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Staccarsi dal lavoro quotidiano e passare del tempo insieme al proprio team è un ottimo modo per inculcare lo spirito di squadra. E riallineare i dipendenti con gli obiettivi e la visione dell’organizzazione. Soprattutto se hai una parte della tua squadra che lavora in remoto. Noterete che alcune aziende pianificano l’offsite per un giorno, mentre altre prenotano un intero fine settimana. Recentemente abbiamo fatto un offsite. Così abbiamo voluto condividere l’apprendimento dalla nostra esperienza durante l’offsite così come il processo di pianificazione che l’ha preceduto.

Ma prima, iniziamo dalla squadra da cui abbiamo preso ispirazione per un offsite – Buffer.

Buffer ha perfezionato l’arte di pianificare ritiri di squadra. Credono che il lavoro fuori sede aiuti la squadra a lavorare in modo più intelligente. Ed è per questo che ne pianificano uno ogni 5 mesi.

Per ogni ritiro, Buffer ha trovato un nuovo modo di lavorare, organizzando sessioni, costruendo un progetto aziendale e persino facendo riunioni quotidiane di stand-up.

“Facciamo ritiri in modo che tutti abbiano la possibilità di sperimentare nuove culture e crescere con una mentalità più aperta.”
Buffer

Sebbene un team offsite dovrebbe essere rilassante, è cruciale fare una certa pianificazione in modo che non vada fuori controllo, diventando troppo spontaneo e in tilt. Persone diverse, mentalità diverse – sai come può andare!

Quindi, a partire dall’organizzazione dello status di fuori sede fino alla definizione di un’agenda e alla pianificazione di alcune attività di squadra insieme, è importante dare al tuo team offsite una direzione.

Tornando da uno e avendo chiesto a tante altre aziende che lo hanno fatto prima, ecco i dieci consigli che abbiamo tenuto a mente e a cui abbiamo cercato di attenerci, per pianificare il nostro team offsite.

Quindi, senza ulteriori indugi, ecco come gestire un team di prodotto off-site!

Top 10 consigli per gestire un buon team offsite

1. Impostare l’agenda e le aspettative ancora prima di iniziare

Mentre alcuni team offsite servono solo per rilassarsi e legare tra loro, alcune organizzazioni pianificano un ritiro ibrido. Programmano alcuni giorni per lavorare e definire insieme la loro road map di crescita, e inseriscono abbastanza giorni per visite turistiche e sport d’avventura.

Ora, mentre tu potresti avere una cosa in mente, c’è un’alta probabilità che alcuni dei membri del tuo team abbiano aspettative completamente diverse. Quindi, prima di iniziare a pianificare il team offsite, iniziate a stabilire un’agenda e ciò che il vostro team può aspettarsi da essa.

Una volta che avete stabilito l’agenda, fate sapere al team cosa pensate di fare durante il team offsite. Questo non solo li preparerà per tutte le attività che avete preparato per loro, ma darà loro anche la possibilità di suggerire cambiamenti per renderlo migliore.

Per esempio, fate sapere al vostro team che c’è un giorno dedicato all’ideazione. Questo darebbe loro il tempo sufficiente per pensare a ciò che vorrebbero portare sul tavolo.

Similmente, se avete in programma degli sport d’avventura, i dipendenti che sono schizzinosi possono sollevare le loro preoccupazioni e farvelo sapere in anticipo. In questo modo si evita di spendere risorse per cercare di farli partecipare o di avere delusioni dell’ultimo minuto.

Dopotutto, è necessario rispettare la zona di comfort di tutti ed essere ancora in grado di farli partecipare alle cose che la squadra fa insieme.

2. Stabilire un budget e rispettarlo

La vostra organizzazione è destinata a sostenere alcune spese durante il team offsite. Prima di iniziare a pianificare le attività, è fondamentale assicurarsi di aver messo da parte un budget per il ritiro della squadra. È importante che tu non finisca per prosciugare tutte le tue risorse solo per avere qualche giorno di divertimento con la squadra.

Fissare un budget ti permette di pianificare il ritiro della squadra in modo più efficace. Ti dà una cifra approssimativa su che tipo di alloggio puoi scegliere, quali attività puoi pianificare, come viaggiare e cosa puoi o non puoi includere nelle spese aziendali per il team.

Si supponga di essere un team di dieci persone. In questo caso, scegliere un Airbnb potrebbe essere una soluzione migliore rispetto alla prenotazione di camere d’albergo. Inoltre, le aree comuni in un Airbnb daranno alla squadra più flessibilità per sedersi insieme e divertirsi.

3. Impostare un programma per ogni giorno

Sebbene non sia necessario pianificare ogni minuto della giornata, mettere da parte alcune attività per tutti ogni giorno. Non vuoi che le persone si sveglino il primo giorno di ritiro e si affannino a mettere insieme un programma per la giornata. Finirete semplicemente per uscire a mangiare e non farete nient’altro che mangiare – immaginate di sprecare un’intera giornata quando viaggiate a livello internazionale.

