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La posta in gioco dei contratti di approvvigionamento

I contratti creano la struttura per ogni particolare progetto o offerta, e di conseguenza, è fondamentale usare il contratto corretto per ogni progetto. Se un errore viene fatto qui, potrebbe costare all’azienda più soldi a lungo termine. Le spese aggiuntive e le responsabilità possono derivare da 1) dover spendere risorse extra per far rispettare l’altra parte, o 2) dover pagare extra perché è stato usato un contratto che finisce per costare di più, per esempio, un contratto a tempo e materiali invece di un prezzo fisso per il progetto sbagliato.

Di seguito c’è un elenco di ogni tipo di opzioni di contratto di approvvigionamento che sono comunemente usate per i dipartimenti di approvvigionamento, e le circostanze ottimali per usare un dato tipo di contratto.

Tipo di contratto I: Contratti a prezzo fisso

Questi tipi di contratti sono meglio usati quando un individuo sa esattamente qual è l’ambito del lavoro. Un contratto a prezzo fisso, chiamato anche contratto forfettario, è ideale per mantenere bassi i costi quando la portata del progetto è prevedibile. Per esempio, se un’azienda richiede servizi da un fornitore e lo scopo del lavoro è chiaramente definito, questo contratto assicura che l’azienda pagherà solo una determinata somma di denaro per il lavoro richiesto. Ecco alcuni altri vantaggi nell’usare questo tipo di contratto:

o Una volta che entrambe le parti hanno firmato il contratto, il venditore è tenuto ad eseguire il servizio entro il tempo stabilito. Questo andrà un lungo cammino nell’assicurare che il vostro progetto sia completato con successo in tempo.

o Toglie la congettura sul prezzo. Per esempio, se assumete un appaltatore per completare un progetto con un contratto a prezzo fisso, sono tenuti a fare il lavoro per l’importo indicato nel contratto. Questo rende il controllo del costo di un progetto molto più facile.

o Il venditore si assume la maggior parte del rischio perché si è impegnato legalmente a rispettare le specifiche del progetto.

Questo tipo di contratto è più adatto per l’outsourcing o progetti chiavi in mano.

Sottotipi di contratti a prezzo fisso

Nei contratti a prezzo fisso, ci sono altri tre sottotipi, e ancora, ognuno è ideale per scenari specifici. Ecco una breve panoramica di ognuno di essi.

o Il contratto a prezzo fisso (FFP). Questo è il più semplice di tutti i contratti a prezzo fisso. Il prezzo di vendita o il compenso è fisso, così come il periodo di tempo. Per esempio, il contratto può dichiarare che il venditore deve completare il lavoro per il prezzo di 10.000 dollari entro la fine del mese. Se il venditore commette un errore o fa qualcosa che causa un aumento dei costi, ne sarà responsabile e il prezzo rimarrà a 10.000 dollari. Questo tipo di contratto dovrebbe essere usato quando lo scopo del lavoro è delineato nei minimi dettagli, ed è per questo che gli uffici governativi spesso preferiscono usarlo. Questo è il tipo di contratto più facile da usare per i professionisti dell’approvvigionamento perché rende semplice prendere le offerte e valutarle insieme.

o Il contratto a prezzo fisso incentivante (FPIF). Questo tipo di contratto include tutto ciò che fa il contratto FFP, ma aggiunge un incentivo monetario per il venditore a fare un lavoro ancora migliore, o rimanere in anticipo sui tempi. Per esempio, il contratto può includere un incentivo finanziario se il venditore finisce il lavoro in tempo o in anticipo, al prezzo dell’offerta o al di sotto, o se si comporta in modo esemplare. Questo tipo di contratto è adatto a fornire l’incentivo necessario a garantire che il progetto sia fatto in tempo e al costo o sotto il costo.

o Prezzo fisso con contratti di aggiustamento economico del prezzo (FP-EPA). Questo è il tipo di contratto da usare se si prevede che il progetto duri un lungo periodo di tempo perché protegge il venditore dall’inflazione. Per esempio, le imprese possono includere una clausola che dà all’appaltatore un aumento percentuale specifico dopo un periodo di tempo predeterminato. Molte organizzazioni basano questa percentuale sull’indice dei prezzi al consumo.

