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In uno sforzo per proteggere l’università , i relativi impiegati, studenti e visitatori, UT completa i controlli dei precedenti di pre-impiego per tutte le posizioni regolari del personale e della facoltà .

I controlli dei precedenti sono condotti per i candidati riusciti prima di fare un’offerta di occupazione e le offerte sono contingenti ai controlli riusciti dei precedenti.

I dipendenti attuali assunti prima del 1° gennaio 2011 e che si applicano per determinate posizioni interne inoltre saranno richiesti di subire i controlli dei precedenti. Queste posizioni includono quelle che lavorano con la sicurezza, le finanze, i bambini o l’uso delle chiavi dell’edificio.

PIÙ SUI CONTROLLI DEL FONDO

Linee guida per il controllo del fondo

Introduzione

In uno sforzo per proteggere l’università, i suoi dipendenti, studenti e visitatori, l’Università completerà i controlli del fondo penale prima di fare un’offerta di lavoro per qualsiasi posizione di facoltà o personale. Questo controllo dei precedenti penali includerà una revisione delle sanzioni delle licenze professionali.

Scopo

L’Università deve completare un controllo dei precedenti su tutti i nuovi membri della facoltà e del personale. I singoli campus determineranno se completare il controllo dei precedenti dei dipendenti a termine. Eccezioni saranno fatte per le seguenti categorie di dipendenti:

• finalisti per incarichi di facoltà o post-dottorato che presentano una valida documentazione di autorizzazione al lavoro dal Dipartimento di Sicurezza Nazionale (l’idoneità al lavoro deve essere verificata);
• membri di facoltà che sono impiegati all’Oak Ridge National Laboratory; e
• membri di facoltà in incarichi aggiunti, senza stipendio.

Processo

1. Per poter richiedere informazioni sui precedenti penali è necessario un modulo di autorizzazione firmato dal finalista. Queste informazioni sono raccolte durante il processo di applicazione. Se un potenziale dipendente si rifiuta di fornire tale autorizzazione, l’individuo non è idoneo ad essere preso in considerazione per l’impiego.
2. Se la verifica non può essere completata prima che venga fatta un’offerta, la lettera di nomina deve dichiarare che l’offerta sarà ritirata o l’impiego terminato se i risultati del controllo dei precedenti penali sono inaccettabili.
3. Dopo aver ricevuto il modulo di autorizzazione, l’Ufficio Reclutamento invierà le informazioni al fornitore esterno dell’Università. I controlli dei precedenti richiedono in genere 2-3 giorni a seconda della giurisdizione. Un tipico rapporto di background include:
   • Verifica e rintracciamento del numero di previdenza sociale
   • Ricerca del casellario giudiziale della contea
   • Ricerca del casellario giudiziale federale
   • Ricerca del database nazionale dei criminali
   • Ricerca del database nazionale dei molestatori sessuali
   • Ricerca del casellario dei veicoli a motore
   • Base delle sanzioni della licenza professionale

   Ricerca del tribunale della contea per recuperare i documenti dei casi del tribunale della contea; I casi trattati nel tribunale della contea riguardano questioni di diritto statale. Le ricerche nei registri statali implicano il recupero di documenti giudiziari attraverso un archivio statale, come la polizia di stato o un’altra agenzia, o attraverso un sistema giudiziario statale. Le ricerche nei tribunali federali implicano il reperimento di documenti relativi a casi della corte federale dai tribunali distrettuali degli Stati Uniti; i casi trattati dai tribunali federali riguardano questioni di legge degli Stati Uniti.

