Alai

În efortul de a proteja Universitatea, angajații, studenții și vizitatorii săi, UT efectuează verificări ale antecedentelor înainte de angajare pentru toate posturile regulate ale facultății și personalului.

Verificările de fond sunt efectuate pentru candidații selectați înainte de a face o ofertă de angajare, iar ofertele sunt condiționate de efectuarea cu succes a verificărilor de fond.

Angajații actuali angajați înainte de 1 ianuarie 2011 și care candidează pentru anumite posturi interne vor fi, de asemenea, obligați să se supună verificărilor de fond. Printre aceste poziții se numără cele care lucrează cu securitatea, finanțele, copiii sau utilizarea cheilor principale ale clădirilor.

MAI MULTE DESPRE VERIFICĂRILE DE ANTECEDENTE

Legile directoare privind verificările de antecedente

Introducere

Într-un efort de a proteja universitatea, angajații, studenții și vizitatorii săi, Universitatea va efectua verificări ale antecedentelor penale înainte de a face o ofertă de angajare pentru orice poziție de profesor sau de personal. Această verificare a antecedentelor penale va include o analiză a sancțiunilor privind licențele profesionale.

Amplasament

Universitatea trebuie să efectueze o verificare a antecedentelor pentru toți noii membri ai corpului profesoral și ai personalului. Campusurile individuale vor stabili dacă trebuie să completeze verificarea antecedentelor angajaților cu termen. Se vor face excepții pentru următoarele categorii de angajați:

• finaliști pentru numiri în cadrul facultății sau postdoctorat care prezintă documente valabile de autorizare a muncii de la Departamentul de Securitate Internă (trebuie verificată eligibilitatea de muncă);
• membri ai facultății care sunt angajați la Oak Ridge National Laboratory; și
• membri ai facultății cu numiri adjuncte, cu salariu zero.

Procesul

1. Este necesar un formular de autorizare semnat de către finalist înainte de a putea fi solicitate informații privind antecedentele penale. Aceste informații sunt colectate în timpul procesului de aplicare. În cazul în care un potențial angajat refuză să furnizeze o astfel de autorizație, persoana respectivă nu este eligibilă pentru a fi luată în considerare pentru angajare.
2. Dacă verificarea nu poate fi finalizată înainte de a se face o ofertă, scrisoarea de numire trebuie să menționeze că oferta va fi retrasă sau angajarea va înceta dacă rezultatele verificării antecedentelor penale sunt inacceptabile.
3. După primirea formularului de autorizare, Biroul de recrutare va transmite informațiile furnizorului extern al universității. Verificările de cazier durează de obicei între 2-3 zile, în funcție de jurisdicție. Un raport tipic de cazier judiciar include:
   • Verificarea și urmărirea numărului de securitate socială
   • Cercetarea cazierului judiciar județean
   • Cercetarea cazierului judiciar federal
   • Cercetarea bazei naționale de date penale
   • Cercetarea bazei naționale de date privind infractorii sexuali
   • Cercetarea cazierului auto
   • Baza de sancțiuni pentru permisele profesionale

   Cercetarea instanțelor județene recuperează dosare ale instanțelor județene; cauzele aflate pe rolul instanțelor județene se referă la chestiuni de drept statal. Căutările în dosare de stat implică recuperarea dosarelor judiciare prin intermediul unui depozit de stat, cum ar fi poliția de stat sau o altă agenție, sau prin intermediul unui sistem judiciar de stat. Căutările în instanțele federale presupun recuperarea dosarelor judiciare federale de la instanțele districtuale din Statele Unite; cauzele tratate în instanțele federale privesc chestiuni de drept al Statelor Unite.

