Anche se molti datori di lavoro attualmente usano il deposito diretto per la trasmissione delle buste paga dei dipendenti, non tutti i dipendenti si avvalgono di questa opzione. In questo caso, l’assegno viene di solito consegnato a mano al dipendente al lavoro o viene inviato per posta al loro indirizzo di casa, soprattutto nel caso di dipendenti remoti. In queste situazioni, dove c’è un assegno cartaceo, c’è la possibilità che venga perso o rubato. I datori di lavoro, tuttavia, non sono generalmente responsabili per la sostituzione dell’assegno in tali situazioni fino a quando hanno seguito la richiesta del dipendente per quanto riguarda il modo in cui l’assegno doveva essere consegnato (per esempio, inviandolo all’indirizzo corretto).
I datori di lavoro sarebbero prudenti, tuttavia, di avere politiche che affrontano la perdita o il furto degli assegni. Tali politiche dovrebbero includere una procedura che i dipendenti dovrebbero seguire per segnalare assegni persi o rubati, e una dichiarazione che l’azienda avviserà la banca e cercherà di fermare l’assegno, se sono in grado di farlo. È possibile riemettere l’assegno se può essere fermato – ma se l’assegno è già stato incassato, l’azienda probabilmente non ha responsabilità finché ha seguito la sua procedura abituale per fornire l’assegno al dipendente. La politica, comunque, dovrebbe dichiarare che se l’azienda non è in grado di fermare il pagamento sulla busta paga originale, il dipendente sarà responsabile della perdita.
I datori di lavoro dovrebbero anche essere consapevoli di qualsiasi legge statale o locale che potrebbe imporre altri obblighi riguardanti le buste paga dei dipendenti. Si dovrebbe notare, tuttavia, che un certo numero di stati preclude ai datori di lavoro di rendere obbligatorio il deposito diretto, ma può solo offrirlo come un’opzione che i dipendenti possono scegliere. Per questo motivo, un’azienda in un tale stato non può istituire il deposito diretto obbligatorio nel tentativo di evitare di avere a che fare con assegni persi o rubati. Siate consapevoli delle leggi che si applicano alla vostra azienda per assicurarvi di essere conformi.