Vaikka voit ryhtyä toimenpiteisiin varmistaaksesi, ettet koskaan missaa puhelua, on väistämätöntä, että silloin tällöin sattuu, että soittaja jää jostain syystä huomaamatta.
Kunnollisella puhelinjärjestelmällä ja puhelujen kirjaamisella voidaan poistaa vastaamatta jääneiden tai kadonneiden puhelujen mahdollisuus lähes kokonaan, mutta sinulla tulisi kuitenkin olla menettelyt ja standardit niitä tilanteita varten, kun näin tapahtuu. Sinulle soittavat asiakkaat odottavat, että heistä huolehditaan ja nopeasti, minkä vuoksi tämän viestin vinkit ovat hyödyllisiä sinulle yrityksen omistajana.
Varmista, että kaikista puheluista tallennetaan tallenteet
Kun puhelu jää huomaamatta, siitä on varmasti tallenteet järjestelmälokissasi tai siinä varsinaisessa laitteessa, johon puhelu tuli, mutta näin ei aina ole. Kun puhelu jää saamatta eikä sinulla ole käytössäsi mitään menettelyä sitä varten, on mahdollista, että puhelu on poistettu tai jotenkin kadonnut järjestelmässäsi olevien puutteiden tai jopa puhelinoperaattorin kanssa ilmenneiden ongelmien vuoksi. Muista pitää erillistä luetteloa kaikista yrityspuheluistasi, jotta voit palauttaa vastaamatta jääneet puhelut.
Jos käytössäsi on Talkroute-järjestelmä, tilisi sisältää puhelulokin, joka tallentaa automaattisesti jokaisen vastaanottamasi puhelun ja tekstiviestin sekä joukon yksityiskohtaisia puhelutietoja, mutta siitäkin huolimatta on hyvä pitää erillistä luetteloa omaksi viitteeksi. Erilliseen puhelutietueeseesi voit jopa merkitä, mitkä puhelut on palautettava tai mitkä ovat jääneet vastaamatta.
Älä oleta, että he soittavat takaisin
Saatat toisinaan sivuuttaa vastaamatta jääneet yrityspuhelut, koska kuvittelet, että jos henkilö tarvitsee jotakin yritykseltäsi, hän soittaa varmasti takaisin, eikö? Saatat jopa sivuuttaa nämä puhelut, koska vastaat edelleen säännöllisesti lähes kaikkiin puheluihin. Tuo ei rehellisesti sanottuna ole hyvä asenne vastattuja vs. vastaamatta jääneitä puheluita kohtaan, sillä kaikilla puheluilla on merkitystä.
Entä jos se, jolle et vastannut ja joka ei vastannut, kirjoitti yrityksestäsi hirvittävän arvostelun tai lähetti siitä viraalisen twiitin? On vain hyvä toimintatapa huolehtia jokaisesta asiakkaasta parhaalla mahdollisella tavalla.
Yritykseesi soittavat asiakkaat saattavat yrittää tavoittaa sinua vain kerran, ja jos jätät puhelun vastaamatta, et ehkä saa toista tilaisuutta. Se on automaattisesti menetettyä potentiaalista tuloa. Monilla yrityksillä ei ole käytössä puhelinjärjestelmää, kuten Talkrouten kaltaista virtuaalista puhelinjärjestelmää, joka näyttää aina, jos puhelu on jäänyt vastaamatta.
Jos käytät esimerkiksi vain matkapuhelintasi ilman siihen liitettyä virtuaalista järjestelmää tai käytät vain yhtä toimiston puhelinlinjaa, puhelu jää helposti vastaamatta, koska se voi joskus soida läpi ilman, että kukaan tiimistäsi on paikalla vastaamassa siihen. On myös mitä tahansa skenaarioita, joissa ne voivat jäädä vastaamatta, jos sinulla ei ole käytössäsi puhelunhallintajärjestelmää.
Varmista, että vastaamatta jääneisiin puheluihin vastataan nopeasti
Älä oleta, että joku tiimistäsi vastaa vastaamatta jääneisiin puheluihin. Itse asiassa useimmat työntekijät eivät luultavasti pidä velvollisuutenaan vastata puheluun, ellet ole nimenomaisesti ilmoittanut, että sitä vaaditaan heiltä.