4. Solicitanții sunt obligați să dezvăluie în cererile lor toate condamnările penale și contravenționale (cu excepția încălcărilor minore ale legislației rutiere). Aceasta include toate condamnările care au avut loc sub un alt nume decât cel furnizat în cerere. Arestările, spre deosebire de condamnări, nu ar trebui să fie luate în considerare în scopul angajării. Solicitanții care nu dezvăluie toate condamnările pentru infracțiuni sau contravenții în cerere pot fi eliminați de la luarea în considerare pentru angajare pe baza falsificării cererii.
5. Înainte de a lua orice măsură nefavorabilă pe baza unui raport de cazier judiciar, universitatea va informa persoana în cauză cu privire la intențiile sale într-o scrisoare de pre-acțiune nefavorabilă. Universitatea trebuie să ofere solicitantului o perioadă de timp, nu mai puțin de cinci zile lucrătoare, pentru a contesta și/sau corecta raportul cu furnizorul. Universitatea trebuie să primească o confirmare din partea furnizorului că raportul a fost corectat și să primească un raport actualizat. Împreună cu scrisoarea de pre-acțiune adversă, universitatea trebuie să furnizeze solicitantului o copie a drepturilor consumatorului în conformitate cu FCRA, așa cum este prevăzut de FTC. Resursele umane au la dispoziție aceste formulare.
6. Existența unei condamnări penale nu exclude automat un candidat de la eligibilitatea pentru angajare. Universitatea va analiza fiecare candidat de la caz la caz, luând în considerare natura și gravitatea infracțiunii, timpul scurs de la condamnare, istoricul general de muncă al candidatului și tipul postului pentru care candidatul dorește să fie angajat.
7. În cazul în care Universitatea procedează cu acțiunea adversă, Universitatea trebuie să furnizeze persoanei în cauză o notificare că a refuzat angajarea candidatului sau a concediat angajatul pe baza informațiilor conținute în raportul de cazier. Resursele umane au, de asemenea, aceste formulare la dispoziție.
8. Dacă Resursele umane recomandă ca un candidat să fie eliminat sau ca un angajat să fie concediat, iar departamentul dorește să procedeze la angajarea candidatului sau la păstrarea angajatului, departamentul trebuie să obțină aprobarea cancelarului sau a vicepreședintelui corespunzător.

Responsabilități

Deciziile privind angajarea personalului sunt responsabilitatea HRO și a CBO (sau a reprezentantului). Biroul Consilierului General și/sau Sistemul de Resurse Umane pot asigura supravegherea, după caz. Deciziile pentru angajarea cadrelor didactice vor fi luate de către prodecan/directorii universitari șefi.

Confidențialitate

Informațiile privind antecedentele trebuie să fie considerate confidențiale și protejate împotriva divulgării neautorizate. Informațiile nu vor fi comunicate sau dezvăluite în alt mod niciunei persoane sau agenții, cu excepția persoanelor care au nevoie să cunoască aceste informații pentru a lua o decizie cu privire la cererea de angajare. Universitatea ar trebui să distrugă rapoartele de antecedente la finalizarea procesului de angajare.

Verificări de antecedente pe bază de amprente digitale

Universitatea din Tennessee efectuează verificări de antecedente penale pe bază de amprente digitale prin intermediul Biroului de Investigații din Tennessee și al Biroului Federal de Investigații numai atunci când acest lucru este impus de legislația de stat sau federală (de exemplu, profesori sau asistente medicale).

Utilizare și diseminare. Informațiile din cazierul judiciar („CHRI”) obținute de la TBI și FBI sunt utilizate exclusiv de către departamentul de angajare pentru a verifica încălcarea (încălcările) penală (penale) și nu sunt diseminate. Rezultatele sunt considerate confidențiale și sunt accesibile numai funcționarului care face angajarea sau persoanei desemnate. CHRI este accesat numai de către personalul autorizat în exercitarea atribuțiilor sale și nu este niciodată divulgat publicului.

Conservare și securitate. Fiecare departament de angajare adoptă proceduri pentru a se asigura că CHRI este depozitat într-un loc sigur. Zonele în care se procesează și se manipulează CHRI sunt limitate la personalul autorizat identificat de șeful de departament. Zona nu trebuie să fie la vederea publicului și a personalului neautorizat. Șeful departamentului păstrează o listă a tuturor angajaților care au acces la CHRI, pot prelucra, disemina și/sau distruge CHRI.

Îndepărtarea CHRI. Atunci când CHRI nu mai sunt necesare, acestea sunt distruse prin ardere, distrugere sau prin alte metode care fac informațiile ilizibile. Distrugerea înregistrărilor trebuie să se efectueze în conformitate cu dispozițiile privind eliminarea înregistrărilor care se găsesc în Politica fiscală FI0120.

Mutilare. Angajații care utilizează CHRI în orice alt scop decât verificarea cazierului judiciar pentru un potențial angajat vor fi supuși unor măsuri disciplinare care pot ajunge până la concediere. Dezvăluirea intenționată a CHRI în scopuri necorespunzătoare ar putea duce, de asemenea, la răspundere penală. Orice angajat care are cunoștință de utilizarea necorespunzătoare a CHRI trebuie să raporteze imediat o încălcare Departamentului de Resurse Umane sau Biroului de Consiliere Generală.

Programe care implică minori

Se efectuează, de asemenea, verificări ale antecedentelor, în conformitate cu Politica de Siguranță 0575, pentru toți angajații sau persoanele aflate într-o poziție contractuală sau de voluntariat cu Universitatea care au contact direct cu minorii prin intermediul anumitor programe.

POLITICA DE PROGRAME PENTRU MINORI