Mégis tehet intézkedéseket annak érdekében, hogy szinte soha ne maradjon le egy hívásról sem, elkerülhetetlen, hogy időről időre előforduljon, hogy egy hívó valamilyen oknál fogva kicsúszik a kezei közül.
A megfelelő telefonrendszer és hívásnapló szinte teljesen kizárhatja az elmaradt vagy elveszett hívások lehetőségét, de ennek ellenére rendelkeznie kell eljárásokkal és szabványokkal arra az esetre, ha ez mégis megtörténik. Az Önt hívó ügyfelek elvárják, hogy gondoskodjanak róluk, méghozzá gyorsan, ezért az ebben a bejegyzésben szereplő tippek hasznosak az Ön, mint vállalkozó számára.
Gondoskodjon arról, hogy minden hívásról nyilvántartást mentsen
Ha elszalaszt egy hívást, arról biztosan van feljegyzés a rendszer naplójában vagy a tényleges eszközön, ahonnan a hívás érkezett, de ez nem mindig van így. Ha egy hívás kimarad, és nem rendelkezik semmilyen eljárással erre vonatkozóan, lehetséges, hogy a hívás törlődik vagy valahogyan elveszik a rendszerének hiányosságai vagy akár a telefonszolgáltatóval kapcsolatos problémák miatt. Mindenképpen vezessen külön nyilvántartást az összes üzleti hívásáról, hogy az elmulasztott hívásokat vissza tudja adni.
Ha Talkroute rendszerrel rendelkezik, akkor a fiókjához tartozik egy hívásnapló, amely automatikusan elment minden egyes hívást és szöveges üzenetet, amelyet kapott, valamint egy csomó részletes hívási információt, de még így is jó, ha van egy független lista a saját referenciájához. A külön hívásnyilvántartásban még azt is megjelölheti, hogy mely hívásokat kell visszahívnia, vagy melyek maradtak el.
Ne feltételezze, hogy vissza fognak hívni
A nem fogadott üzleti hívásokat időnként figyelmen kívül hagyhatja, mert úgy gondolja, hogy ha az illetőnek szüksége van valamire a vállalkozásától, akkor biztosan vissza fog hívni, igaz? Még az is lehet, hogy azért nem vesz tudomást ezekről a hívásokról, mert még mindig rendszeresen fogad szinte minden hívást. Őszintén szólva ez nem túl jó hozzáállás a megválaszolt és a nem fogadott hívásokkal szemben, mert mindegyik számít.
Mi van, ha az, akit nem hívott vissza, és nem hívott vissza, szörnyű kritikát írt a cégéről, vagy vírusos tweetet küldött róla? Egyszerűen jó politika, hogy minden ügyféllel a lehető legjobban törődjön.
Az Ön vállalkozását hívó ügyfelek talán csak egyszer próbálják elérni Önt, és ha ezt a hívást elmulasztja, lehet, hogy nem kap több esélyt. Ez automatikusan potenciális bevételkiesés. Sok vállalkozás nem rendelkezik olyan telefonrendszerrel, például egy olyan virtuális telefonrendszerrel, mint a Talkroute, amely mindig megmutatja az elmulasztott hívást.
Ha például csak a mobiltelefonját használja, csatlakoztatott virtuális rendszer nélkül, vagy csak egy irodai telefonvonalat használ, akkor könnyű elszalasztani egy hívást, mert néha úgy csöröghet át, hogy a csapatából senki sincs ott, hogy felvegye. Bármilyen más forgatókönyv is előfordulhat, ha nem rendelkezik híváskezelő rendszerrel.
Verify that Missed Calls are Returned Quickly
Ne feltételezze, hogy valaki a csapatából visszahívja a nem fogadott hívásokat. Valójában a legtöbb alkalmazott valószínűleg nem tekinti saját felelősségének, hogy visszahívjon egy hívást, hacsak nem mondja ki kifejezetten, hogy ezt megköveteli tőle.
