By Leave a Comment on Impostazione del tempo libero sostitutivo

Quando i dipendenti lavorano ore extra, la tua organizzazione può scegliere di compensarli con tempo libero invece di pagare loro lo straordinario. Puoi impostare Replicon in modo che converta automaticamente gli straordinari in ferie sostitutive o che permetta agli utenti di scegliere quali ore convertire.

Per impostare le ferie sostitutive è necessario utilizzare fogli di presenza configurabili, regole di retribuzione e nuove ferie. Se non li stai usando, potresti comunque essere in grado di permettere agli utenti di depositare le ore di straordinario. Fai riferimento a Impostare il banking degli straordinari per maggiori informazioni.

Come funziona il tempo libero sostitutivo

Quali ore sono disponibili per la conversione in tempo libero dipende da due cose: la regola di retribuzione assegnata a ciascun utente e le impostazioni che attivi nella politica del tempo libero sostitutivo della tua azienda.

Per esempio:

  • Un utente ha una regola di retribuzione che dice che tutte le ore che lavorano oltre le 40 in una settimana sono pagate a 1.5x
  • Si specifica nella politica delle ferie in sostituzione che gli utenti possono convertire tutte le ore che rientrano nel codice di retribuzione 1.5x in ferie, usando un moltiplicatore 1.5x
  • Se a quell’utente è assegnato il componente time off in lieu nel suo modello di timesheet e inserisce 42 ore nel suo timesheet, può convertire 2 ore di straordinario in 3 ore di time off

Conversione automatica o manuale

Quando si imposta il time off in lieu, si può scegliere se il calcolo è automatico o se il dipendente può specificare quante ore vengono convertite.

Se il calcolo è automatico, tutte le ore per il codice di paga selezionato sono convertite al moltiplicatore specificato. Il timesheet dell’utente mostrerà il calcolo.

Se il calcolo è manuale, il dipendente può scegliere quante ore di straordinario sono convertite in tempo libero. L’utente fa queste selezioni sul suo timesheet. Tutte le ore che non sono convertite saranno pagate.

Se volete, l’utente può anche scegliere quante ore di tempo libero sono concesse in cambio dello straordinario, e il tipo di tempo libero in cui sono depositate.

Impostazione del tempo libero in sostituzione

Per impostare il tempo libero in sostituzione:

A. Impostare le opzioni a livello di sistema

  1. Assicurarsi che le opzioni Time Off in Lieu Policy siano abilitate nei permessi amministrativi.
  2. Impostare e assegnare le regole di pagamento in modo che gli straordinari siano calcolati sui fogli di presenza.
  3. Confermare di aver creato tutti i tipi di time off che la vostra organizzazione userà.

Non è necessario creare un tipo speciale di time off per salvare time off in lieu – qualsiasi tipo di time off può essere usato. Comunque, potresti voler usare il tipo Banked Time se non vuoi che i limiti di bilancio e i reset configurati per altri tipi di tempo libero si applichino al tempo libero in sostituzione.

B. Imposta la tua politica sulle ferie sostitutive

  1. Vai in Amministrazione > Time Off > Time Off In Lieu.

Se hai appena abilitato i permessi Time Off in Lieu, potresti dover accedere di nuovo al sistema prima che questa opzione venga visualizzata.

  1. Scegli quali codici paga possono essere convertiti in time off in lieu. Per ogni codice di paga:
    • Specificare se tutte le ore per il codice di paga devono essere convertite in tempo libero, o se l’utente può scegliere quante ore sono convertite.

    • Inserire il moltiplicatore, che specifica quante ore di tempo libero sono concesse per ogni ora di straordinario.

In alcune giurisdizioni, i dipendenti devono, per legge, avere il tempo libero equivalente al loro tasso di lavoro straordinario. Per esempio, un utente che guadagna 1.5x per 2 ore di straordinario deve avere 3 ore di tempo libero al posto di quello straordinario.

  1. Scegliere su quali tipi di tempo libero un utente può depositare il tempo libero in sostituzione.

Se si selezionano più tipi di tempo libero:

    • E gli utenti possono selezionare le ore da convertire, possono scegliere tra i tipi selezionati
    • E la conversione è automatica, il tempo libero sarà depositato nel primo tipo di tempo libero aggiunto qui

Gli utenti potranno depositare nel tipo di tempo libero selezionato solo se gli è assegnato nel loro profilo utente.

  1. Clicca su Salva.

L’opzione Time Off in Lieu Deposits nella politica time off in lieu ti permette di cambiare il tempo di deposito da dopo l’approvazione (il default), a non appena lo straordinario applicabile viene inserito nel timesheet. Questa opzione è utile per i clienti selezionati che offrono tempo libero compensativo che scade rapidamente, per garantire che i dipendenti abbiano il tempo di utilizzare il tempo di riposo che hanno guadagnato. Non raccomandiamo di cambiare questa impostazione in caso di utilizzo tipico, perché si rischia che i dipendenti prendano del tempo libero sulla base di straordinari non validi.

C. Assegnare il tempo libero in sostituzione agli utenti

  1. Aggiungi il componente Time Off in Lieu nel modello del timesheet dell’utente.

In qualsiasi nuovo timesheet, lo straordinario dell’utente sarà ora convertito in tempo libero in base alle impostazioni della tua politica.

FAQs

Cosa succede se nessuno dei tipi di tempo libero selezionati è assegnato all’utente?

Se nessuno dei tipi di tempo libero ammissibili è abilitato per l’utente, un errore sarà mostrato sul timesheet dell’utente. L’utente sarà pagato per le ore invece.

Possiamo creare più politiche di ferie in sostituzione?

No, solo una politica può essere creata. Se non vuoi dare ferie in sostituzione a certi utenti, non includere il componente Time Off in Lieu nel loro modello di timesheet. Il loro lavoro straordinario sarà calcolato come retribuzione per gli straordinari.

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