Le società senza scopo di lucro possono essere esentate dalle tasse se approvate dall’IRS e dalle autorità fiscali statali competenti, ma per ottenere tale status devono rinunciare a molte delle prerogative delle società a scopo di lucro.
Più importante, i propri beni sono “di proprietà” dello Stato, cioè del pubblico, e NON dei fondatori o dei membri della Fondazione e mentre si può controllare l’uso dei beni finché ci si conforma allo scopo appropriato della Fondazione, se si chiude, i beni ritornano al pieno controllo dello Stato. Vedere l’articolo su The Basics of Setting Up Your Own Foundation nella pagina degli articoli del nostro sito web per maggiori dettagli.
Si è anche soggetti al controllo dello Stato e del pubblico per assicurarsi che si è qualificati per rimanere esenti da tasse e che si sta servendo lo scopo descritto nelle applicazioni organizzative. Si deve supporre che i membri del pubblico possano avere accesso a molti (ma NON a tutti) i propri documenti se si vuole essere un’organizzazione non profit con i benefici fiscali concessi dal governo.
Questo articolo discuterà quali documenti il pubblico può esaminare e quali possono essere tenuti riservati dalla Fondazione.
INTERNAL REVENUE CODE SECTION 61204 (D)
Il governo federale ha definito in dettaglio nel suddetto statuto il diritto del pubblico di ottenere l’accesso ai documenti della Fondazione, incluso l’indicazione nello statuto di ciò che non deve essere consegnato, e la maggior parte degli stati segue la guida federale su questa materia.
Se avete presentato la vostra prima dichiarazione il 13 marzo 2000 o dopo, si applicano le seguenti regole:
1. Dichiarazione annuale. Senza spese e su richiesta, la Fondazione deve mettere a disposizione del pubblico una copia delle sue dichiarazioni informative annuali originali e modificate. Dopo tre anni dal deposito della dichiarazione, non è più necessario renderla disponibile.
2. Domanda di esenzione. Inoltre, l’entità deve rendere disponibile senza spese la sua domanda per lo status di esenzione fiscale, compresa tutta la documentazione di supporto presentata all’IRS, ma NON include “materiali che devono essere trattenuti dall’ispezione pubblica, che è definita come “segreti commerciali, brevetti, processi, stili di lavoro o apparati per i quali è stato richiesto e concesso il trattenimento”, così come qualsiasi “materiale di difesa nazionale”. Inoltre,
– L’organizzazione esente non ha anche bisogno di rivelare i documenti relativi a sentenze sfavorevoli o lettere di determinazione emesse in risposta alle domande di esenzione fiscale, o
– Lettere di decisione o determinazione che revocano o modificano una lettera di determinazione favorevole, o
– Memorandum di consulenza tecnica relativi a una domanda disapprovata di esenzione fiscale o alla revoca o modifica di una lettera di determinazione favorevole, o
– Qualsiasi lettera o documento depositato o emesso dall’IRS relativo al fatto che una transazione proposta o realizzata sia una transazione proibita ai sensi della sezione 503, o
– Comunicazioni generali tra l’IRS e l’entità che possono riguardare il suo status di esenzione fiscale come organizzazione ma non riguardano la “domanda di esenzione fiscale dell’organizzazione.”
E’ chiaro che l’intento dello statuto di cui sopra è quello di dare al pubblico l’accesso alla documentazione relativa direttamente alla domanda di successo, ma non di permettere necessariamente al pubblico di guadare attraverso gli sforzi dell’entità per raggiungere o mantenere lo status o per ottenere l’accesso ai segreti commerciali e simili. Il pubblico dovrebbe sapere perché lo status di esenzione è stato raggiunto; ma non i dettagli di come è stato raggiunto o i beni di proprietà dell’entità.
Le regole dovrebbero essere riviste da qualsiasi entità che riceve improvvisamente una tale richiesta per assicurarsi che il rifiuto o l’accordo sia in conformità con la legge più recente.
ASPETTI PRATICI DELLA RISPOSTA ALLE RICHIESTE DI INFORMAZIONI
I documenti da esaminare dovrebbero essere messi a disposizione del pubblico presso la sede principale dell’organizzazione durante il normale orario di lavoro. L’organizzazione può avere un impiegato presente durante l’esame, ma la parte esaminante deve essere in grado di prendere appunti e fare copie senza alcun costo se la parte esaminante porta la propria attrezzatura per fotocopie.