Possibili problemi con un contratto a prezzo fisso

Nonostante tutti i vantaggi di un contratto a prezzo fisso, ci sono alcuni lati negativi che le aziende devono prendere in considerazione. Ecco alcune cose da considerare quando si considera l’uso di questo contratto a prezzo fisso:

o Lo scopo del lavoro deve essere perfettamente definito quando il contratto viene firmato. Se lo scopo è lasciato ambiguo in qualsiasi modo, il venditore può tentare di chiedere più soldi se si percepisce che lo scopo è cambiato in qualsiasi modo. Questi tipi di sviste possono facilmente far andare un progetto fuori budget e devono essere tenuti d’occhio.

o Alcuni appaltatori possono presentare un’offerta bassa per ottenere il contratto, e poi aggiungere lo scopo al progetto per aumentare il prezzo. Evitare questo prestando molta attenzione a qualsiasi cambiamento fatto dall’appaltatore all’ambito del progetto.

Tipo di contratto II: Contratti rimborsabili ai costi

Un altro tipo di contratto usato frequentemente è il contratto rimborsabile ai costi, che è anche conosciuto come contratto erogabile ai costi. Se la portata di un progetto è incerta o probabile che cambi, questo tipo di contratto può essere usato al meglio per mantenere tutti nei tempi e sotto il budget. La premessa di base del contratto è che il venditore sarà rimborsato per il costo quando il suo lavoro è completato, e anche guadagnare una tassa per il loro profitto. Le imprese avranno una certa flessibilità nel contratto per quanto riguarda l’istituzione della parte “tassa” del contratto. Per esempio, il compenso può essere basato su quanto bene il venditore soddisfa o supera gli obiettivi del progetto, quanto vicino alla linea temporale completano il lavoro, o quanto bene l’appaltatore è in grado di rimanere a o sotto il budget del progetto.

Con i contratti di rimborso dei costi, a meno che i requisiti siano stabiliti in dettaglio esatto, i venditori possono cercare di tenere conto dello scorrimento della portata come un modo per anticipare i costi in aumento. Un metodo potenziale per evitare lo scorrimento dell’ambito è quello di limitare il potenziale compenso dato al contraente.

Quattro tipi di sottotipi di contratti rimborsabili

Come per il contratto a prezzo fisso, ci sono variazioni per un contratto rimborsabile. Le quattro che le aziende tipicamente scelgono sono:

o Cost Plus Fixed Fee Contract (CPFF). Se il progetto è considerato ad alto rischio e si teme che l’organizzazione appaltante non sia in grado di attrarre offerenti, questo tipo di contratto è una scelta ideale. Con esso, il venditore è protetto dai rischi perché l’organizzazione appaltante li porterà tutti. Il contratto dovrebbe includere una clausola che paga il venditore per i costi che sostiene, più un compenso che non è basato su questa prestazione. Per esempio, l’appaltatore sarà pagato per i suoi costi, più un compenso di 10.000 dollari.

o Cost Pus Incentive Fee Contract (CPIF). In questo tipo di contratto, l’organizzazione appaltante assumerà anche il rischio, ma quel rischio sarà inferiore perché l’appaltatore avrà un incentivo aggiunto. L’appaltatore sarà rimborsato per i suoi costi, più una quota di incentivo che si basa sulla performance del lavoro. La commissione di incentivo è tipicamente una percentuale predeterminata dei risparmi derivanti dalla prestazione del venditore e di solito è divisa tra l’acquirente e il venditore.

o Costo più commissione di aggiudicazione (CPAF). Mentre la commissione di incentivazione si basa su una percentuale predeterminata di risparmio, un premio è soggettivo e si basa su quanto bene l’acquirente pensa che il venditore abbia raggiunto i suoi obiettivi di prestazione. Poiché il premio è soggettivo, non è aperto all’appello. Quando si crea il contratto, usare un linguaggio che dichiara che il venditore può ricevere un premio fino a un importo in dollari se soddisfa o supera i requisiti di lavoro stipulati nei termini del contratto.

o Cost Plus Percentage of Cost (CPPC). Un contratto CPPC paga al venditore tutti i costi, più una percentuale di quei costi come profitto aggiunto. Fate attenzione con questo tipo di contratto perché fornisce un incentivo per alcuni venditori a gonfiare i loro costi al fine di ricevere un profitto maggiore.

