Sia che abbiate un solo dipendente o centinaia, dovete seguire le procedure formali per pagarli. È possibile eseguire questi compiti del libro paga da soli, o è possibile esternalizzare il processo rivolgendosi a un servizio professionale di libro paga.
Non importa quale tipo di servizio di elaborazione del libro paga si utilizza, è molto importante ricordare che voi – come il proprietario del business – siete responsabili di tutto ciò che riguarda il libro paga. L’esternalizzazione del libro paga non toglie la tua responsabilità di pagare e segnalare tutte le tasse sul libro paga in tempo e per intero, e di pagare i dipendenti esattamente quello che gli è dovuto.
Motivi per esternalizzare il libro paga
Considera il costo del tuo tempo. Il tuo lavoro come imprenditore è quello di gestire il tuo business, non di elaborare il libro paga. Cercare di fare il libro paga da soli significa togliere tempo ad altri compiti chiave, come trovare clienti o creare partnership.
Non devi preoccupartene. Un elaboratore di libri paga ha sempre qualcuno dedicato al tuo business, quindi non devi preoccuparti di assicurarti che tutti i dipendenti siano pagati in tempo se decidi di prenderti qualche giorno libero.
È meno complicato. Le tasse sul libro paga sono complesse perché ci sono diversi tipi di tasse che devi raccogliere e pagare, e molti moduli complicati da compilare. Queste includono l’imposta federale sul reddito, l’imposta statale sul reddito, l’imposta FICA per la sicurezza sociale e Medicare, e l’imposta federale e statale sulla disoccupazione.
Le tasse cambiano continuamente. Ogni anno, ci possono essere cambiamenti alle leggi fiscali, alle aliquote fiscali o alle scadenze per la presentazione dei rapporti. Come azienda individuale, è difficile stare al passo con tutti questi cambiamenti per evitare multe e sanzioni per pagamenti in ritardo o insufficienti.
Da’ un’occhiata a questo calendario annuale dei salari per avere un’idea delle date di scadenza per le relazioni e i pagamenti.
Compiti che puoi esternalizzare
Puoi trovare un servizio di elaborazione del libro paga che può aiutarti con alcuni o tutti questi compiti:
- Tenere i registri del libro paga, compresi i moduli e i consensi (di solito online)
- Utilizzare gli importi per la retribuzione, le ritenute e le detrazioni per creare le buste paga
- Inviare queste buste paga ai dipendenti, di solito attraverso il deposito diretto
- Calcolare il salario annuale e i rapporti fiscali, Form W-2 per i dipendenti e Form 1099-MISC per i non dipendenti
- Invio di rapporti sulle imposte sui salari, come il Form 941, e pagamenti all’IRS e agli stati
- Altri compiti del libro paga come segnalare e pagare le tasse di disoccupazione
- Invio di pagamenti per altre deduzioni come piani sanitari o pensionistici, pignoramenti di salario e non dipendenti
Payroll Software vs. Servizio di libro paga
Ci sono due modi di base in cui un’azienda può effettuare il libro paga:
Opzione 1: Potete farlo voi stessi usando un software di libro paga. Le applicazioni software per il libro paga online funzionano in modo simile al software fiscale. Ti danno una manciata di richieste e informazioni, ma tu – o qualcuno nella tua azienda – devi fare tutto l’input. La società di software può offrire supporto online, per telefono, chat, o FAQ.
Opzione 2: Puoi esternalizzare il tuo processo dando a un servizio di libro paga le informazioni di base sui dipendenti e lasciando che esegua il libro paga, invii gli assegni, faccia tutti i rapporti, e invii tutti i pagamenti delle tasse sul libro paga.
Se stai cercando di sostenere le imprese locali, puoi anche usare un contabile locale o un servizio di contabilità.
Queste imprese hanno persone che fanno uno o tutti i compiti usando un software per il libro paga. Il vantaggio di questi servizi di elaborazione del libro paga è un contatto più diretto con una persona reale che può aiutarti con problemi e domande.
Quanto costa un servizio paghe?
La maggior parte dei servizi lavora su base mensile, facendosi pagare in base al volume del numero di assegni scritti, rapporti archiviati e pagamenti effettuati. Puoi anche ottenere servizi aggiuntivi, come i 1099 e l’elaborazione dei benefici pagando di più.
Per esempio, Patriot Payroll Software addebita $10 al mese per il loro servizio di base più $4 per dipendente, e fornisce i seguenti servizi:
- Supporto esperto gratuito
- Impostazione gratuita del libro paga
- Libero deposito diretto
- Portale gratuito per i dipendenti
- Integrazione gratuita della cassa integrazione
- Illimitato,
- Paghe personalizzabili
- Stampabili W-2
- Memorizzazioni
Per $30 al mese, vi aiuteranno con i moduli W-2 e a depositare le vostre tasse federali, statali e locali. Forniranno anche la compilazione delle tasse di fine anno.
Domande da fare prima di esternalizzare il libro paga
Per quanto riguarda i potenziali servizi di libro paga, leggi le recensioni e chiedi referenze. Ecco alcune domande da fare:
- Quanto è sicuro il vostro sistema? Avete mai avuto una violazione dei dati?
- Quanto spesso aggiornate il vostro sistema? Avete dei backup in caso di perdita di dati o di crash del sistema?
- Come vi tenete al passo con i cambiamenti delle leggi fiscali? Con quale frequenza aggiornate i vostri dati per le modifiche fiscali?
- Da quanto tempo siete in attività?
- Come gestite il servizio clienti? Posso chiamare e parlare con una persona reale? Quanto velocemente rispondete alle richieste urgenti?
- Se devo fare delle correzioni, quanto velocemente potete farle?
- Come faccio a sapere che presentate i rapporti e fate i pagamenti prima della scadenza? Quali conferme mi mandate?
Se avete appena iniziato con il libro paga, prendetevi un po’ di tempo per leggere questa panoramica su come impostare un sistema fiscale per il libro paga. Poi fai una lista di ciò che sei disposto a fare da solo e ciò che vuoi che un servizio di payroll faccia.