Nessuno vi sta chiedendo di fare una routine militare. Va bene far sapere alla tua squadra che tutti devono uscire a fare colazione entro una certa ora in modo che possano godersi anche altre attività durante la giornata. Fidati, ti ringrazieranno solo più tardi quando torneranno con tante cose fatte!

Inoltre, questo ti aiuta ad evitare i supplementi dell’ultimo minuto. Quando si viaggia, gli organizzatori dei tour tendono a sovraccaricare i costi quando vedono che non hai altra scelta. Ma quando pianifichi le cose in anticipo, hai già un pacchetto in mano e non finisci per pagare ‘extra’ per qualcosa che potrebbe essere più economico. Potresti usare tutti quei soldi risparmiati per un’altra attività.

Per esempio, pianifichi un trekking di squadra nella destinazione. Questo richiede l’acquisto di un pacchetto con un organizzatore di viaggi locale. Il pacchetto include cibo e abbigliamento di cui avrete bisogno durante il trekking. Ora, se si dimentica di pre-pianificare e prenotare questo pacchetto, c’è un’alta possibilità che gli slot per le squadre di trekking siano pieni il giorno in cui si è deciso di andare. C’è anche la possibilità che il pianificatore ti chieda di spendere qualche dollaro in più per “inserirti”.

La scelta è tua!

Ecco un modello che puoi usare:

Pro-tip: se hai intenzione di lavorare durante il team offsite, programma tutte le uscite durante il giorno. Sfruttando al massimo il tempo del giorno, puoi mettere da parte la sera per il lavoro e la cena del team. O semplicemente per rilassarsi e prepararsi per il giorno successivo.

4. Seguire una lista di controllo fuori sede per prepararsi in anticipo

Una volta che hai definito le date della tua vacanza di lavoro, non dimenticare di mettere il tuo stato di fuori sede per i giorni in cui sarai via. Questo significa impostare una risposta automatica via e-mail, bloccare il tuo calendario e finire qualsiasi lavoro in sospeso, per citarne alcuni. Ricorda ai membri del tuo team di fare lo stesso.

Per alcuni dei tuoi dipendenti, questo può significare anche rinviare o posticipare le riunioni. Per altri, potrebbe essere necessario programmare i loro post sul blog e gli aggiornamenti dei social media in anticipo.

L’idea è quella di essere in grado di continuare a fare ciò che richiede uno sforzo continuo, senza che alcuni membri del team debbano sedersi per ore durante il fuori sede. Noi lo chiamiamo pianificare meglio il lavoro in modo che nessuno debba tornare con una quantità schiacciante di lavoro in sospeso.

Non sei sicuro di aver controllato tutto dalla tua lista prima del ritiro della squadra? Questa lista di controllo fuori ufficio assicurerà che la tua lista di compiti sia vuota e che tutto sia ben programmato con molto anticipo.

5. Pianificare attività divertenti e all’aperto per legare la squadra

Non abbiamo bisogno di citare uno studio per dimostrare che le attività divertenti e all’aperto possono essere un ottimo modo per legare. Si possono pianificare sport d’avventura come il rafting o le escursioni di gruppo o anche attività all’aperto leggere come il campeggio come un modo per far legare la squadra. Costruisce il cameratismo. I Buffer, per esempio, hanno preso lezioni di surf quando sono andati al loro ritiro di squadra a Sydney.

Ma non tutti nella squadra saranno appassionati di surf. Quindi, come si fa a decidere cosa pianificare per il team offsite?

Per pianificare meglio le attività all’aperto, crea una lista di attrazioni nella destinazione in cui ti trovi. Con una riga che spieghi cosa c’è di unico in ciascuna di queste attrazioni, imposta un rapido sondaggio. App come Simple Poll rendono davvero facile aggiungere un sondaggio rapido al tuo canale Slack. Anche la più piccola delle decisioni può essere presa facilmente con un rapido sondaggio. Non c’è bisogno di andare avanti e indietro!

Se la tua squadra lavora di solito in remoto, vorrai che si mescolino bene. Scegli uno dei tanti giochi progettati per rompere il ghiaccio per mettere i membri del tuo team più a loro agio con gli altri. Ricordatevi di renderli una parte naturale della vostra giornata pianificata.

6. Rivedere gli obiettivi più grandi dell’azienda

Un ritiro di squadra è un ottimo posto per aprire una conversazione sul quadro più ampio dell’organizzazione. Puoi usare questa vacanza di lavoro per ristabilire la missione e la visione verso cui la squadra sta lavorando. Questa conversazione è importante per aggiornare tutti su ciò verso cui stanno lavorando e assicurarsi che tutti condividano la stessa visione dell’organizzazione.

