A prima vista, le firme e-mail possono non sembrare così importanti, soprattutto se le confronti con altre cose che accadono nella tua azienda. Ma se si approfondisce la questione, si scopre che le firme e-mail giocano un ruolo significativo quando si tratta di marketing, branding o mantenere un buon rapporto con i vostri clienti. Per di più, i disclaimer aggiunti a queste firme e-mail possono anche evitare problemi legali. Tenete a mente che anche l’e-mail meglio scritta potrebbe non fare il suo lavoro se non si è abbastanza sicuri della società con cui si ha a che fare, quindi guadagnare la fiducia di un cliente dovrebbe essere una priorità per ogni dipendente della vostra azienda. Certamente, una firma email di bell’aspetto che contiene informazioni utili è un bel tentativo di fare una buona impressione. E se combini una bella firma con un banner di marketing attraente, i risultati potrebbero superare le tue aspettative.
Ci sono alcuni requisiti che ogni firma dovrebbe soddisfare. Analizziamoli uno per uno. Questi sono:
- Design pulito, ma che attiri l’attenzione
- Compatibilità con i dispositivi mobili
- Informazioni personali necessarie che non sommergano il destinatario
- Supporto per i social media
Meno codice, più design
Problemi di formattazione
A differenza dei siti web, la maggior parte delle firme e-mail non contengono un file CSS esterno o una sezione di stile nella parte HEAD del documento. Fondamentalmente, i CSS sono un livello che descrive come il codice HTML dovrebbe essere presentato – usando quali colori, dimensioni/famiglie di caratteri e altro. Anche se le firme delle e-mail contenessero un CSS esterno, questo non funzionerebbe, poiché alcuni client di posta elettronica ignorano completamente i CSS. Il modo migliore per ottenere risultati affidabili è assicurarsi di usare il minor numero possibile di contenitori HTML e mettere le loro regole CSS all’interno di ogni contenitore (usando l’attributo style). Non aspettatevi che i contenitori interni ereditino le regole di formattazione dai loro brevetti – definite semplicemente queste regole direttamente. Per esempio, quando si tratta di tabelle, mettete le vostre regole di formattazione del testo all’interno dell’elemento <TD> e non pensate nemmeno di inserire il tag <P> all’interno. In primo luogo, non è affatto necessario (rendere la tua firma troppo complessa senza motivo). In secondo luogo, alcuni client di posta elettronica (soprattutto Outlook) potrebbero “dimenticare” la formattazione del testo che hai usato nell’elemento TD, lasciando il contenuto non formattato e visualizzato con i font predefiniti (ad esempio Times New Roman) – quindi non è assolutamente qualcosa che vuoi ottenere. Lo screenshot qui sotto mostra il carattere della firma cambiato in Times New Roman dopo aver inviato una risposta.
Quando componi la tua firma, tieni presente che anche versioni diverse di Outlook o altri client di posta possono supportare o meno alcuni attributi CSS/HTML di base. Ecco un buon posto per scoprire quali attributi sono riconosciuti.
Un’altra cosa è che dovresti comporre la tua firma manualmente o con un editor ottimizzato per questo scopo – la maggior parte degli editor WYSIWYG (specialmente Outlook e Word) aggiungono codice CSS e HTML non ufficiale che rende la tua firma visualizzata perfettamente per loro, lasciandola distrutta per il resto dei client di posta. In altre parole, copiare il contenuto della firma da Word non è una buona idea – è un buon editor di documenti, ma sicuramente non uno strumento fatto per creare firme email.
Firme con almeno due colonne
Ci sono due approcci migliori per creare la tua firma, a seconda del tipo che hai scelto. Per i layout più ampi o più avanzati, puoi ottenere i migliori risultati con le tabelle HTML. Le vecchie buone tabelle ti permettono di ottenere un layout affidabile e coerente su letteralmente qualsiasi piattaforma. Questo perché non ci sono molti modi per interpretarle, a differenza dei contenitori <DIV>. In realtà, la maggior parte dei client di posta elettronica non gestisce correttamente la proprietà float per i contenitori HTML, lasciando l’intero contenuto rotto. Inoltre, tenete a mente che ogni client di posta elettronica ficca il suo remo nel codice HTML (quando risponde o inoltra i messaggi), rendendo il codice sorgente chiaro come il fango.
È meglio evitare queste implicazioni all’inizio. Abbiamo visto un certo numero di situazioni in cui gli utenti volevano che la prima riga di una tabella fosse composta da due colonne e la seconda da due colonne unite. Nella maggior parte dei casi, le celle non erano della dimensione desiderata. La soluzione migliore sarebbe quella di creare due tabelle una dopo l’altra, come nell’immagine qui sotto.
L’ultima cosa che vogliamo menzionare qui è che non dovreste usare tabelle più larghe di 600 pixel, poiché potrebbe causare lo zoom dell’intera e-mail su alcuni dispositivi (ne parleremo più avanti).