Contratti a tempo e materiali

La forma di contratto a tempo e materiali è usata soprattutto quando il venditore offre manodopera, e il rischio è distribuito equamente al compratore e al venditore. Questo tipo di contratto è tipicamente usato per assumere un esperto o altri fornitori esterni. In esso, è necessario elencare le qualifiche o l’esperienza desiderata, e il venditore presenterà una tariffa oraria come offerta. Assicurati di fissare un limite o potresti trovarti rapidamente fuori budget.

Ordini di acquisto

Gli ordini di acquisto sono forse uno dei documenti più comuni nel reparto acquisti. Gli ordini di acquisto sono usati dalle organizzazioni per definire il loro rapporto con i venditori e agiscono come un contratto.

Quando un’azienda desidera richiedere un ordine per beni o servizi, invia un ordine di acquisto ai venditori contenente la richiesta dell’ordine. Il modulo include il tipo di articolo, il numero di articoli, e un prezzo reciprocamente concordato. Come per i contratti a prezzo fisso, più specifico può essere un ordine di acquisto, meglio è. Gli acquirenti dovrebbero includere dettagli esaustivi nel documento per un ordine d’acquisto più efficace e vantaggioso.

Quando un venditore, fornitore, venditore e così via, accetta un ordine d’acquisto agisce come un contratto. Essi stipulano un contratto legalmente vincolante tra loro e l’acquirente. È per questo motivo che l’acquirente dovrebbe sempre usare un linguaggio esplicitamente chiaro e specifico per comunicare le richieste al venditore. Questo può presentare più lavoro all’inizio, ma porta il vantaggio aggiunto di assicurare che non ci sia confusione quando l’ordine di acquisto viene ricevuto ed eseguito.

Un ulteriore vantaggio degli ordini di acquisto è che nel caso in cui l’acquirente dovesse rifiutare il pagamento, il venditore sarebbe protetto perché l’acquirente è vincolato dai termini dell’ordine a pagare il prezzo concordato.

Selezionare la forma di contratto appropriata aiuterà a garantire che il prossimo progetto della vostra azienda abbia la migliore possibilità di successo, abbia la migliore possibilità di finire entro il budget del progetto, e serva gli obiettivi generali dell’azienda, mitigando i rischi ed eliminando le spese non necessarie.

Oltre a selezionare il giusto tipo di contratto per un dato lavoro, redigere, negoziare ed eseguire bene quei contratti è un processo cruciale per il successo.

Anche se il giusto tipo di contratto viene scelto e redatto per un dato lavoro, probabilmente dovrà ancora essere negoziato, che spesso può trasformarsi in un compito laborioso e noioso. L’aggravante associata alle trattative contrattuali può essere eliminata attraverso una piattaforma di gestione dei contratti basata sul cloud.

Concord è una piattaforma di gestione dei contratti basata sul cloud che sta cambiando il modo in cui il mondo crea, negozia, firma e gestisce i contratti. Con Concord, i contratti possono essere memorizzati online e negoziati con fornitori, appaltatori, terze parti, ecc. senza dover mai lasciare la piattaforma, portando a un processo facile e trasparente che assicura che tutte le parti siano a conoscenza di termini, date e aspettative senza il solito mal di testa che viene con la collaborazione e la negoziazione.

Uno dei vantaggi principali del software Contract Lifecycle Management (CLM) è che rende la collaborazione semplice e facile. Un programma software collaborativo permette a tutto il team di accedere a una bozza di contratto nel cloud da qualsiasi luogo, fare commenti su porzioni specifiche del documento e ridisegnare il documento. Ogni membro del team riceverà degli avvisi quando vengono fatti dei commenti o delle modifiche, così tutti possono rimanere informati. Quando si desidera integrare queste modifiche nel documento, può essere fatto facilmente online.