Chiar dacă aveți un angajat sau sute, trebuie să urmați procedurile formale pentru a-i plăti. Puteți efectua aceste sarcini de salarizare dvs. sau puteți externaliza procesul, încredințându-l unui serviciu profesionist de salarizare.
Nu contează ce tip de serviciu de procesare a salariilor folosiți, este foarte important să vă amintiți că dvs. – ca proprietar al afacerii – sunteți responsabil pentru tot ceea ce ține de salarizare. Externalizarea salarizării nu vă înlătură responsabilitatea de a plăti și de a raporta toate impozitele pe salarii la timp și în întregime și de a plăti angajaților exact ceea ce li se cuvine.
Motive pentru externalizarea salarizării
Considerați costul timpului dvs. Sarcina dvs. ca proprietar de afacere este de a vă conduce afacerea, nu de a procesa salarizarea. Încercarea de a vă ocupa singur de salarizare înseamnă să vă răpiți timpul de la alte sarcini cheie, cum ar fi găsirea de clienți sau crearea de parteneriate.
Nu trebuie să vă faceți griji în acest sens. Un procesator de salarii are întotdeauna pe cineva dedicat afacerii dvs., așa că nu trebuie să vă faceți griji pentru a vă asigura că toți angajații sunt plătiți la timp dacă decideți să vă luați câteva zile libere.
Este mai puțin complicat. Impozitele pe salarii sunt complexe deoarece există mai multe tipuri diferite de taxe pe care trebuie să le colectați și să le plătiți și multe formulare complicate de completat. Acestea includ impozitul federal pe venit, impozitul de stat pe venit, impozitul FICA pentru asigurări sociale și Medicare și impozitul federal și de stat pe șomaj.
Impozitele se schimbă tot timpul. În fiecare an, pot exista modificări ale legilor fiscale, ale ratelor de impozitare sau ale termenelor limită pentru depunerea rapoartelor. În calitate de întreprindere individuală, este dificil să rămâi la curent cu toate aceste schimbări pentru a evita amenzile și penalitățile pentru plata cu întârziere sau plata insuficientă.
Consultați acest calendar anual de salarizare pentru a vă face o idee despre datele scadente pentru raportare și plată.
Sarcini pe care le puteți externaliza
Puteți găsi un serviciu de procesare a salariilor care vă poate ajuta cu unele sau toate aceste sarcini de salarizare:
- Menținerea înregistrărilor de salarizare, inclusiv a formularelor și consimțămintelor (de obicei online)
- Utilizarea sumelor pentru salarii, rețineri și deduceri pentru a crea cecuri de plată
- Întoarcerea acestor cecuri de plată către angajați, de obicei prin depunere directă
- Calcularea rapoartelor anuale privind salariile și impozitele, Formularul W-2 pentru angajați și Formularul 1099-MISC pentru non-angajați
- Submiterea rapoartelor privind impozitul pe salarii – cum ar fi Formularul 941 – și plățile către IRS și state
- Alte sarcini legate de salarizare, cum ar fi raportarea și plata taxelor de șomaj
- Întoarcerea plăților pentru alte deduceri, cum ar fi planurile de sănătate sau de pensie, popririle pe salarii și non-angajații
Software de salarizare vs. software de salarizare. Serviciul de salarizare
Există două modalități de bază prin care o afacere poate efectua salarizarea:
Opțiunea 1: O puteți face singur folosind un software de salarizare. Aplicațiile software de salarizare online funcționează într-un mod similar cu software-ul fiscal. Acestea vă oferă o mână de solicitări și informații, dar dumneavoastră – sau cineva din cadrul afacerii dumneavoastră – trebuie să efectuați toate datele introduse. Compania de software poate oferi asistență online, prin telefon, chat sau întrebări frecvente.
Opțiunea 2: Puteți externaliza procesul dându-i unui serviciu de salarizare informațiile de bază despre angajați și lăsându-l să se ocupe de salarizare, să trimită cecuri de plată, să facă toate rapoartele și să trimită toate plățile de impozite pe salarii.
Dacă doriți să sprijiniți afacerile locale, puteți folosi, de asemenea, un contabil local sau un serviciu de contabilitate.
Aceste afaceri au oameni care fac oricare sau toate sarcinile folosind un software de salarizare. Avantajul acestor servicii de procesare a salariilor este contactul mai direct cu o persoană reală care vă poate ajuta cu probleme și întrebări.
Cât costă un serviciu de salarizare?
Majoritatea serviciilor lucrează pe o bază lunară, taxând în funcție de volumul numărului de cecuri scrise, rapoarte depuse și plăți efectuate. Puteți obține, de asemenea, servicii suplimentare, cum ar fi 1099 și procesarea beneficiilor, plătind mai mult.
De exemplu, Patriot Payroll Software percepe 10 dolari pe lună pentru serviciul lor de bază, plus 4 dolari pentru fiecare angajat, și oferă următoarele servicii:
- Sprijin gratuit din partea experților
- Configurare gratuită a sistemului de salarizare
- Depunere directă gratuită
- Portal gratuit pentru angajați
- Integrare gratuită a compensației lucrătorilor
- Inlimitat, personalizabile
- Printable W-2s
- Acumulări de timp liber
Pentru 30 de dolari pe lună, vă vor ajuta cu formularele W-2 și vă vor depune și depune impozitele federale, de stat și locale. De asemenea, vor asigura depunerea taxelor de sfârșit de an.
Întrebări pe care trebuie să le puneți înainte de externalizarea salarizării
În timp ce discutați cu potențialele servicii de salarizare, citiți recenzii și cereți referințe. Iată câteva întrebări pe care trebuie să le puneți:
- Cât de sigur este sistemul dumneavoastră? Ați avut vreodată o încălcare a datelor?
- Cât de des vă actualizați sistemul? Aveți copii de rezervă în caz de pierdere de date sau de cădere a sistemului?
- Cum vă țineți la curent cu modificările legislației fiscale? Cât de des vă actualizați datele în funcție de modificările fiscale?
- Cât timp ați fost în afaceri?
- Cum vă ocupați de serviciul clienți? Pot să sun și să vorbesc cu o persoană reală? Cât de repede răspundeți la solicitările urgente?
- Dacă trebuie să fac corecții, cât de repede le puteți face?
- Cum știu că trimiteți rapoartele și efectuați plățile înainte de termen? Ce confirmări îmi trimiteți?
Dacă sunteți la început de drum cu salarizarea, alocați-vă puțin timp pentru a citi această prezentare generală a modului de configurare a unui sistem de impozitare a salariilor. Apoi faceți o listă cu ceea ce sunteți dispus să faceți singur și ceea ce doriți să facă un serviciu de salarizare.
.