Az nem jelenti azt, hogy az alkalmazott nem törődik az ügyfelekkel; lehet, hogy csak azt feltételezi, hogy valaki más már gondoskodik róla, ha a vezetőség nem mondta neki, hogy vissza kell hívnia a nem fogadott hívásokat. Az egyik legnagyobb hiba, amit az emberek általában elkövetnek, hogy azt hiszik, mások tudják, mit gondolnak, anélkül, hogy ténylegesen elmondanák másoknak, mit gondolnak.
Ez egyfajta kognitív tévedés, amivel mindannyiunknak tisztában kell lennünk. Tehát nyilvánvalóan előnyösebb, ha soha nem hagysz ki egy hívást sem – és ez legyen mindig a cél -, de ha mégis kihagysz egyet, sokat mond az ügyfélnek, ha azonnal visszahívod. Ez nem csak azt sugallja, hogy önnek szokása, hogy a vállalkozása működésének csúcsán marad, hanem azt is világosan mutatja, hogy törődik az ügyfeleivel.
Még ha magának kell megtennie, tegyen róla, hogy a lehető leghamarabb visszahívja az ügyfeleket. Az is hasznos gyakorlat, ha legalább egy személyt megbíz a csapatából azzal, hogy a beérkező nem fogadott hívásokat azonnal válaszoljon, vagy legalábbis rögzítse azokat.
Az arányos válasz
Mi az arányos válasz? Az itt tárgyaltakkal összefüggésben ez annyit jelent, hogy úgy válaszolj az ügyfélnek, hogy az megfeleljen annak az időnek és energiának, amit ő fektetett bele, amikor kapcsolatba lépett veled.
Az általános szabály szerint a nem fogadott hívásokat érdemes arányosan viszonozni, vagyis ha valaki felhívott, akkor telefonhívással kell válaszolnod, nem pedig sms-ben vagy más módon. Ha valaki sms-ben vette fel a kapcsolatot az Ön vállalkozásával, akkor valószínűleg nem baj, ha legalább egy első választ küld egy sms-sel, ami még mindig arányos válasznak számít.
Egy további pont, ami nagyon hasznos lehet, hogy megmutassa az ügyfeleknek, hogy nem felejtette el őket (ami ennek a beszélgetésnek az alapgondolata), az, hogy tudassa velük, hogy hamarosan visszahívja őket – ha nem tudja azonnal megtenni. Tulajdonképpen az sem a legrosszabb, ha automatikus szöveges üzeneteket állítasz be erre a célra, mindaddig, amíg végigcsinálod, és időben visszahívod őket, hiszen a szöveges értesítés azt üzeni nekik, hogy így lesz.
Ez is egy olyan alkalom, amikor küldhetsz sms-t, de csak azért, hogy tudasd velük, hogy megkaptad a hívásukat. Ne feledje, hogy az ügyfél számára visszatetsző lehet, ha a nem fogadott hívására csupán egy szöveges üzenettel válaszol.
Reméljük, hogy ez a cikk segít Önnek kezelni, feldolgozni és megfelelően reagálni azokra az esetekre, amikor elmarad egy üzleti hívás, amihez az itt található tippek biztosan hasznosak lesznek az Ön számára. Ne feledje azonban, hogy a legjobb megközelítés ennek a problémának a teljes elkerülése. Ehhez csak egy jó telefonrendszerre van szüksége, amely professzionális funkciókkal kezeli az összes hívást, beleértve a megbízható hívásnaplót is.
Noha professzionális rendszer nélkül is tud lelkiismeretesen és hatékonyan reagálni a nem fogadott hívásokra, sokkal jobb, ha van rendszer. Ha úgy érzi, hogy szüksége lehet egy megbízhatóbb rendszerre a hívások nyomon követéséhez, bátran nézze meg a Talkroute ingyenes próbaverzióját itt: https://talkroute.com/sign-up/
Reméljük, hogy tetszett ez a cikk, és hogy továbbra is csatlakozik hozzánk, miközben segítünk vállalkozásának növekedésében! Blogunk 100%-ban ingyenes, és nem kell Talkroute-ügyfélnek lennie ahhoz, hogy anyagainkból profitálhasson. Ha azonban szeretné ingyenesen kipróbálni a Talkroute virtuális telefonrendszerét, itt regisztrálhat a próbaverzióra. Találkozunk néhány nap múlva!