Ci sono 6 fasi in una mediazione formale; 1) osservazioni introduttive, 2) dichiarazione del problema da parte delle parti, 3) tempo di raccolta delle informazioni, 4) identificazione dei problemi, 5) contrattazione e generazione di opzioni, e 6) raggiungimento di un accordo.
Osservazioni introduttive
Il mediatore aspetterà che entrambe le parti siano presenti e poi farà le presentazioni. L’ambiente fisico sarà controllato in modo che nessuna parte si senta minacciata. La maggior parte dei mediatori chiederà che i bambini, se presenti, aspettino fuori. Il mediatore farà poi una dichiarazione di apertura. Questo delinea il ruolo dei partecipanti e dimostra la neutralità del mediatore. Alcuni mediatori faranno dei commenti su ciò che vedono come il problema e confermeranno i dati del caso se le memorie sono state pre-presentate. Successivamente, il mediatore definirà il protocollo e stabilirà i tempi del processo. Ci sarà una revisione delle linee guida di mediazione e il mediatore riassumerà brevemente ciò che ha sentito come questioni.
La dichiarazione di apertura durante le osservazioni introduttive stabilirà le regole di base per la mediazione. Queste regole di base sono quelle che aiutano la mediazione a procedere senza intoppi. Il mediatore di solito chiederà che se gli avvocati sono presenti, possono conferire, ma i clienti dovrebbero parlare da soli. Le parti non devono interrompersi a vicenda; il mediatore darà a ciascuna parte l’opportunità di condividere pienamente la propria versione dei fatti.
Dichiarazione del problema da parte delle parti
Dopo la dichiarazione di apertura, il mediatore darà a ciascuna parte l’opportunità di raccontare la propria storia senza interruzioni. Il più delle volte, la persona che ha richiesto la sessione di mediazione andrà per prima. La dichiarazione non è necessariamente un resoconto dei fatti, ma serve a dare alle parti l’opportunità di inquadrare le questioni nella loro mente, e a dare al mediatore maggiori informazioni sullo stato emotivo di ciascuna parte. Se sono presenti avvocati che fanno la dichiarazione iniziale, il mediatore chiederà poi al cliente di fare anch’egli una dichiarazione. La logica dietro la dichiarazione del problema non è una ricerca della verità; è solo un modo per aiutare a risolvere il problema.
Raccolta di informazioni
Il mediatore porrà alle parti domande aperte per arrivare alle correnti emotive. Il mediatore può ripetere le idee chiave alle parti e riassume spesso. Questo aiuta il mediatore a costruire un rapporto tra le parti, soprattutto quando viene utilizzato uno stile facilitativo.
Identificazione del problema
Questo può anche far parte di altri segmenti. Il mediatore cerca di trovare obiettivi comuni tra le parti. Il mediatore capirà quali questioni potranno essere risolte o quelle che si risolveranno prima.
Contrattazione e generazione di opzioni / Raggiungere un accordo
I metodi per sviluppare le opzioni possono includere processi di gruppo, gruppi o sottogruppi di discussione, lo sviluppo di scenari ipotetici plausibili, o una proposta del mediatore dove il mediatore mette una proposta sul tavolo e le parti a turno la modificano. Tuttavia, il metodo più comunemente usato è il caucus.
Una volta che i partecipanti si sono impegnati a raggiungere un accordo negoziato, il mediatore proporrà una sessione di brainstorming per esplorare potenziali soluzioni. Questo può portare a un accordo finale, che diffonde il conflitto e fornisce una nuova base per le relazioni future.
Il mediatore può decidere di tenere sessioni private con entrambe le parti per far progredire i negoziati. Questa sessione di caucus sarà confidenziale. Il caucus fornisce un ambiente sicuro in cui fare brainstorming e far emergere le paure sottostanti. L’obiettivo della sessione è quello di trovare un terreno comune esplorando un sacco di opzioni, e di portare le possibili soluzioni per le parti a pensare. Le parti possono anche intrattenere soluzioni alternative ai loro problemi senza impegnarsi a offrire le soluzioni come concessioni.