Alai

Miza contractelor de achiziție

Contractele creează cadrul pentru fiecare proiect sau licitație în parte și, prin urmare, este esențial să se utilizeze contractul corect pentru fiecare proiect. Dacă se face o greșeală aici, aceasta ar putea costa compania mai mulți bani pe termen lung. Cheltuieli și responsabilități suplimentare pot apărea din 1) faptul că trebuie să cheltuiască resurse suplimentare pentru a determina cealaltă parte să se conformeze sau 2) necesitatea de a plăti suplimentar pentru că a fost utilizat un contract care ajunge să coste mai mult, de exemplu, un contract de timp și materiale în loc de un preț fix pentru proiectul greșit.

Mai jos este o listă a fiecărui tip de opțiuni de contracte de achiziții care sunt utilizate în mod obișnuit pentru departamentele de achiziții, precum și circumstanțele optime pentru utilizarea unui anumit tip de contract.

Tip de contract I: Contracte cu preț fix

Aceste tipuri de contracte sunt cel mai bine utilizate atunci când o persoană știe exact care este domeniul de aplicare al lucrării. Un contract cu preț fix, numit și contract cu sumă forfetară, este ideal pentru a menține costurile la un nivel scăzut atunci când domeniul de aplicare al proiectului este previzibil. De exemplu, în cazul în care o companie solicită servicii de la un furnizor, iar domeniul de aplicare al lucrării este clar definit, acest contract garantează că societatea va plăti doar o anumită sumă de bani pentru munca necesară. Iată și alte beneficii ale utilizării acestui tip de contract:

o Odată ce ambele părți au semnat contractul, vânzătorul este obligat să presteze serviciul în intervalul de timp stabilit. Acest lucru va contribui în mare măsură la asigurarea faptului că proiectul dvs. va fi finalizat cu succes la timp.

o Elimină presupunerile legate de preț. De exemplu, dacă angajați un antreprenor pentru a finaliza un proiect în baza unui contract cu preț fix, acesta este obligat să facă lucrarea pentru suma menționată în contract. Acest lucru face controlul costului unui proiect mult mai ușor.

o Vânzătorul își asumă cea mai mare parte a riscului, deoarece s-a angajat în mod legal să respecte specificațiile proiectului.

Acest tip de contract este cel mai potrivit pentru externalizarea sau proiectele la cheie.

Subtipuri de contracte cu preț fix

În cadrul contractelor cu preț fix, există alte trei subtipuri și, din nou, fiecare dintre ele este ideal pentru scenarii specifice. Iată o scurtă prezentare generală a fiecăruia dintre ele.

o Contractul cu preț fix ferm (FFP). Acesta este cel mai simplu dintre toate contractele cu preț fix. Prețul de vânzare sau onorariul este fix , la fel ca și intervalul de timp. De exemplu, contractul poate stipula că vânzătorul trebuie să finalizeze lucrarea pentru prețul de 10.000 de dolari până la sfârșitul lunii. Dacă vânzătorul face o greșeală sau face ceva care să provoace o creștere a costurilor, el va fi responsabil pentru aceasta, iar prețul va rămâne la 10.000 de dolari. Acest tip de contract ar trebui să fie utilizat atunci când domeniul de aplicare al lucrării este descris în detalii meticuloase, motiv pentru care birourile guvernamentale preferă adesea să îl folosească. Acesta este cel mai ușor de utilizat tip de contract pentru profesioniștii din domeniul achizițiilor publice, deoarece facilitează preluarea ofertelor și evaluarea lor în comun.

o Contractul cu preț fix și onorariu stimulativ (FPIF). Acest tip de contract include tot ceea ce face contractul FFP, dar adaugă un stimulent monetar pentru ca vânzătorul să facă o treabă și mai bună, sau să rămână în avans față de termen. De exemplu, contractul poate include un stimulent financiar în cazul în care vânzătorul termină lucrarea la timp sau mai devreme, la un preț egal sau mai mic decât prețul ofertat, sau se comportă într-un mod exemplar. Acest tip de contract este foarte potrivit pentru a oferi stimulentul necesar pentru a se asigura că proiectul este finalizat la timp și la un cost mai mic sau egal cu acesta.

o Contracte cu preț fix cu ajustare economică a prețului (FP-EPA). Acesta este tipul de contract care trebuie utilizat în cazul în care se preconizează că proiectul va dura o perioadă lungă de timp, deoarece protejează vânzătorul de inflație. De exemplu, întreprinderile pot include o clauză care îi oferă contractantului o anumită creștere procentuală după o perioadă de timp prestabilită. Multe organizații bazează acest procent pe indicele prețurilor de consum.

