Dopo diverse estati frustranti con lunghe attese e clienti insoddisfatti, la contea di Missoula ha svelato un nuovo programma che permette ai proprietari di intitolare e registrare il loro veicolo evitando un viaggio all’ufficio del tesoriere.
Tyler Gernant, l’impiegato e tesoriere della contea, ha detto che il processo può ora essere gestito attraverso un programma di posta elettronica istituito il mese scorso.
“Eravamo davvero alla disperata ricerca di modi per abbassare il tempo di attesa nel nostro ufficio, perché siamo molto occupati durante l’estate, e talvolta i tempi di attesa vanno oltre due ore”, ha detto Gernant. “Non era una cosa sostenibile per la nostra comunità o per il nostro ufficio.”
Nelle ultime estati, coloro che cercano di registrare un nuovo veicolo spesso hanno sopportato linee che potrebbero richiedere diverse ore per navigare. Ma quando nuovi strumenti sono diventati disponibili alla fine dello scorso anno, la contea si è mossa per migliorare il suo sistema.
Ha iniziato a implementare il programma verso novembre e aveva il software in atto in dicembre. Gernant crede che la contea di Missoula sia la prima nello stato ad offrire il nuovo servizio. I documenti possono essere compilati e firmati elettronicamente.
“Invece di dover venire in ufficio per ricevere targhe e titoli, si può andare online e compilare una domanda”, ha detto. “Ti mandiamo una fattura via e-mail o SMS che puoi pagare. Una volta fatto questo, vi spediremo le vostre targhe. Il Dipartimento di Giustizia del Montana ha sempre spedito il titolo più tardi, quindi lo riceverai da Helena.”
Le lamentele dei clienti sono cresciute in frequenza nell’estate del 2018, poiché i tempi di attesa a volte durano quattro ore o più. La contea ha dato la colpa del problema al Montana Enhanced Registration and Licensing Information Network – il sistema informatico statale noto anche come MERLIN.
Che ha portato alla frustrazione dei clienti e dei dipendenti della contea che hanno dovuto trattare con loro.
“Abbiamo perso molto personale quell’anno perché era un ambiente di lavoro impegnativo”, ha detto Gernant. “Quando gli strumenti che hai non funzionano, è davvero difficile fare il tuo lavoro.”
Mentre quelli che comprano un veicolo da un venditore privato dovranno ancora presentarsi di persona, quelli che comprano da una concessionaria possono saltare le linee e completare il loro titolo su internet. Gernant pensa che porterà ad una maggiore soddisfazione del cliente, insieme a quella dei dipendenti della contea.
“In questo momento, è rigoroso quando i nostri dipendenti possono fare pause e andare a pranzo e quanti dipendenti dobbiamo avere allo sportello”, ha detto. “
La contea ha implementato un sistema l’anno scorso, che ha notificato ai clienti via testo quando il loro turno si stava avvicinando allo sportello, il che significa che potevano evitare di sedersi intorno all’ufficio del tesoriere per ore e ore.
Mentre la contea titola e registra circa 2.500 veicoli al mese in inverno, il numero sale a più di 3.500 nei mesi estivi. I rinnovi di registrazione possono anche essere gestiti online, finché il cliente rispetta la scadenza imposta dallo stato.
Se quella scadenza non viene rispettata, il cliente deve presentarsi di persona, anche se Gernant ha detto che anche questo potrebbe cambiare.
“Una volta superata quella finestra, devi venire fisicamente per ottenere i tuoi tag, e penso che lo stato abbia alcune ragioni per questo”, ha detto. “Ma stiamo cercando di rendere possibile che se si passa quella finestra, è ancora possibile farlo online o chiamandoci, e possiamo spedire i tag se non si sta attivamente guidando con i tag scaduti.”
