” pentru ceva care ar putea fi mai ieftin. Ai putea folosi toți acei bani economisiți pentru o altă activitate, de altfel.

De exemplu, plănuiești o drumeție în echipă la destinație. Acest lucru necesită să cumpărați un pachet cu un planificator de turism local. Pachetul include mâncarea și îmbrăcămintea de care veți avea nevoie în timpul drumeției. Acum, dacă uitați să planificați în prealabil și să rezervați acest pachet, există o mare probabilitate ca locurile pentru echipele de drumeție să fie ocupate în ziua în care v-ați decis să mergeți. Există, de asemenea, o șansă ca planificatorul să vă ceară să cheltuiți câțiva dolari în plus pentru a vă „încadra”.

Această alegere vă aparține!

Iată un șablon pe care îl puteți folosi:

Pro-tip: Dacă plănuiți să lucrați în timpul echipei offsite, programați toate ieșirile în timpul zilei. Profitând la maximum de timpul zilei, puteți rezerva serile pentru muncă și cina în echipă. Sau pur și simplu pentru a vă relaxa și a vă pregăti pentru a doua zi.

4. Urmați o listă de verificare pentru a vă pregăti dinainte

După ce ați finalizat datele vacanței de lucru, nu uitați să vă afișați statutul de out-of-office pentru zilele în care veți fi plecat. Acest lucru înseamnă să configurați un răspuns automat la e-mail, să vă blocați calendarul și să terminați orice lucrare în așteptare, pentru a numi doar câteva. Reamintiți-le membrilor echipei dvs. să facă același lucru.

Pentru unii dintre angajații dvs., acest lucru poate însemna, de asemenea, să preîntâmpinați sau să amânați întâlnirile. Pentru alții, poate necesita programarea din timp a postărilor de pe blogul lor și a actualizărilor din social media.

Ideea este de a putea continua să faceți ceea ce necesită un efort continuu, fără ca anumiți membri ai echipei să fie nevoiți să stea ore întregi jos în timpul concediului. Noi o numim planificarea mai bună a muncii, astfel încât nimeni să nu fie nevoit să se întoarcă la o cantitate copleșitoare de muncă în așteptare.

Nu sunteți sigur că ați bifat totul de pe listă înainte de retragerea echipei? Această listă de verificare în afara biroului vă va asigura că lista de sarcini este goală și că totul este bine programat cu mult timp înainte.

5. Planificați activități distractive, în aer liber, pentru crearea de legături în echipă

Nu trebuie să cităm un studiu pentru a dovedi că activitățile distractive, în aer liber, pot fi o modalitate excelentă de a crea legături. Puteți planifica sporturi de aventură, cum ar fi raftingul pe ape albe sau drumeții de grup sau chiar activități ușoare în aer liber, cum ar fi campingul, ca o modalitate pentru ca echipa să creeze legături. Aceasta construiește camaraderia. Buffer, de exemplu, a luat lecții de surf atunci când au mers în retragerea echipei la Sydney.

Dar nu toată lumea din echipă va fi pasionată de surf. Așadar, cum vă decideți cu adevărat ce ar trebui să planificați în offsite-ul echipei?

Pentru a face planificarea activităților în aer liber mai bună, creați o listă de atracții la destinația în care vă aflați. Cu o linie care să explice ce este unic la fiecare dintre aceste atracții, înființați un sondaj rapid. Aplicații precum Simple Poll fac foarte ușor să adăugați un sondaj rapid la canalul dvs. Slack. Chiar și cele mai mici decizii pot fi făcute ușor cu un sondaj rapid. Nu este nevoie de nici un du-te-vino!”

Dacă echipa dvs. lucrează de obicei la distanță, veți dori să se amestece bine. Luați unul dintre numeroasele jocuri concepute pentru a sparge gheața pentru ca membrii echipei dvs. să se simtă mai confortabil unii cu alții. Nu uitați să le faceți să fie o parte firească a zilei planificate.

6. Revedeți obiectivele mai mari ale companiei

O retragere a echipei este un loc minunat pentru a deschide o conversație despre imaginea de ansamblu a organizației. Puteți folosi această workcation pentru a restabili misiunea și viziunea pentru care lucrează echipa. Această conversație este importantă pentru a reda tuturor ceea ce urmăresc și pentru a vă asigura că toată lumea împărtășește aceeași viziune pentru organizație.

Este, de asemenea, un moment excelent pentru a vorbi despre obiectivele individuale ale echipei dumneavoastră. Înțelegerea obiectivelor lor vă va ajuta să identificați cum și de ce se află în spatele funcționării de zi cu zi a echipei dumneavoastră. De asemenea, vă va ajuta să permiteți echipei dvs. să facă o muncă mai bună. Când înțelegeți de ce au nevoie și ce așteptări au, precum și blocajele lor actuale, puteți lucra mai bine împreună.

Când vă aliniați cu obiectivele individuale ale echipei dvs. vă asigurați că angajații dvs. sunt aliniați cu obiectivele mai mari ale companiei.

Bunele întâlniri de echipă în afara sediului pot ajuta foarte mult!