Probleme posibile cu un contract cu preț fix

În ciuda tuturor beneficiilor unui contract cu preț fix, există unele dezavantaje pe care întreprinderile trebuie să le ia în considerare. Iată câteva lucruri pe care trebuie să le luați în considerare atunci când vă gândiți să folosiți acest tip de contracte cu preț fix:

o Domeniul de aplicare al lucrării trebuie să fie perfect definit atunci când se semnează contractul. Dacă domeniul de aplicare este lăsat ambiguu în vreun fel, vânzătorul poate încerca să ceară mai mulți bani este perceput că domeniul de aplicare s-a schimbat în vreun fel. Aceste tipuri de inadvertențe pot face cu ușurință ca un proiect să depășească bugetul și ar trebui să fie urmărite.

o Unii contractori pot depune o ofertă scăzută pentru a primi contractul, iar apoi să adauge domeniul de aplicare la proiect pentru a mări prețul. Evitați acest lucru acordând o atenție deosebită oricăror modificări aduse de antreprenor la domeniul de aplicare al proiectului.

Tipul II de contract: Contractele cu costuri rambursabile

Un alt tip de contract utilizat frecvent este contractul cu costuri rambursabile, care este cunoscut și sub denumirea de contract cu costuri rambursabile. În cazul în care domeniul de aplicare al unui proiect este incert sau susceptibil de a se schimba, acest tip de contract poate fi cel mai bine utilizat pentru a-i menține pe toți în grafic și în limitele bugetului. Premisa de bază a contractului este că vânzătorul va fi rambursat pentru costuri atunci când lucrarea sa este finalizată și, de asemenea, va câștiga un onorariu pentru profitul său. Întreprinderile vor avea o anumită flexibilitate în contract în ceea ce privește stabilirea părții de „onorariu” a contractului. De exemplu, onorariul se poate baza pe modul în care vânzătorul îndeplinește sau depășește obiectivele proiectului, pe cât de aproape de termenul de finalizare a lucrării sau pe cât de bine reușește antreprenorul să se încadreze în bugetul proiectului sau să se situeze sub acesta.

În cazul contractelor de rambursare a costurilor, dacă cerințele nu sunt stabilite cu exactitate, vânzătorii pot încerca să țină cont de creșterea domeniului de aplicare ca o modalitate de a anticipa creșterea costurilor. O metodă potențială de evitare a creșterii domeniului de aplicare este plafonarea onorariului potențial acordat contractantului.

Cele patru tipuri de subtipuri de contracte cu rambursare de costuri

Ca și în cazul contractului cu preț fix, există variații pentru un contract cu rambursare de costuri. Cele patru dintre care întreprinderile aleg de obicei sunt:

o Contractul cost plus taxă fixă (CPFF). În cazul în care proiectul este considerat de risc ridicat și există temeri că organizația contractantă nu va fi capabilă să atragă ofertanți, acest tip de contract este o alegere ideală. Cu el, vânzătorul este protejat de riscuri, deoarece organizația contractantă le va suporta pe toate. Contractul ar trebui să includă o clauză prin care vânzătorul să fie plătit pentru costurile pe care le suportă, plus o taxă care nu se bazează pe această performanță. De exemplu, contractantului i se vor plăti costurile sale, plus o taxă de 10.000 de dolari.

o Contract cu taxă de stimulare a costurilor (CPIF). În acest tip de contract, organizația contractantă își va asuma, de asemenea, riscul, dar acest risc va fi mai mic, deoarece contractantul va avea un stimulent suplimentar. Antreprenorul va fi rambursat pentru costurile sale, plus o taxă de stimulare care se bazează pe performanța muncii. Onorariul de stimulare este, de obicei, un procent prestabilit din economiile rezultate din performanța vânzătorului și este, de obicei, împărțit între cumpărător și vânzător.

o Cost Plus Award Fee (CPAF). În timp ce onorariul de stimulare se bazează pe un procent predeterminat din economii, un premiu este subiectiv și se bazează pe cât de bine consideră cumpărătorul că vânzătorul și-a îndeplinit obiectivele de performanță. Deoarece premiul este subiectiv, acesta nu este susceptibil de apel. Atunci când creați contractul, utilizați un limbaj care să precizeze că vânzătorului i se poate acorda un premiu de până la o sumă de dolari dacă îndeplinește sau depășește cerințele de lucru stipulate în termenii contractului.

o Cost plus procent din cost (CPPC). Un contract CPPC plătește vânzătorului toate costurile, plus un procent din aceste costuri ca profit suplimentar. Fiți atenți la acest tip de contract deoarece oferă un stimulent pentru unii vânzători de a-și umfla costurile pentru a primi un profit mai mare.

