La prima vedere, semnăturile de e-mail pot să nu pară atât de importante, mai ales dacă le comparați cu alte lucruri care se întâmplă în compania dumneavoastră. Dar dacă aprofundați mai mult, veți descoperi că semnăturile de e-mail joacă un rol semnificativ atunci când vine vorba de marketing, branding sau menținerea unei relații bune cu clienții dumneavoastră. Mai mult, clauzele de renunțare la răspundere adăugate la aceste semnături de e-mail vă pot, de asemenea, feri de probleme legale. Rețineți că și cel mai bine scris e-mail poate să nu-și facă treaba dacă nu aveți suficientă încredere în compania cu care tratați, astfel încât câștigarea încrederii unui client ar trebui să fie o prioritate pentru fiecare angajat al companiei dumneavoastră. Cu siguranță, o semnătură de e-mail care arată bine și care conține informații utile este o încercare frumoasă de a face o impresie bună. Iar dacă combinați o semnătură cu aspect fin cu un banner de marketing atractiv, rezultatele vă pot depăși așteptările.
Există câteva cerințe pe care orice semnătură ar trebui să le îndeplinească. Să le analizăm pe rând. Acestea sunt:
- Design curat, dar care să atragă atenția
- Compatibilitate cu dispozitivele mobile
- Informații personale necesare care să nu copleșească destinatarul
- Suport social media
Mai puțin cod, mai mult design
Probleme de formatare
În comparație cu site-urile web, majoritatea semnăturilor de e-mail nu conțin un fișier CSS extern sau o secțiune de stil în partea HEAD a documentului. Practic, CSS este un strat care descrie modul în care ar trebui să fie prezentat codul HTML – folosind ce culori, ce dimensiuni/familii de fonturi și multe altele. Chiar dacă semnăturile de e-mail ar conține un CSS extern, acest lucru nu ar funcționa, deoarece unii clienți de e-mail ignoră complet CSS. Cel mai bun mod de a obține rezultate fiabile este să vă asigurați că folosiți cât mai puține containere HTML posibil și să puneți regulile CSS în interiorul fiecărui container (folosind atributul style). Nu vă așteptați ca containerele interioare să moștenească regulile de formatare de la patentele lor – definiți pur și simplu aceste reguli direct. De exemplu, când vine vorba de tabele, puneți regulile de formatare a textului în interiorul elementului <TD> și nici nu vă gândiți să inserați tag-ul <P> în interior. În primul rând, nu este deloc necesar (pentru a vă face semnătura prea complexă fără niciun motiv). În al doilea rând, este posibil ca unii clienți de e-mail (în special clienții Outlook) să „uite” de formatarea textului pe care ați folosit-o în elementul TD, lăsând conținutul neformatat și afișat în fonturi implicite (de exemplu, Times New Roman) – deci cu siguranță nu este ceva ce doriți să realizați. Captura de ecran de mai jos arată fontul semnăturii schimbat în Times New Roman după trimiterea unui răspuns.
Când vă compuneți semnătura, țineți cont de faptul că și diferitele versiuni ale Outlook sau ale altor clienți de poștă electronică pot sau nu să suporte unele atribute CSS/HTML de bază. Aici este un loc bun pentru a afla ce atribute sunt recunoscute.
Un alt lucru este că ar trebui să vă compuneți semnătura manual sau cu un editor optimizat pentru acest scop – majoritatea editorilor WYSIWYG (în special Outlook și Word) adaugă coduri CSS și HTML neoficiale care fac ca semnătura dvs. să se afișeze perfect pentru ei, lăsând-o zdrobită pentru restul clienților de e-mail. Cu alte cuvinte, copierea conținutului semnăturii din Word nu este o idee bună – este un editor de documente bun, dar cu siguranță nu este un instrument făcut pentru a crea semnături de e-mail.