7. Rezervați ceva timp pentru feedback (și critici pozitive)

Feedback-ul este o parte importantă a oricărei organizații. Adoptarea feedback-ului în cadrul organizației dvs. poate ajuta angajații individuali să se dezvolte, poate impune un mediu onest în cadrul echipei și poate face cultura echipei dvs. mai puternică.

Puteți chiar să rezervați două ore în timpul retragerii echipei dvs. pentru un atelier de feedback. Acesta poate fi fie o sesiune de colaborare, de feedback între colegi, fie o conversație individuală. Învățați despre cultura de feedback din diferite echipe pentru a prelua un model care funcționează pentru dumneavoastră.

Retragerea echipei dumneavoastră poate fi, de asemenea, un moment pentru a vorbi despre orice provocări și probleme. Acesta poate fi un blocaj în cadrul unui proiect sau chiar o provocare de comunicare cu un coleg de echipă.

După ce abordați problemele cu care se confruntă echipa dvs. în timpul retragerii, puteți rezolva problemele mai repede atunci când vă întoarceți. Folosiți eficient întâlnirile de echipă din afara locației!

8. Încurajați conversațiile individuale între membri

Se simte toată lumea din echipa dvs. confortabilă unii cu alții? Dacă nu, această retragere a echipei este momentul ideal pentru a vă asigura că toată lumea a vorbit unii cu alții. Organizați jocuri de team-building, cum ar fi hard talk și speed dating, pentru a încuraja conversațiile unu-la-unu.

Chiar dacă nu trebuie să fie cei mai buni prieteni, o bună relație de lucru între fiecare membru al echipei este vitală. Atât pentru colaborări viitoare, cât și pentru a menține o cultură pozitivă a echipei.

Conversațiile unu-la-unu sunt deosebit de importante pentru echipele la distanță, deoarece echipa din afara sediului este singurul moment în care au ocazia să se întâlnească față în față pentru a lega prietenii. Dacă stau să mă gândesc bine, nu este chiar atât de dificil de activat. Locuiți cu toții împreună pentru câteva zile, este nevoie doar de o singură persoană pentru a iniția o conversație!

9. Păstrați câteva ore pur și simplu pentru idearea de noi proiecte

De la a sugera caracteristici pentru proiect până la a veni cu proiecte de growth hack. Asigurați-vă că panoul de idei al companiei dvs. va fi plin de sugestii din partea tuturor. Puteți rezerva timp în timpul echipei offsite pentru a ridica panoul de idei și a implementa, parca sau arunca aceste idei.

Dar asigurați-vă că încurajați fiecare membru al echipei să facă sugestii și să discute ideile la care vor să lucreze. Fie că este vorba de o echipă sau individual, pentru a adăuga valoare companiei.

Deschizând sala pentru sugestii, veți vedea mai multă implicare în rândul membrilor echipei dvs. Și chiar veți găsi idei care vor avea un impact pozitiv asupra foii de parcurs de creștere a organizației dumneavoastră. Așa cum se spune, obținerea unei perspective noi de la cineva vă poate ajuta să vedeți noi oportunități. Cele care au trecut neobservate până acum!

10. Trimiteți un e-mail despre rezultatele de la retragere

După ce v-ați întors de la retragerea echipei, trimiteți un e-mail „Post Team Offsite”, în care să subliniați deciziile luate la locul de muncă. Și dacă au fost introduse proiecte noi. Un astfel de e-mail îi poate ajuta pe membrii echipei să primească rapid un rezumat al oricăror proiecte noi în care se vor lansa. Toate acestea fără a fi nevoiți să se uite prin notițele lor sau să-și storcă creierii pentru a-și aminti ce s-a discutat.

Dar cel mai important, nu uitați să împărtășiți singurul lucru pe care membrii echipei dvs. îl așteaptă cu nerăbdare. Fotografii din excursie, bineînțeles!

Memoriile și privirile despre momentele plăcute pe care le-au petrecut împreună sunt o modalitate excelentă de a le ușura revenirea la muncă. Nu vreți ca ei să se întoarcă cu tristețea vacanței; vreți ca ei să se întoarcă întineriți și motivați să dea tot ce e mai bun din ei.

O deplasare a echipei în afara locului de muncă poate necesita puțin timp pentru a fi planificată. Dar dacă mergeți nepregătiți va rezulta doar în dezamăgiri din când în când, demotivându-vă echipa. Asta este exact opusul a ceea ce vă doriți!

Așa că planificați din timp lucrurile pentru offsite-ul echipei dvs. Folosiți-l ca pe o oportunitate de a vă întări legătura cu echipa. Faceți-i pe angajații dvs. mai proactivi în cadrul rolurilor pe care le joacă în cadrul organizației.

Planificați în curând un offsite al echipei? Sperăm ca aceste sfaturi să vă echipeze pentru a planifica o perioadă de succes, productivă și distractivă cu echipa dvs.!

Știți un mic sfat care a făcut din offsite-ul anterior al echipei dvs. un succes? Nu uitați să îl împărtășiți cu noi, pentru că vrem să îl facem pe următorul și mai bun.

.