4. I candidati sono tenuti a rivelare nelle loro domande tutte le condanne penali e per reati minori (escluse le violazioni minori del traffico). Questo include tutte le condanne che si sono verificate sotto un nome diverso da quello fornito sulla domanda. Gli arresti, al contrario delle condanne, non devono essere presi in considerazione ai fini dell’impiego. I candidati che non rivelano tutte le condanne per crimini o misfatti sulla domanda possono essere eliminati dalla considerazione per l’impiego sulla base della falsificazione della domanda.
5. Prima di intraprendere qualsiasi azione avversa basata su un rapporto di background, l’Università informerà l’individuo delle sue intenzioni in una lettera di azione pre-avversa. L’Università deve fornire al richiedente un periodo di tempo, non meno di cinque giorni lavorativi, per contestare e/o correggere il rapporto con il fornitore. L’Università deve ricevere conferma dal fornitore che il rapporto è stato corretto e ricevere un rapporto aggiornato. Insieme alla lettera di azione pre-avversa, l’Università deve fornire al richiedente una copia dei diritti del consumatore sotto il FCRA come prescritto dalla FTC. Le risorse umane hanno questi moduli disponibili.
6. L’esistenza di una condanna penale non esclude automaticamente un candidato dall’idoneità all’impiego. L’Università esaminerà ogni candidato caso per caso, considerando la natura e la gravità del reato, il tempo trascorso dalla condanna, la storia lavorativa complessiva del candidato, e il tipo di posizione per la quale il candidato cerca lavoro.
7. Se l’Università procede con l’azione avversa, l’Università deve fornire all’individuo la notifica che ha negato l’impiego al candidato o ha terminato il dipendente sulla base delle informazioni contenute nel rapporto di background. Le risorse umane hanno anche questi moduli disponibili.
8. Se le risorse umane raccomandano che un candidato sia eliminato dalla considerazione, o che un dipendente sia terminato, e il dipartimento desidera procedere con l’assunzione del candidato o il mantenimento del dipendente, il dipartimento deve ottenere l’approvazione del cancelliere o del vicepresidente appropriato.

Responsabilità

Le decisioni per le assunzioni del personale sono responsabilità dell’HRO e del CBO (o rappresentante). L’Ufficio dell’Avvocato Generale e/o l’HR del sistema possono fornire la supervisione se necessario. Le decisioni per le assunzioni della facoltà saranno prese dal rettore/responsabile accademico.

Confidenzialità

Le informazioni del background devono essere considerate confidenziali e protette contro la divulgazione non autorizzata. Le informazioni non devono essere rilasciate o altrimenti divulgate a nessuna persona o agenzia, eccetto alle persone che hanno bisogno di conoscere queste informazioni per prendere una decisione riguardante la domanda di lavoro. L’Università dovrebbe distruggere i rapporti sui precedenti al completamento del processo di assunzione.

Controlli dei precedenti basati sulle impronte digitali

L’Università del Tennessee conduce controlli dei precedenti penali basati sulle impronte digitali attraverso il Tennessee Bureau of Investigation e il Federal Bureau of Investigation solo quando richiesto dalla legge statale o federale (ad esempio, insegnanti o infermieri).

Uso e divulgazione. Le informazioni sui precedenti penali (“CHRI”) ottenute dal TBI e dall’FBI saranno utilizzate esclusivamente dal dipartimento di assunzione per verificare le violazioni penali e non saranno divulgate. I risultati saranno considerati confidenziali e accessibili solo al funzionario di assunzione o alla persona designata. Il CHRI sarà accessibile solo al personale autorizzato nello svolgimento delle proprie funzioni e non sarà mai rilasciato al pubblico.

Conservazione e sicurezza. Ogni dipartimento che assume adotta procedure per garantire che il CHRI sia conservato in un luogo sicuro. Le aree in cui il CHRI viene elaborato e manipolato devono essere limitate al personale autorizzato identificato dal capo del dipartimento. L’area non deve essere visibile al pubblico e al personale non autorizzato. Il capo del dipartimento manterrà un elenco di tutti i dipendenti che hanno accesso, possono elaborare, diffondere e/o distruggere il CHRI.

Eliminazione del CHRI. Quando il CHRI non è più necessario, deve essere distrutto tramite incenerimento, triturazione o altri metodi che rendono le informazioni illeggibili. La distruzione dei registri deve essere condotta in conformità con le disposizioni sull’eliminazione dei registri che si trovano nella politica fiscale FI0120.

Uso improprio. I dipendenti che utilizzano il CHRI per qualsiasi scopo diverso dalla verifica del casellario giudiziale per un potenziale dipendente sono soggetti ad azioni disciplinari fino al licenziamento. La divulgazione intenzionale del CHRI per scopi impropri potrebbe anche comportare una responsabilità penale. Qualsiasi dipendente a conoscenza dell’uso improprio del CHRI deve immediatamente segnalare una violazione al Dipartimento delle Risorse Umane o all’Ufficio dell’Avvocatura Generale.

Programmi che coinvolgono i minori

Verifiche sui precedenti personali sono anche condotte, in conformità con la Politica di Sicurezza 0575, per tutti i dipendenti o individui in posizione contrattuale o volontaria con l’Università che hanno un contatto diretto con i minori attraverso alcuni programmi.

POLITICA DEI PROGRAMMI PER I MINORI