Semnături cu cel puțin două coloane
Există două cele mai bune abordări pentru a vă crea semnătura, în funcție de tipul pe care l-ați ales. Pentru layout-uri mai largi sau mai avansate, puteți obține cele mai bune rezultate cu ajutorul tabelelor HTML. Tabelele vechi și bune vă permit să obțineți un aspect fiabil și consecvent pe literalmente orice platformă. Acest lucru se datorează faptului că nu există mai multe moduri de a le interpreta, spre deosebire de containerele <DIV>. De fapt, majoritatea clienților de e-mail nu gestionează corect proprietatea float pentru containerele HTML, lăsând întregul conținut rupt. Mai mult decât atât, țineți cont de faptul că fiecare client de e-mail își bagă vâsla în codul HTML (atunci când răspunde sau redirecționează mesajele), făcând codul sursă la fel de clar ca noroiul.
Este mai bine să evitați aceste implicații încă de la început. Am văzut o serie de situații în care utilizatorii doreau ca primul rând al unui tabel să fie format din două coloane, iar al doilea din două coloane fuzionate. În cele mai multe cazuri, celulele nu aveau dimensiunea dorită. Cea mai bună soluție ar fi să creați două tabele unul după altul, ca în imaginea de mai jos.
Ultimul lucru pe care dorim să îl menționăm aici este că nu ar trebui să folosiți tabele cu o lățime mai mare de 600 de pixeli, deoarece ar putea face ca întregul e-mail să se micșoreze pe unele dispozitive (vom vorbi despre acest lucru mai târziu).
Semnături cu o singură coloană
O altă abordare poate fi folosită dacă semnătura dvs. este formată din elemente care apar unul sub altul. În acest caz, este mai bine să rămâneți cu un singur container – de fapt, un paragraf ar trebui să fie suficient. Acest lucru, desigur, nu înseamnă că nu puteți formata în mod diferit anumite părți specifice ale semnăturii dumneavoastră – pur și simplu folosiți etichetele <SPAN> pentru a face acest lucru. Iar dacă doriți să întrerupeți linia, utilizați întotdeauna tag-ul <BR> în loc să creați un nou paragraf. Pentru a face acest lucru, puteți pur și simplu să apăsați Shift+Enter în majoritatea editorilor WYSIWYG (inclusiv cei utilizați în produsele CodeTwo). Folosind o astfel de sintaxă HTML de bază, puteți obține cel mai bun aspect al semnăturii dvs. de e-mail, inclusiv pe dispozitivele mobile, complet din start și fără să vă încurcați cu media queries. Cu toate acestea, dacă trebuie să folosiți mai mult de un paragraf, nu uitați să definiți în mod clar marginile și padding-urile paragrafelor dumneavoastră. În caz contrar, este posibil să vă confruntați cu spații nedorite (reduse/mărite) între ele. În cele din urmă, singura problemă poate apărea dacă inserați o imagine destul de lată (dar nu vă faceți griji, am abordat acest aspect mai târziu în acest articol).
Suport pentru dispozitive mobile
Să aprofundăm în ceea ce privește suportul pentru dispozitive mobile. Epoca e-mailurilor care se citesc doar pe desktopuri a apus deja. Mai mult de jumătate din e-mailuri sunt deschise pe dispozitive mobile – telefoane și tablete. Cele mai multe dintre semnăturile de e-mail nu sunt optimizate pentru platformele mobile și pot cauza, de fapt, probleme cu redarea unui întreg e-mail. Cheia pentru a înțelege această problemă este să știm că producătorii de dispozitive mobile sunt perfect conștienți de acest tip de probleme, însă soluțiile lor la aceste probleme sunt toate diferite. Același mesaj și aceeași semnătură pot fi afișate diferit în funcție de sistemul de operare mobil. Cu toate acestea, toate aceste soluții sunt utilizate doar în cazul în care conținutul e-mailului dvs. nu poate fi afișat în mod normal din cauza unor limitări. De exemplu, dacă semnătura dvs. este mai lată decât lățimea ecranului, telefonul mobil poate ascunde o parte a semnăturii sau poate mări un mesaj întreg pentru a-l afișa pe toată lățimea sa. Dar adevăratul remediu este de a proiecta o semnătură în așa fel încât clientul de e-mail să nu fie nevoit să folosească aceste soluții suplimentare pentru a afișa corect mesajul.