Firme con una sola colonna
Un altro approccio può essere utilizzato se la vostra firma consiste di elementi che appaiono uno sotto l’altro. In tal caso, è meglio rimanere con un solo contenitore – in realtà, un paragrafo dovrebbe essere sufficiente. Questo, naturalmente, non significa che non puoi formattare in modo diverso parti specifiche della tua firma – semplicemente usa i tag <SPAN> per farlo. E se vuoi interrompere la linea, usa sempre il tag <BR> invece di creare un nuovo paragrafo. Per farlo, puoi semplicemente premere Shift+Enter nella maggior parte degli editor WYSIWYG (inclusi quelli usati nei prodotti CodeTwo). Utilizzando una sintassi HTML così basilare, puoi ottenere il miglior aspetto della tua firma email, anche sui dispositivi mobili, completamente fuori dalla scatola e senza pasticciare con le media query. Tuttavia, se hai bisogno di usare più di un paragrafo, ricordati solo di definire chiaramente i margini e le imbottiture dei tuoi paragrafi. Altrimenti, potreste imbattervi in spazi vuoti indesiderati (ridotti/allargati) tra di loro. Infine, l’unico problema può apparire se inserisci un’immagine abbastanza larga (ma non preoccuparti, ne abbiamo parlato più avanti in questo articolo).
Supporto per i dispositivi mobili
Scaviamo più a fondo in termini di supporto per i dispositivi mobili. L’era delle email che vengono lette solo sui desktop è già finita. Più della metà delle e-mail sono aperte su dispositivi mobili – telefoni e tablet. La maggior parte delle firme delle email non sono ottimizzate per le piattaforme mobili e possono effettivamente causare problemi con il rendering di un’intera email. La chiave per capire questo problema è sapere che i produttori di dispositivi mobili sono perfettamente consapevoli di questo tipo di problemi, ma le loro soluzioni a questi problemi sono tutte diverse. Lo stesso messaggio e la stessa firma possono essere visualizzati in modo diverso a seconda del sistema operativo mobile. Tuttavia, tutte queste soluzioni sono utilizzate solo nel caso in cui il contenuto della tua e-mail non può essere visualizzato normalmente a causa di alcune limitazioni. Per esempio, se la tua firma è più larga della larghezza del tuo schermo, il tuo telefono cellulare può nascondere una parte della firma o ingrandire un intero messaggio per visualizzarlo in tutta la sua larghezza. Ma il vero rimedio è quello di progettare una firma in modo tale che il client di posta elettronica non abbia bisogno di utilizzare queste soluzioni aggiuntive per visualizzare correttamente il messaggio.
Per ottenere ciò, è necessario mantenere la firma il più stretta possibile, senza utilizzare dimensioni fisse a meno che non siano veramente necessarie. Inoltre, considera cosa è meglio – avvolgere le parole e mantenere una buona dimensione del carattere (comportamento predefinito) o impedire l’avvolgimento e permettere al messaggio di ingrandirsi (puoi aggiungere la proprietà CSS white-space: nowrap).
Quando si tratta di aggiungere un banner o un’immagine ampia, potresti notare che questa immagine può anche ingrandire il messaggio, proprio come una tabella ampia. Pertanto, considera l’uso della proprietà max-width: 100% CSS per scalare automaticamente questa immagine – il tuo client di posta mobile la manterrà larga quanto il tuo schermo.
Inoltre, alcuni client di posta elettronica non permettono la visualizzazione di testo più piccolo della dimensione desiderata. Può essere aggirato (come in questo articolo per i dispositivi iOS) ma prima di tentare di farlo, assicurati di averne davvero bisogno. Un altro errore comune è che il testo della firma (specialmente dove si trova il disclaimer) appare sovrapposto. Questo è dovuto alla proprietà line-height usata in modo errato – gli stessi valori che si adattano perfettamente alla vostra macchina desktop semplicemente non sono regolati per i dispositivi mobili. In realtà, in questo caso particolare, sembra che il meglio sia nemico del bene e la nostra raccomandazione è di evitare l’uso di tale proprietà in quanto le impostazioni predefinite stanno semplicemente facendo il suo lavoro perfettamente.
Tuttavia, i problemi di cui sopra sono applicabili solo ai messaggi di tipo HTML, mentre la maggior parte dei dispositivi mobili utilizzano invece il formato Plain Text (quindi le e-mail vengono stampate solo con testo non formattato). Per alcuni di questi dispositivi, non c’è alcuna opzione per convertire il messaggio in HTML. Fortunatamente, alcune soluzioni di terze parti (come CodeTwo Email Signatures for Office 365 o CodeTwo Exchange Rules Pro) sono dotate di questa funzione integrata, in modo da poter sfruttare tutti i vantaggi delle firme HTML anche se l’email è stata inviata in Plain Text.
Un’informazione ben servita ha un sapore migliore
È ovvio che il contenuto che includete nella firma deve essere appropriato – il vostro destinatario non deve avere l’impressione che manchi qualche informazione sulla vostra azienda. D’altra parte, la firma non può essere schiacciante. Alla fine, il messaggio effettivo nella tua email è molto più importante della firma stessa.