Tämä ei tarkoita, etteikö työntekijä välittäisi asiakkaista; hän saattaa vain olettaa, että joku muu hoitaa asian jo, jos johto ei ole kertonut hänelle, että hänen pitäisi vastata vastaamatta jääneisiin puheluihin. Yksi suurimmista virheistä, joita ihmiset yleensä tekevät, on se, että he luulevat muiden tietävän, mitä he ajattelevat, kertomatta itse muille, mitä he ajattelevat.
Tämä on eräänlainen kognitiivinen harhaluulo, josta meidän kaikkien on oltava tietoisia. Niinpä on tietenkin parempi, jos et koskaan jätä puhelua soittamatta – ja sen pitäisi olla tavoitteena aina – mutta jos jätät soiton soittamatta, se kertoo paljon asiakkaalle, jos soitat hänelle välittömästi takaisin. Tämä ei ainoastaan välitä, että sinulla on tapana pysyä ajan tasalla yrityksesi toiminnoista, vaan se osoittaa myös selvästi, että välität asiakkaistasi.
Kaikkakin joudut tekemään sen itse, ota tavoitteeksesi soittaa asiakkaille takaisin mahdollisimman pian. Hyödyllinen käytäntö on myös se, että laitat ainakin yhden henkilön tiimistäsi vastaamaan vastaamatta jääneisiin puheluihin tai ainakin kirjaamaan ne heti, kun ne saapuvat.
Käytä oikeasuhtaista vastausta
Mikä on oikeasuhtainen vastaus? Se tarkoittaa tässä käsiteltävän asian yhteydessä sitä, että vastaat asiakkaalle niin, että se vastaa sitä aikaa ja energiaa, jonka hän on käyttänyt ottaessaan sinuun yhteyttä.
Yleissääntönä kannattaa vastata vastaamatta jääneisiin puheluihin oikeassa suhteessa; eli jos joku soitti sinulle, sinun pitäisi vastata puhelinsoitolla, ei tekstiviestillä tai muulla menetelmällä. Jos joku on ottanut yhteyttä yritykseesi tekstiviestillä, on luultavasti ihan ok lähettää ainakin ensimmäinen vastaus tekstiviestillä, joka on silti oikeasuhtainen vastaus.
Lisäksi yksi seikka, joka voi olla erittäin hyödyllinen osoittaaksesi asiakkaalle, ettet ole unohtanut häntä (mikä on tämän keskustelun perimmäinen ajatus), on se, että kerrot asiakkaalle, että otat häneen yhteyttä lähiaikoina – jos et voi tehdä sitä heti. Itse asiassa ei ole pahinta asettaa automaattisia tekstiviestejä tätä tarkoitusta varten, kunhan noudatat sääntöjä ja vastaat heille ajoissa, koska tekstiviesti-ilmoitus kertoo heille, että teet niin.
Tämä on toinen tilaisuus, jolloin voit lähettää tekstiviestin, mutta vain kertoaksesi heille, että olet vastaanottanut heidän puhelunsa. Muista, että asiakkaalle voi olla vastenmielistä, jos vastaat hänen vastaamatta jääneeseen puheluun pelkällä tekstiviestillä.
Toivomme, että tämä artikkeli auttaa sinua käsittelemään, käsittelemään ja vastaamaan asianmukaisesti niihin tapauksiin, joissa myöhästyt yrityspuhelusta, jolloin tässä olevista vinkeistä on varmasti hyötyä sinulle. Kannattaa kuitenkin muistaa, että paras tapa ratkaista tämä ongelma on välttää se kokonaan. Sitä varten tarvitset vain hyvän puhelinjärjestelmän, joka hallitsee kaikki puhelut ammattimaisin ominaisuuksin, mukaan lukien luotettava puhelinluettelo.
Vaikka voit reagoida vastaamatta jääneisiin puheluihin tunnollisesti ja tehokkaasti ilman ammattimaista järjestelmää, on paljon parempi, että sinulla on järjestelmä. Jos sinusta tuntuu, että saatat tarvita luotettavampaa järjestelmää puheluiden seurantaan, voit tutustua Talkrouten ilmaiseen kokeiluversioon täällä: https://talkroute.com/sign-up/
Toivomme, että nautit tästä artikkelista ja että jatkat kanssamme, kun autamme sinua kasvattamaan liiketoimintaasi! Blogimme on 100-prosenttisesti ilmainen, eikä sinun tarvitse olla Talkrouten asiakas hyötyäksesi materiaaleistamme. Jos kuitenkin haluat kokeilla Talkrouten virtuaalista puhelinjärjestelmää ilmaiseksi, voit rekisteröityä kokeilukäyttöön täällä. Nähdään muutaman päivän päästä!