Se non c’è un ufficio regolare, l’organizzazione deve comunque rendere i documenti disponibili per la copia entro due settimane in un “luogo ragionevole” di scelta dell’organizzazione. In alternativa, l’organizzazione può copiare e inviare i documenti alla persona che li richiede, senza alcun costo, sempre entro due settimane.
COPIE DI RENDICONTI INFORMATIVI ANNUALI E DOMANDE DI ESENZIONE
Un’organizzazione esente deve anche fornire una copia di tutti o qualsiasi parte specifica o programma dei suoi tre più recenti rendiconti informativi annuali e/o domande di esenzione a CHIUNQUE ne richieda una copia di persona o per iscritto presso la sua sede principale. Se la richiesta viene fatta di persona, la copia deve essere fornita lo stesso giorno lavorativo in cui viene fatta la richiesta, a meno che non ci siano circostanze insolite. Se per posta, la richiesta deve essere onorata entro trenta giorni dalla data di ricezione della richiesta.
La richiesta deve soddisfare tre criteri, tuttavia:
1. La richiesta deve essere indirizzata all’ufficio principale dell’organizzazione esente
2. È inviata per posta o posta elettronica, fax o un servizio di consegna privato approvato dall’IRS, e
3. Dà l’indirizzo a cui la copia del documento dovrebbe essere inviata.
Se l’organizzazione desidera addebitare il costo della copia di tali documenti, può addebitare una “tassa ragionevole” che l’IRS definisce come non più di quanto l’IRS addebiti i propri costi di copia che, al giugno 2001, era un dollaro per la prima pagina e quindici centesimi per ogni pagina aggiuntiva, più le spese postali effettive. I trenta giorni per rispondere possono decorrere da quando il denaro viene ricevuto dopo la richiesta dell’organizzazione.
Se l’organizzazione rende le informazioni “ampiamente disponibili”, allora non ha bisogno di rispondere alla richiesta. Per “ampiamente disponibile” si intende la pubblicazione sul web o mezzi equivalenti di ampia diffusione.
PENALITÀ PER IL RIFIUTO DI DIFFONDERE
L’IRS prevede sanzioni relativamente severe per l’entità che non rispetta la legge.
Per non aver permesso l’ispezione pubblica delle dichiarazioni annuali, è di venti dollari per ogni giorno dopo la scadenza che la mancanza continua, con un massimo di diecimila dollari di multa totale.
Per non aver permesso l’ispezione pubblica della domanda di esenzione, la pena è di venti dollari per ogni giorno che la mancanza continua.
La pena per il fallimento intenzionale di permettere l’ispezione pubblica di un ritorno o di una domanda di esenzione è di cinquemila dollari per ogni ritorno o domanda e la stessa pena si applica anche ad un fallimento intenzionale di fornire copie.
CONCLUSIONE
La domanda chiave che affronterà un’organizzazione che riceve una tale richiesta è se una qualsiasi delle informazioni nella domanda di esenzione o nelle informazioni annuali è un segreto commerciale o così riservato che non dovrebbe essere divulgato. A quel punto, possono seguire discussioni con la parte richiedente per determinare lo scopo della richiesta e se una restrizione può essere volontariamente concordata. In caso contrario, si dovrebbe contattare immediatamente un consulente legale in modo da coinvolgere l’IRS nella discussione e ottenere una sentenza prima che si arrivi a una sanzione, perché come minimo si dovrebbe cercare di evitare l’alto costo della disposizione di “fallimento intenzionale” di cui sopra.
La maggior parte delle persone che richiedono le informazioni desidera usarle per la propria applicazione o vuole confermare che la fondazione stia operando in conformità con i suoi scopi esenti. Tali sforzi, sebbene richiedano tempo alla fondazione, sono certamente appropriati dato lo speciale trattamento fiscale concesso alle fondazioni e la conformità a tali richieste ragionevoli è semplicemente un prezzo in più che si deve pagare per i vantaggi dell’esenzione fiscale.