Per il manuale delle procedure di acquisto della MCCCD:
A. Un “acquisto non autorizzato” è un accordo, un impegno, o un ordine per beni o servizi, o una modifica al contratto esistente da parte di qualsiasi persona che non ha espresso la delega scritta di autorità di approvvigionamento per vincolare MCCCD. Questo include le modifiche ai contratti esistenti che sono fatte da persone che non hanno l’autorità di acquisto delegata. Gli acquisti non autorizzati non sono vincolanti per la MCCCD e il venditore può essere consigliato di chiedere il pagamento al dipendente.
B. Gli acquisti non autorizzati includono:
- L’effettuazione di un ordine senza un ordine di acquisto approvato.
- L’effettuazione di un ordine prima o dopo aver presentato la richiesta, presupponendo che un ordine di acquisto sia stato o sarà approvato.
- Superare la quantità autorizzata di un ordine di acquisto globale.
- Costringere un fornitore ad avviare un ordine con la promessa che un ordine di acquisto sia imminente.
- Utilizzare fondi personali per effettuare un acquisto di beni o servizi che normalmente richiederebbe il coinvolgimento degli acquisti per garantire la concorrenza, approvare la fonte unica o altrimenti rispettare la politica e la procedura MCCCD con l’intento di cercare un rimborso personale.
Manuale delle procedure di acquisto della MCCCD
Approvazione per acquisti non autorizzati:
- La divisione/requisizione compila il modulo di acquisto non autorizzato e allega il preventivo/fattura
- La divisione/requisizione inoltra il modulo di acquisto non autorizzato per la firma – Supervisore, Vice Presidente e Direttore Fiscale
- La divisione/requisizione scansiona il modulo di acquisto non autorizzato approvato
- La divisione/requisizione crea una richiesta FMS per l’acquisto non autorizzato e allega il modulo di acquisto non autorizzato approvato e la fattura/quota
- I servizi finanziari esaminano e determinano se è necessaria un’ulteriore formazione sugli acquisti
- I servizi finanziari creano un ordine di acquisto per pagare l’acquisto non autorizzato