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“Chi ben comincia è a metà dell’opera” si applica alla preparazione del processo – specialmente in relazione alla raccolta, organizzazione e presentazione delle prove nei casi di diritto di famiglia.

Di William Geary, Avvocato di famiglia

Dopo oltre 40 anni di pratica (nel diritto di famiglia negli ultimi 22 anni), sono passato attraverso una serie di metodi per raccogliere prove.

Due cose che non sono davvero cambiate sono la raccolta delle prove dai testimoni e i metodi per ottenere e organizzare i documenti e altri tipi di prove per la presentazione.

Raccogliere, organizzare e presentare le prove: A Primer for Family Lawyers

La vostra lista di testimoni

I vostri potenziali testimoni possono (e di solito lo fanno) includere membri della famiglia, datori di lavoro, preparatori fiscali, consulenti, medici, educatori, allenatori, registi e altri. Quando il tribunale richiede una dichiarazione preprocessuale da parte vostra, redigete una lista di persone che rientrano nelle categorie di cui sopra. Assicuratevi che la lista includa le seguenti informazioni:

1. L’indirizzo e le informazioni di contatto del testimone.
2. La disponibilità del testimone a comparire all’udienza o al processo.
3. La disponibilità del testimone a comparire all’udienza o al processo.
4. Se i datori di lavoro del testimone gli permetteranno di testimoniare.
5. Come elaborare una citazione per il testimone.
6. Quali prove avreste bisogno che il testimone produca.
7. Soprattutto, cosa il testimone potrà aggiungere al vostro caso.

Parlare con i vostri potenziali testimoni ben prima di un processo può rivelare debolezze o punti di forza nel vostro caso – o anche altri testimoni o prove di cui non eravate a conoscenza prima di parlare con loro.

Raccogliere le prove documentali

Un tempo, ottenere prove documentali era un compito ingombrante e dispendioso in termini di tempo: si chiedeva al cliente copie di fatture, ricevute, dichiarazioni dei redditi, ecc. e quando il cliente le trovava, portava i documenti al vostro ufficio o ve li inviava per posta. Ora, i clienti di solito rispondono a una richiesta di prove documentali con una versione scannerizzata del documento in pochi minuti.

E per quanto riguarda le prove riguardanti le regole del tribunale o la legge? Invece di andare in biblioteca e cercarle, la maggior parte delle regole e delle leggi sono disponibili per essere stampate online. E le prove delle fonti comunemente consultate? Di nuovo, la risposta è online. Lo stesso vale per molte cose come le valutazioni dei revisori dei conti dei beni immobili, i prezzi di acquisto dei beni immobili, i prezzi delle azioni, gli incorporatori di società, gli agenti statutari delle società, e i precedenti registri di matrimonio, divorzio, scioglimento o custodia.

Non molto tempo fa, quando qualcuno dichiarava che il coniuge gli aveva detto qualcosa, chiedevamo se c’erano testimoni e la risposta era: “No”. Fine della storia. Oggi, quando qualcuno fa una dichiarazione sul coniuge che gli ha detto qualcosa e noi chiediamo se ci sono testimoni, la risposta è spesso: “No, ma me l’ha mandato per messaggio”. Ora abbiamo la “prova” della dichiarazione o della minaccia.

Con l’aumento dell’uso dei social media, i nostri clienti spesso offrono informazioni estremamente preziose create e pubblicate dall’altra parte. Nota: non dovreste mai avere un membro o un impiegato del vostro studio che finge di essere “amico” di qualcuno che potrebbe pubblicare informazioni sgradevoli sul vostro cliente – ma se il vostro cliente o qualche contatto legittimo dell’altra parte ha legittimamente ricevuto tali informazioni, queste possono essere molto utili al vostro caso. Abbiamo avuto cambiamenti di custodia totale in casi basati principalmente su ciò che una delle parti stava pubblicando sui social media al contrario di ciò che la parte stava dicendo al tutore ad litem.

Raccogliere, organizzare e presentare le prove: Messaggi vocali e registrazioni

Riceviamo anche un numero sempre maggiore di messaggi vocali e conversazioni registrate. Nota: Potrebbe essere illegale nella vostra giurisdizione registrare conversazioni o registrare le conversazioni di altre due persone, anche se sono nella stessa conversazione a cui uno sta partecipando. Pertanto, controllate la legge prima di considerare l’utilizzo di qualsiasi conversazione registrata come prova – e ben prima di suggerire che un cliente registri le conversazioni con il suo ex. Se c’è un gran numero di lunghi messaggi vocali, altri potenziali problemi includono:

1. Essere in grado di arrivare alle parti rilevanti dei messaggi vocali/registrazioni senza annoiare e potenzialmente far arrabbiare la corte.
2. Avere il messaggio vocale/registrazione “pieno e completo” per la presentazione o il back-up alle vostre sezioni.
3. Prevedere come presentarli in tribunale.

Se possibile, controllate con il vostro giudice o magistrato per quanto riguarda la presentazione di messaggi vocali/registrazioni nel seguente modo: presentare una “registrazione riassuntiva” che abbia solo le parti rilevanti delle vostre registrazioni complete. “Pre-indicizzare” le registrazioni complete e i luoghi dove le cose possono essere trovate (“CD 1: Traccia 3 – 0 ore, 56 minuti” o “CD 4: Traccia 1 – 2 ore, 3 minuti” ecc. Tenete una lista simile per quanto riguarda le vostre “registrazioni sommarie”

Tenete le liste con voi e con la vostra lista di reperti. Questo vi permette di raggiungere ciascuna delle sezioni pertinenti e riprodurle quando necessario. Mettere le registrazioni complete in prova insieme ai vostri estratti dovrebbe prevenire qualsiasi obiezione che gli estratti siano stati presi fuori contesto. Prepara il tuo cliente (o chiunque abbia originariamente fatto le registrazioni) a identificare e verificare i set completi così come gli estratti, che il cliente dovrebbe effettivamente aver preparato.

