Parliamo delle telefonate! Sì, anche con i DM, i PM e gli IM, a volte devi ancora parlare con le persone al telefono. Le telefonate sono difficili. Non sono scritte, a volte inaspettate, e possono essere difficili da finire.
“Richiamami se hai bisogno di qualcosa, ciao.”
“Ok, buona giornata.”
“Oh, anche a te.”
“Grazie. Ti chiamo se ho bisogno di qualcosa. Ciao.”
“Sì, grazie per aver chiamato.”
Whew, posso riattaccare ora?
Inoltre, quando parli con qualcuno al telefono stai lavorando senza il tuo completo toolkit di conversazione. Non hai immagini. In una corrispondenza di testo, non si possono vedere neanche gli spunti visivi. Ma almeno quando si invia un messaggio scritto si ha la possibilità di rivedere le proprie parole prima di premere il pulsante di invio. Una telefonata offre la stessa immediatezza di una conversazione di persona senza la possibilità di valutare la reazione della persona e fare un passo avanti. Non c’è da stupirsi che così tante persone temano di fare chiamate a freddo.
Questo articolo non riguarda le chiamate a freddo, però. Riguarda qualsiasi chiamata. Ho intenzione di condividere tecniche che puoi usare per migliorare le tue conversazioni a voce. Quindi, andiamo al sodo. Cosa puoi fare per aiutare le tue conversazioni telefoniche ad andare lisce?
Iniziamo con le basi. “Ciao, chi è?” non è un saluto telefonico appropriato. Forse se avete l’ID del chiamante e siete assolutamente sicuri di sapere chi è all’altro capo della linea, potete rispondere alla chiamata con una battuta. Ma dovreste fare la pratica di dire chiaramente un saluto e il vostro nome quando rispondete al telefono. Il tuo interlocutore dovrebbe essere sicuro subito di aver raggiunto la persona che stava cercando di chiamare.
Inoltre, prima di rispondere al telefono, svuota la bocca. Lo so, sembra qualcosa che ti direbbe tua madre! Ma le mamme sanno delle cose. Svuotate la bocca in modo da poter parlare chiaramente e non disgustare il vostro interlocutore. Sì, anch’io sono colpevole. C’è stato un tempo in cui mangiavo patatine e andavo al telefono (voglio dire, avevo fame!) Ricorda di parlare chiaramente e non affrettare le tue parole.
Cerca di ridurre o eliminare qualsiasi rumore di fondo che distrae o disturba prima di prendere una chiamata. Forse non hai intenzione di trasmettere una mancanza di interesse nella persona che ti ha contattato, ma è probabile che si senta offesa se può sentire molte attività che si svolgono intorno a te.
Puoi anche mettere la mano sul telefono per parlare per ridurre il rumore di fondo.
Questa ultima osservazione mi porta effettivamente al mio prossimo punto. Ti dà fastidio quando ricevi una chiamata da un televenditore e puoi sentire decine di altre persone che parlano in sottofondo? Anch’io.
Quando chiami qualcuno usando un auricolare o un vivavoce, il rumore di fondo può diventare un problema. I suoni estranei distraggono e possono portare a malintesi.
Parlando di vivavoce – probabilmente sai già che il buon galateo richiede di chiedere prima di trasmettere la voce di qualcuno in vivavoce. Ma anche se la persona dice “sì”, potresti voler considerare se l’uso di un vivavoce sia ottimale o meno.
Mentre il tuo partner telefonico può gentilmente accettare la tua richiesta, questo non significa che gli piaccia l’idea di avere le sue parole trasmesse in tutto l’ufficio. In caso di dubbio, alza la cornetta.
Infine, evita il multitasking quando hai una conversazione telefonica. Si dice che si può sentire un sorriso al telefono ed è vero. Puoi anche sentire quando qualcuno non ti sta dando tutta la sua attenzione – anche senza la prova visiva. Il mischiare le carte, i clic del mouse, le istruzioni sussurrate a un collega ti tradiranno.
Se vuoi ottenere il massimo dalla conversazione che stai avendo, allora dai tutta la tua attenzione.
Arrivare alla fine
Che dire della fine della chiamata? La verità è che molte persone lottano con questo problema. Ho fatto qualche ricerca sull’argomento e ho persino trovato qualcuno su Quora che aveva chiesto consigli proprio su questa cosa! Ho trovato il suggerimento che la pratica migliore per terminare una chiamata una volta per tutte è combinare le parole e il tono per trasmettere la finalità.
Per assicurarsi che la chiamata sia davvero finita, usate questi passi:
- Riassumete il contenuto della chiamata.
- Chiedere se ci sono argomenti o domande da affrontare.
- Fissare un orario per una chiamata di follow-up o un incontro.
- Dare all’altra persona la possibilità di rispondere e salutare. e
- Dire addio e riattaccare.
Sembra così semplice, vero? La chiave è coprire tutti quei dettagli persistenti che possono far continuare una chiamata prima di salutare. Provalo nella tua prossima telefonata e dimmi come funziona!
Nel frattempo, se vuoi imparare altri consigli sulla comunicazione efficace, dai un’occhiata al mio sito web. Ho raccolto risorse da molte persone diverse e siamo tutti felici di aiutarvi a migliorare il vostro gioco di comunicazione. Oppure, puoi chiamarmi. “Kit Pang, chi è?”
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Kit Pang è un esperto di comunicazione, TEDx, Inbound e Keynote speaker, e il fondatore di BostonSpeaks. La sua missione è quella di aiutare le persone a diventare oratori e comunicatori eccezionali. I seminari e i discorsi di Kit sono stati accreditati come super divertenti, coinvolgenti, di ricerca dell’anima e penetranti. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
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