Pentru a realiza acest lucru, trebuie să păstrați semnătura cât mai îngustă posibil, fără a folosi dimensiuni fixe, cu excepția cazului în care acestea sunt cu adevărat necesare. De asemenea, luați în considerare ce este mai bine – să înfășurați cuvintele și să păstrați o dimensiune bună a fontului (comportament implicit) sau să împiedicați înfășurarea și să permiteți ca mesajul să se micșoreze (puteți adăuga proprietatea CSS white-space: nowrap).
Când vine vorba de adăugarea unui banner sau a unei imagini largi, puteți observa că această imagine poate, de asemenea, să micșoreze mesajul, la fel ca un tabel lat. Prin urmare, luați în considerare utilizarea proprietății CSS max-width: 100% pentru a redimensiona această imagine în mod automat – clientul dvs. de e-mail mobil o va păstra la fel de largă ca și ecranul dvs. este.
În plus, unii clienți de e-mail nu permit afișarea de text mai mic decât dimensiunea dorită. Acest lucru poate fi ocolit (ca în acest articol pentru dispozitivele iOS), dar înainte de a încerca să faceți acest lucru, asigurați-vă că aveți cu adevărat nevoie de acest lucru. O altă eroare frecventă este că textul semnăturii (în special acolo unde este plasat disclaimer-ul) apare suprapus. Acest lucru se datorează proprietății line-height utilizate greșit – aceleași valori care se potrivesc perfect pe computerul dvs. desktop pur și simplu nu sunt ajustate pentru dispozitivele mobile. De fapt, în acest caz particular, se pare că mai binele este dușmanul binelui și recomandarea noastră este de a evita utilizarea acestei proprietăți, deoarece setările implicite pur și simplu își fac treaba perfect.
Cu toate acestea, problemele menționate mai sus sunt aplicabile doar mesajelor de tip HTML, în timp ce majoritatea dispozitivelor mobile folosesc în schimb formatul Plain Text (deci mesajele de e-mail sunt ștampilate doar cu text neformatat). Pentru unele dintre aceste dispozitive, nu există nicio opțiune de a converti mesajul în HTML. Din fericire, unele soluții de la terți (cum ar fi CodeTwo Email Signatures for Office 365 sau CodeTwo Exchange Rules Pro) vin cu această funcție încorporată, astfel încât puteți profita de toate avantajele semnăturilor HTML chiar dacă e-mailul a fost trimis în format Plain Text.
O informație bine servită are un gust mai bun
Este evident că conținutul pe care îl includeți în semnătură trebuie să fie adecvat – destinatarul nu trebuie să aibă impresia că lipsesc anumite informații despre compania dumneavoastră. Pe de altă parte, semnătura nu poate fi copleșitoare. În cele din urmă, mesajul propriu-zis din e-mailul dumneavoastră este mult mai important decât semnătura în sine.
Considerând acest lucru, putem presupune că fiecare semnătură trebuie să fie personalizată pentru fiecare utilizator, dar, în același timp, trebuie să păstreze un design comun, astfel încât destinatarul să știe că e-mailurile provin de la aceeași companie. Aveți câteva modalități de a livra semnăturile pentru fiecare persoană. Cel mai simplu și cel mai sigur mod este să folosiți soluții care permit gestionarea centralizată a e-mailurilor (cum ar fi CodeTwo Email Signatures for Office 365 sau CodeTwo Exchange Rules Pro), unde puteți folosi informațiile colectate din chiriașul Office 365 sau din Active Directory-ul local. Dacă nu dispuneți de un astfel de mediu, ar putea fi un adevărat blocaj, deoarece nu există o sursă din care să puteți obține detaliile utilizatorilor, iar semnăturile prin intermediul obiectelor Group Policy nu funcționează pe unele platforme. Deci, poate fi o mare bătaie de cap.
În afară de asta, trebuie să țineți cont de faptul că este posibil ca unele detalii personale să nu fie completate pentru unii utilizatori. De exemplu, este posibil ca o persoană care lucrează la distanță să nu aibă furnizat numărul său direct. În loc să creați zeci de semnături cu/fără unele dintre atributele Active Directory, puteți folosi tag-urile RT disponibile în software-ul CodeTwo care ascund unele părți ale semnăturii dacă datele lipsesc din AD / Office 365.