Questo è anche un ottimo momento per parlare degli obiettivi individuali della tua squadra. Capire i loro obiettivi vi aiuterà a identificare il come e il perché dietro il funzionamento quotidiano della vostra squadra. Vi aiuterà anche a permettere alla vostra squadra di lavorare meglio. Quando capisci di cosa hanno bisogno e cosa si aspettano e i loro attuali ostacoli, puoi lavorare meglio insieme.

Quando ti allinei con gli obiettivi individuali della tua squadra, ti assicuri che i tuoi impiegati siano allineati con gli obiettivi più grandi dell’azienda.

Buone riunioni di squadra fuori sede possono fare molta strada!

7. Metti da parte del tempo per il feedback (e le critiche positive)

Il feedback è una parte importante di qualsiasi organizzazione. Abbracciare il feedback all’interno della vostra organizzazione può aiutare i singoli impiegati a crescere, rafforzare un ambiente onesto all’interno del team e rendere la vostra cultura di squadra più forte.

Potete anche mettere da parte due ore durante il vostro ritiro di squadra per un workshop sul feedback. Questo può essere sia una sessione collaborativa di feedback tra pari, sia una conversazione individuale. Imparate a conoscere la cultura del feedback in diversi team per scegliere un modello che funzioni per voi.

Il vostro ritiro di squadra può anche essere un momento per parlare di sfide e problemi. Questo può essere un blocco stradale all’interno di un progetto o anche una sfida di comunicazione con un compagno di squadra.

Affrontando i problemi che la tua squadra affronta durante il ritiro, puoi risolvere i problemi più velocemente quando torni. Usate le vostre riunioni di squadra fuori sede in modo efficace!

8. Incoraggiate le conversazioni individuali tra i membri

Tutti i membri della vostra squadra sono a proprio agio tra loro? Se no, questo ritiro di squadra è il momento ideale per assicurarsi che tutti abbiano parlato tra loro. Organizza giochi di team-building come l’hard talk e lo speed dating per incoraggiare le conversazioni one-to-one.

Anche se non devono essere i migliori amici, un buon rapporto di lavoro tra ogni membro del team è vitale. Sia per le collaborazioni future che per mantenere una cultura di squadra positiva.

Le conversazioni one-on-one sono particolarmente importanti per i team remoti poiché il team fuori sede è l’unico momento in cui possono legare. A pensarci bene, non è poi così difficile da attivare. Vivete tutti insieme per qualche giorno, basta una persona per iniziare una conversazione!

9. Tieni qualche ora puramente per l’ideazione di nuovi progetti

Da suggerire caratteristiche per il progetto a proporre progetti di growth hack. Assicuratevi che la bacheca delle idee della vostra azienda sia piena di suggerimenti da parte di tutti. Puoi mettere da parte del tempo durante il team offsite per prendere la lavagna delle idee e implementare, parcheggiare o scartare queste idee.

Ma assicurati di incoraggiare ogni membro del team a dare suggerimenti e discutere le idee su cui vogliono lavorare. Sia come squadra che individualmente, per aggiungere valore all’azienda.

Aprendo la parola ai suggerimenti, vedrai più proprietà tra i membri del tuo team. E anche trovare idee che avranno un impatto positivo sulla tabella di marcia di crescita della vostra organizzazione. Come si dice, ottenere una nuova prospettiva da qualcuno può aiutare a vedere nuove opportunità. Quelle che finora sono passate inosservate!

10. Invia un’email sui risultati del ritiro

Una volta che sei tornato dal team offsite, invia un’email ‘Post Team Offsite’, sottolineando le decisioni basate sul lavoro. E se ci sono nuovi progetti che sono stati introdotti. Una tale email può aiutare i membri del team ad avere rapidamente un riassunto di qualsiasi nuovo progetto in cui si butteranno. Il tutto senza dover passare attraverso i loro appunti o scervellarsi per ricordare ciò che è stato discusso.

Ma soprattutto, non dimenticare di condividere l’unica cosa che i membri del tuo team non vedono l’ora di fare. Le foto del viaggio, naturalmente!

I ricordi e gli scorci dei bei momenti passati insieme sono un ottimo modo per facilitare il loro ritorno al lavoro. Non volete che tornino con la tristezza delle vacanze; volete che tornino ringiovaniti e motivati a dare il meglio di sé.

Per pianificare un fuori sede del team può essere necessario un po’ di tempo. Ma andare impreparati si tradurrà solo in delusioni di tanto in tanto, demotivando il vostro team. Questo è esattamente l’opposto di quello che vuoi!

Pianifica quindi le cose in anticipo per il tuo team offsite. Usalo come un’opportunità per rafforzare il legame della tua squadra. Rendete i vostri dipendenti più proattivi nei ruoli che ricoprono all’interno dell’organizzazione.

Pianificate presto un team offsite? Speriamo che questi consigli ti aiutino a pianificare un momento di successo, produttivo e divertente con il tuo team!

Conosci un piccolo consiglio che ha reso il tuo precedente team offsite un successo? Non dimenticare di condividerlo con noi, perché vogliamo rendere il prossimo ancora migliore.