Să vorbim despre telefoane! Da, chiar și cu DM-uri, PM-uri și IM-uri, uneori tot trebuie să vorbești cu oamenii la telefon. Apelurile telefonice sunt dificile. Ele sunt nesemnate, uneori neașteptate și pot fi dificil de încheiat.
„Sună-mă dacă ai nevoie de ceva, pa.”
„Ok, să ai o zi bună.”
„Oh, și tu.”
„Mulțumesc. O să te sun dacă am nevoie de ceva. Pa.”
„Da, mulțumesc că m-ai sunat.”
Whew, pot să închid acum?
În plus, atunci când vorbești cu cineva la telefon, lucrezi fără setul tău complet de instrumente de conversație. Nu aveți elemente vizuale. Într-o corespondență prin text, nu poți vedea nici indicii vizuale. Dar, cel puțin atunci când trimiteți un mesaj scris, aveți șansa de a vă revizui cuvintele înainte de a apăsa butonul de trimitere. Un apel telefonic oferă aceeași iminență ca o conversație în persoană, fără a avea șansa de a evalua reacția persoanei și de a pivota. Nu e de mirare că atât de mulți oameni se tem să facă apeluri la rece.
Acest articol nu este despre apelurile la rece, totuși. Este despre orice tip de apelare. Voi împărtăși tehnici pe care le puteți folosi pentru a vă îmbunătăți conversațiile doar vocale. Așadar, să trecem la treabă. Ce puteți face pentru a vă ajuta conversațiile telefonice să decurgă fără probleme?
Să începem cu elementele de bază. „Bună ziua, cine este?” nu este un salut telefonic adecvat. Poate că, dacă aveți identificarea apelantului și sunteți absolut sigur că știți cine este la celălalt capăt al firului, puteți răspunde la apel cu o glumă. Dar ar trebui să vă faceți un obicei din a spune clar un salut și numele dvs. atunci când răspundeți la telefon. Cel care vă apelează ar trebui să fie asigurat imediat că a ajuns la persoana pe care a încercat să o sune.
De asemenea, înainte de a răspunde la telefon, goliți-vă gura. Știu, sună ca ceva ce ți-ar spune mama ta! Dar mamele știu chestii. Goliți-vă gura ca să puteți vorbi clar și să nu vă scârbiți interlocutorul. Da, și eu sunt vinovată. A fost o vreme când mâncam chipsuri și vorbeam la telefon (vreau să spun, îmi era foame!) Amintiți-vă să vorbiți clar și nu vă grăbiți cuvintele.
Încercați să reduceți sau să eliminați orice zgomot de fond care vă distrage atenția sau vă deranjează înainte de a răspunde la un apel. S-ar putea să nu intenționați să transmiteți o lipsă de interes față de persoana care v-a contactat, dar este posibil ca aceasta să se simtă jignită dacă poate auzi o mulțime de activități care au loc în jurul dumneavoastră.
Puteți, de asemenea, să vă încuiați mâna deasupra telefonului pentru a vorbi pentru a reduce zgomotul de fond.
Această ultimă observație mă duce de fapt la următorul punct. Vă deranjează când primiți un apel de la un agent de telemarketing și puteți auzi zeci de alte persoane vorbind în fundal?
Da. Și pe mine.
Când sunați pe cineva folosind o cască sau un difuzor, zgomotul de fond poate deveni o problemă. Sunetele străine distrag atenția și pot duce la neînțelegeri.
Vorbind de telefoane cu difuzor – probabil că știți deja că buna etichetă vă cere să întrebați înainte de a transmite vocea cuiva prin difuzor. Dar chiar dacă persoana respectivă spune „da”, ar trebui să vă gândiți dacă utilizarea unui difuzor este sau nu optimă.
În timp ce partenerul dvs. de telefonie poate fi politicos să fie de acord cu cererea dvs., asta nu înseamnă că îi place ideea ca vorbele lor să fie transmise în tot biroul dvs. Atunci când aveți dubii, ridicați pur și simplu receptorul.
În cele din urmă, evitați multitasking-ul atunci când purtați o conversație telefonică. Se spune că se poate auzi un zâmbet la telefon și este adevărat. De asemenea, puteți auzi când cineva nu vă acordă toată atenția sa – chiar și fără dovezi vizuale. Amestecarea hârtiilor, clicuri de mouse, instrucțiuni șoptite către un coleg, toate acestea vă vor da de gol.
Dacă doriți să obțineți maximul din conversația pe care o aveți, atunci acordați-i toată atenția dumneavoastră.
Ajungeți la final
Cum rămâne cu încheierea convorbirii? Adevărul este că o mulțime de oameni se luptă cu această problemă. Am făcut câteva cercetări pe această temă și chiar am găsit pe Quora pe cineva care ceruse sfaturi chiar despre acest lucru! Am găsit sugestia că cea mai bună practică pentru a încheia un apel o dată pentru totdeauna este să combinați cuvintele și tonul pentru a transmite finalitatea.
Pentru a vă asigura că apelul s-a încheiat cu adevărat, folosiți acești pași:
- Sumăriți conținutul apelului.
- Întrebați dacă mai sunt subiecte sau întrebări care trebuie abordate.
- Stabiliți o dată pentru o convorbire sau o întâlnire de urmărire.
- Dați celeilalte persoane șansa de a răspunde și de a-și lua rămas bun. și
- Spuneți la revedere și închideți.
Pare atât de simplu, nu-i așa? Cheia este să acoperiți toate acele detalii persistente care pot face ca un apel să continue înainte de a spune la revedere. Încercați acest lucru la următoarea convorbire și spuneți-mi cum a funcționat!
Între timp, dacă doriți să aflați mai multe sfaturi despre comunicarea eficientă, aruncați o privire pe site-ul meu. Am colectat resurse de la mulți oameni diferiți și cu toții ne bucurăm să vă ajutăm să vă îmbunătățiți jocul de comunicare. Sau, puteți să mă sunați. „Kit Pang, who dis?”
***
Ai apreciat articolul? Dă-i un like și comentează mai jos. (Kit chiar citește TOATE comentariile de la fanii săi loiali)
Kit Pang este expert în comunicare, speaker TEDx, Inbound și Keynote și fondator al BostonSpeaks. El are misiunea de a ajuta persoanele să devină vorbitori și comunicatori excepționali. Seminariile și discursurile lui Kit au fost creditate ca fiind super amuzante, captivante, de căutare a sufletului și pătrunzătoare. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
p.s. îți place să folosești telefonul? Împărtășiți sfaturile voastre!