În plus, pentru a face designul mai atractiv, folosiți diferite dimensiuni și familii de fonturi, precum și culori diferite. Cu toate acestea, nu puteți utiliza fonturi care nu sunt instalate în mod implicit – în locul lor poate fi afișată o alternativă urâtă. Și nici nu încercați să folosiți familii de fonturi ridicole precum Comic Sans sau culori țipătoare. În caz contrar, clienții dvs. vor fugi și le vor spune partenerilor lor de afaceri că firma dvs. are cele mai proaste semnături pe web. Un exemplu de semnătură de e-mail bine concepută este prezentat mai jos.
În sfârșit, dar nu în ultimul rând – folosiți doar formate de imagine comune, cum ar fi JPEG sau PNG, și fie redimensionați-le la dimensiunea dorită înainte de a le plasa în semnătura dvs., fie reduceți-le folosind atât HTML cât și CSS.
Social media vă aduce mai aproape de clienții dvs.
În zilele noastre, platformele de social media sunt unul dintre cele mai bune locuri pentru a vă îmbunătăți imaginea pe web. Așadar, de ce să nu vă anunțați clienții că aveți profiluri oficiale create acolo? O soluție bună ar fi să puneți o mică pictogramă cu logo-ul unei platforme de socializare dorite, care să facă legătura directă cu profilul dvs. Bineînțeles, puteți insera în semnătura dvs. de e-mail atâtea linkuri de social media câte doriți. Unii editori disponibili în instrumentele de gestionare centralizată a e-mailurilor pot face acest proces mult mai ușor decât combinarea manuală a linkurilor cu pictograme. În plus, acestea vă permit, de asemenea, să utilizați datele utilizatorilor (de exemplu, stocate în Active Directory) pentru a crea linkurile necesare. Prin urmare, nu numai că puteți adăuga un link către profilul comun al companiei dumneavoastră, dar și către conturile separate ale utilizatorilor de pe platformele sociale alese.
Cu toate acestea, atunci când creați un hyperlink cu pictogramele către platformele de socializare, asigurați-vă că folosiți fie formatul PNG, fie JPG al imaginii și că ați aplicat atributul border=0 la imaginea în sine. În caz contrar, este posibil să apară o bordură albastră nedorită în jurul întregii imagini.
În plus, este o idee bună să adăugați în semnătura dvs. un banner pe care se poate face clic și care face legătura cu evenimentul sau activitatea dvs. care poate fi ulterior partajat printre clienții dvs. În acest fel puteți promova campaniile de marketing co importante ale companiei dvs. aproape fără niciun efort.
În concluzie, acum ar trebui să știți cum să proiectați o semnătură de e-mail bună și să o faceți să arate coerentă chiar și pe platformele mobile, fără a fi nevoie să citiți un text enorm de mic din cauza zoom out-ului din mesaj, ceea ce poate fi o adevărată pacoste. Cheia este să păstrați designul cât mai simplu posibil și să folosiți metodele vechi și bune în loc să vă jucați cu coduri CSS avansate care pot fi pur și simplu ignorate de clienții de e-mail. Practic, există două tipuri de semnături care sunt cele mai bune de utilizat: cea orizontală, plasată într-un tabel HTML, care totuși nu este prea lat, și cea verticală, care afișează detaliile una sub alta.
Când vine vorba de adăugarea de semnături la e-mailurile trimise clienților dumneavoastră, utilizarea soluțiilor de semnături de e-mail centralizate este cea mai bună modalitate de a face acest lucru. Acest lucru se datorează faptului că aceste soluții, profitând de informațiile personale stocate în Active Directory sau Office 365, pot fi folosite pentru a crea semnături individuale pentru fiecare dintre utilizatorii dvs. sau chiar pentru a insera link-uri personalizate de social media. Un alt lucru important de subliniat este faptul că aceste soluții pot fi folosite pentru a crea cu ușurință bannere care să informeze destinatarii despre evenimentele importante ale companiei.
Nu ezitați să încercați gratuit CodeTwo Email Signatures for Office 365 și CodeTwo Exchange Rules Pro și să folosiți cu folos editorii WYSIWYG ai acestora pentru a crea o semnătură de e-mail coerentă și arătoasă.