Considerando questo, possiamo assumere che ogni firma dovrebbe essere personalizzata per ogni utente ma, allo stesso tempo, dovrebbe mantenere un design comune, in modo che il destinatario sappia che le email provengono dalla stessa azienda. Avete un paio di modi per consegnare le firme ad ogni persona. Il modo più semplice e sicuro è quello di utilizzare soluzioni che consentono una gestione centralizzata delle e-mail (come CodeTwo Email Signatures for Office 365 o CodeTwo Exchange Rules Pro), dove è possibile utilizzare le informazioni raccolte dal tenant di Office 365 o dalla vostra Active Directory locale. Se non si dispone di un tale ambiente, potrebbe essere un vero collo di bottiglia, in quanto non c’è una fonte da cui è possibile ottenere i dettagli degli utenti, e le firme tramite oggetti Group Policy non funziona su alcune piattaforme. Quindi può essere un gran mal di testa.
A parte questo, bisogna tener conto che alcuni dettagli personali potrebbero non essere compilati per alcuni utenti. Per esempio, una persona che lavora in remoto potrebbe non avere il suo numero diretto. Invece di creare decine di firme con/senza alcuni degli attributi di Active Directory, puoi usare i tag RT disponibili nel software CodeTwo che nascondono alcune parti della tua firma se i dati mancano in AD / Office 365.
Inoltre, per rendere il design più attraente, usa diverse dimensioni e famiglie di caratteri, così come diversi colori. Tuttavia, non puoi usare font che non sono installati di default – potrebbe invece essere visualizzata una brutta alternativa. E non provate nemmeno a usare famiglie di caratteri ridicole come Comic Sans o colori urlanti. Altrimenti i tuoi clienti scapperanno via e diranno ai loro partner commerciali che la tua azienda ha le peggiori firme sul web. Un esempio di una firma email ben progettata è mostrato qui sotto.
Ultimo ma non meno importante – usa solo formati di immagine comuni come JPEG o PNG e ridimensionali alla dimensione desiderata prima di metterli nella tua firma o ridimensionali usando sia HTML che CSS.
Oggi le piattaforme dei social media sono uno dei posti migliori per migliorare la tua immagine sul web. Allora perché non far sapere ai tuoi clienti che hai dei profili ufficiali creati lì? Una buona soluzione sarebbe quella di mettere una piccola icona con il logo di una piattaforma di social media desiderata che si collega direttamente al vostro profilo. Naturalmente, puoi inserire tutti i link dei social media che vuoi nella tua firma e-mail. Alcuni editor disponibili negli strumenti di gestione centralizzata delle e-mail possono rendere questo processo molto più facile che combinare manualmente i link con le icone. Inoltre, permettono anche di utilizzare i dati degli utenti (ad esempio memorizzati in Active Directory) per creare i collegamenti necessari. Pertanto, è possibile non solo aggiungere un link al profilo comune della vostra azienda, ma anche agli account separati degli utenti sulle piattaforme sociali scelte.
Tuttavia, quando state collegando le vostre icone alle piattaforme dei social media, assicuratevi di utilizzare il formato PNG o JPG dell’immagine e di aver applicato l’attributo border=0 all’immagine stessa. Altrimenti potrebbe apparire un bordo blu indesiderato intorno all’intera immagine.
Inoltre, è una buona idea aggiungere un banner cliccabile alla tua firma che si collega al tuo evento o attività che può poi essere condiviso tra i tuoi clienti. In questo modo puoi promuovere le campagne di marketing più importanti della tua azienda quasi senza alcuno sforzo.
Per riassumere, ora dovresti sapere come progettare una buona firma email e farla apparire coerente anche sulle piattaforme mobili, senza la necessità di leggere un testo enormemente piccolo a causa dello zoom del messaggio, che può essere un vero dolore. La chiave è mantenere il design il più semplice possibile e usare i buoni vecchi metodi invece di armeggiare con codice CSS avanzato che potrebbe semplicemente essere ignorato dai client di posta elettronica. Ci sono fondamentalmente due tipi di firme che sono le migliori da usare: quella orizzontale, posta in una tabella HTML, che non è ancora troppo ampia, e quella verticale, che visualizza i dettagli uno sotto l’altro.
Quando si tratta di aggiungere firme alle e-mail inviate ai vostri clienti, l’utilizzo delle soluzioni centralizzate per le firme e-mail è il modo migliore per farlo. Questo perché queste soluzioni, sfruttando le informazioni personali memorizzate in Active Directory o Office 365, possono essere utilizzate per creare firme individuali per ciascuno dei vostri utenti, o anche inserire link personalizzati ai social media. Un’altra cosa importante da sottolineare è che queste soluzioni possono essere utilizzate per creare facilmente banner che informano i vostri destinatari su importanti eventi aziendali.
Non esitate a provare gratuitamente CodeTwo Email Signatures for Office 365 e CodeTwo Exchange Rules Pro e fate un buon uso dei loro editor WYSIWYG per creare una firma email coerente e di bell’aspetto.
Si tratta di una soluzione che vi permetterà di creare una firma email di qualità.