Porta un portatile in tribunale per riprodurre le registrazioni. Allineatele nell’ordine in cui le userete, e assicuratevi che le registrazioni complete siano facili da trovare e da accedere in un attimo. Masterizzate dei CD con i riassunti e le registrazioni complete in modo da poter fornire un CD all’avvocato della controparte negli scambi di reperti – e anche in modo che le registrazioni e i riassunti possano essere marcati, identificati e messi agli atti come reperti.

Organizzare le prove da presentare in tribunale

Diciamo che ora avete tutti i vostri testimoni, fatture, perizie, foto, email, dichiarazioni dei redditi, relazioni di esperti, messaggi vocali, ecc. Come si fa a tenerne traccia e ad organizzarli?

Il modo migliore per iniziare ad organizzarsi, dall’inizio, è quello di creare quanto segue:

1. Dichiarazione preliminare.
2. Foglio di calcolo.
3. Note di prova.
4. Quaderno di prova.

1. Dichiarazione preprocessuale

Sapete che il tribunale prima o poi vi farà assistere ad un processo e che dovrete fare una dichiarazione preprocessuale, quindi perché non iniziarne una all’inizio del caso? Iniziarlo allora, vi darà un documento di lavoro e una lista per quanto riguarda le prove da presentare da testimoni, registrazioni, messaggi vocali e prove documentali. Non si dovrà più tornare indietro file dopo file per trovare ciò che potrebbe essere necessario nella dichiarazione e non si dovrà più fare lo stesso durante la preparazione del processo. La preparazione della dichiarazione preprocessuale dall’inizio vi aiuterà a tenere traccia delle questioni e delle prove e dei testimoni che devono presentare prove per quelle questioni.

2. Foglio di calcolo

Niente può aiutarvi a tenere traccia dei beni e dei debiti o dei cambiamenti in questi o darvi una linea di fondo relativa alle diverse assegnazioni come un foglio di calcolo, quindi perché non iniziarne uno all’inizio del caso? Man mano che vi vengono fornite prove di diversi beni, debiti o redditi, potete elencarli nel foglio di calcolo, annotando l’importo, la data, la fonte della prova e le informazioni dei testimoni, se necessario. Diversi scenari da diverse potenziali date di fatto, per esempio, possono tenere traccia dei diversi valori e delle diverse prove di cui potreste aver bisogno. Questo foglio di calcolo vi aiuterà anche a vedere di cosa avete ancora bisogno, e se ci sono reperti mancanti per certe porzioni.

3. Appunti per il processo

Sapete che dovrete sviluppare una guida alle vostre domande riguardo tutte le informazioni che dovete presentare e tutti i problemi che dovrete trattare, sia nelle udienze che nel processo. Perché non iniziare i vostri appunti sul processo proprio all’inizio del caso? Iniziare allora vi darà un documento di lavoro e una lista di domande, problemi e prove. Di nuovo, alla fine, non dovrete più tornare indietro file dopo file per trovare ciò che potrebbe essere buono da coprire quando vi preparate per il processo. Indicizzare le questioni o i temi in modo che siano facilmente accessibili vi aiuterà ad aggiornare in modo efficiente le domande potenziali per il processo. Inserire copie di reperti o e-mail in modo che quando si interroga qualcuno al processo si abbia esattamente ciò di cui si ha bisogno davanti a sé. Preparare e modificare man mano che si procede nel caso è molto, molto più facile che cercare di mettere insieme tutto questo alla fine. Tenere una lista di “cose da fare” all’inizio delle tue note di prova ti aiuterà anche a tenerti in pista per le deposizioni, i registri, gli esperti e tutte le altre questioni di preparazione.

4. Quaderno di prova

Che il tuo tribunale lo richieda o no, dovresti avere un quaderno di prova con tutti i tuoi reperti quando vai al processo. I reperti dovrebbero idealmente scorrere nello stesso ordine della testimonianza che si vuole presentare (ma questo non è sempre possibile) e dovrebbero, si spera, essere organizzati e raggruppati per temi. Iniziare questo quaderno dall’inizio – magari includendo anche alcune delle memorie dell’altra parte, mozioni e affidavit finanziari o di custodia – vi darà una buona fonte di riferimento di base da usare mentre vi preparate per il processo e mentre presentate il vostro caso.

Per citare Mary Poppins: “Chi ben comincia è a metà dell’opera”. Questo si applica alla preparazione del processo – specialmente in relazione alla raccolta, organizzazione e presentazione. Una buona organizzazione, fin dall’inizio, dovrebbe risultare nella migliore presentazione possibile.

L’avvocato William Geary pratica esclusivamente il diritto di famiglia in Ohio. È ammesso ai tribunali dell’Ohio, alla Corte Federale per il Distretto Sud dell’Ohio e alla Corte Suprema degli Stati Uniti. www.columbusfamilylawyer.com

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Pubblicato il: 10 giugno 2019