Contracte de timp și materiale

Forma de contract de timp și materiale este folosită mai ales atunci când vânzătorul oferă forță de muncă, iar riscul este distribuit în mod egal între cumpărător și vânzător. Acest tip de contract este utilizat de obicei pentru a angaja un expert sau alți vânzători externi. În el, va trebui să enumerați calificările sau experiența dorită, iar vânzătorul va prezenta un tarif orar ca ofertă. Asigurați-vă că stabiliți o limită sau vă puteți trezi rapid că ați depășit bugetul.

Ordine de cumpărare

Ordinele de cumpărare sunt poate unul dintre cele mai comune documente din departamentul de achiziții. Comenzile de achiziție sunt folosite pentru ca organizațiile să își definească relația cu vânzătorii și acționează la fel ca un contract.

Când o companie dorește să solicite o comandă de bunuri sau servicii, aceasta trimite vânzătorilor o comandă de achiziție care conține cererea de comandă. Formularul include tipul de articol, numărul de articole și un preț convenit de comun acord. Ca și în cazul contractelor cu preț fix, cu cât o comandă de cumpărare poate fi mai specifică, cu atât mai bine. Cumpărătorii ar trebui să includă detalii exhaustive în document pentru o comandă de cumpărare mai eficientă și mai benefică.

Când un vânzător, furnizor, vânzător și așa mai departe, acceptă o comandă de cumpărare, aceasta acționează ca un contract. Ei încheie un contract obligatoriu din punct de vedere juridic între ei și cumpărător. Din acest motiv, cumpărătorul ar trebui să utilizeze întotdeauna un limbaj explicit, clar și specific pentru a comunica solicitări vânzătorului. Acest lucru poate prezenta mai multă muncă la început, dar are avantajul suplimentar de a se asigura că nu există nicio confuzie atunci când comanda de cumpărare este primită și executată.

Un avantaj suplimentar al comenzilor de cumpărare este că, în cazul în care cumpărătorul ar refuza plata, vânzătorul ar fi protejat, deoarece cumpărătorul este obligat prin termenii comenzii să plătească prețul convenit.

Selectarea formei de contract adecvate va contribui la asigurarea faptului că următorul proiect al companiei dumneavoastră are cele mai mari șanse de succes are cele mai mari șanse de a se finaliza în limitele bugetului proiectului și servește obiectivelor generale ale companiei, reducând în același timp riscurile și eliminând cheltuielile inutile.

Peste selectarea tipului de contract potrivit pentru o anumită lucrare, redactarea, negocierea și executarea bună a acestor contracte este un proces crucial pentru succes.

Chiar dacă se alege și se redactează tipul de contract potrivit pentru o anumită lucrare, probabil că va trebui totuși să fie negociat, ceea ce se poate transforma adesea într-o sarcină laborioasă și plictisitoare. Agravarea asociată cu negocierile contractuale poate fi eliminată însă printr-o platformă de gestionare a contractelor bazată pe cloud.

Concord este o platformă de gestionare a contractelor bazată pe cloud care schimbă modul în care lumea creează, negociază, semnează și gestionează contractele. Cu Concord, contractele pot fi stocate online și pot fi negociate cu furnizori, contractori, terți etc. fără a fi nevoie să părăsească platforma, ceea ce duce la un proces ușor și transparent care asigură că toate părțile sunt la curent cu termenii, datele și așteptările, fără bătăile de cap obișnuite care vin odată cu colaborarea și negocierea.

Unul dintre principalele beneficii ale software-ului de gestionare a ciclului de viață al contractelor (CLM) este acela că face colaborarea simplă și ușoară. Un program software de colaborare permite întregii echipe să acceseze o schiță de contract în cloud de oriunde s-ar afla, să facă comentarii pe anumite porțiuni ale documentului și să redefinească documentul. Fiecare membru al echipei va primi alerte atunci când se fac comentarii sau modificări, astfel încât toată lumea poate rămâne informată. Atunci când doriți să integrați aceste modificări în document, acest lucru se poate face cu ușurință online.

.