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Se sei come molti piccoli imprenditori e lavoratori autonomi, probabilmente sei consapevole di quanto possa essere difficile rimanere organizzati – specialmente quando si tratta di tenere traccia delle ricevute. È qui che Shoeboxed potrebbe essere utile.

Cosa è Shoeboxed?

Shoeboxed è un’applicazione che memorizza digitalmente le tue ricevute e ti aiuta a gestirle in modo che, quando arriva il momento delle tasse o – il cielo non voglia – un controllo del fisco, sarai organizzato e preparato.

Con sede a Durham, North Carolina, Shoeboxed è stata fondata nel 2007 e da allora è cresciuta fino a più di 1 milione di account in 100 paesi. Molte persone chiaramente si fidano dell’app, ma vale la pena di essere usata? Abbiamo fatto un giro per vedere come Shoeboxed stacks up.

Shoeboxed Caratteristiche principali

• Magic Envelopes – Invia le tue ricevute, biglietti da visita raccolti e altri documenti pertinenti a Shoeboxed in una “Magic Envelope” prepagata per la digitalizzazione. Le buste includono la spedizione gratuita in entrambe le direzioni.
• Verifica umana dei dati – Tutti i dati inviati a Shoeboxed sono verificati da un essere umano.
• Importa automaticamente le ricevute da Gmail – Puoi sincronizzare il tuo account Shoeboxed con la tua casella di posta Gmail in modo che le ricevute elettroniche vengano automaticamente archiviate.
• Gestione dei biglietti da visita – Trasforma i tuoi biglietti da visita raccolti in un database online di contatti.
• Generazione di note spese – L’applicazione Shoeboxed può aiutarti a creare una nota spese con pochi semplici passi.
• Tracciatori di chilometraggio – Shoeboxed terrà anche traccia del chilometraggio dei tuoi viaggi di lavoro.

Prezzi Shoeboxed

Shoeboxed ha diverse opzioni di abbonamento:

Piani annuali sono disponibili anche ad un prezzo scontato. Se avete bisogno di scansionare o inviare più documenti di quelli assegnati, potete farlo e pagare una tariffa fissa di 30 centesimi per articolo.

Screenshot di Shoeboxed

Come funziona Shoeboxed

Shoeboxed raccoglie e organizza le tue ricevute per tuo conto. Puoi farlo in diversi modi:

Invia le ricevute cartacee in una Busta Magica prepagata

Una volta che hai sottoscritto un account Shoeboxed a pagamento di livello Classic o superiore (e hai un indirizzo postale negli Stati Uniti o in Australia), la compagnia ti invierà due buste prepagate. Basta riempire le buste con ricevute, biglietti da visita o altri documenti importanti che Shoeboxed può gestire per te, e rispedirle, affrancate. La compagnia scansionerà e verificherà tutti i dati che hai inviato e ti rispedirà i documenti.

Invia le ricevute cartacee nella tua busta

Se non hai accesso alle Buste Magiche, puoi comunque spedire le tue ricevute e i tuoi biglietti. Dovrai fare il passo aggiuntivo di stampare e compilare un foglio di copertina. Poi semplicemente spediscilo a Shoeboxed.

Con il tuo dispositivo mobile

Semplicemente scatta una foto della tua ricevuta o di altri documenti con il tuo dispositivo mobile e poi caricala tramite l’applicazione gratuita Shoeboxed. (Se scegli di scattare una foto della tua ricevuta con il tuo telefono, come abbiamo fatto noi, assicurati di tenere la fotocamera molto ferma e di avere la giusta illuminazione in modo che la ricevuta sia leggibile)

Scannerizza sul desktop

In alternativa, puoi accendere il tuo scanner e caricare la tua ricevuta come file digitale sul tuo dashboard Shoeboxed. Puoi inviare immagini come allegati .jpg, .jpeg, .png, .gif o tiff.

Email

Se hai Gmail, Shoeboxed può sincronizzarsi con il tuo account per raccogliere automaticamente le ricevute elettroniche. Ma puoi anche inviare le tue ricevute al tuo indirizzo email personalizzato. Senti questa: Shoeboxed scansionerà automaticamente le tue ricevute elettroniche e ti avviserà di eventuali coupon allegati!

Shoeboxed Pro & Contro

Sommario

In generale, abbiamo trovato Shoeboxed facile da usare. La sua interfaccia utente è abbastanza autoesplicativa. Il metodo più semplice per inviare le ricevute è stato semplicemente scattare una foto con il nostro telefono (ma, come notato sopra, assicuratevi che la foto non sia sfocata!) Se sei il tipo di persona che vuole che qualcun altro si occupi degli aspetti meno interessanti dell’essere un imprenditore al posto tuo, è fantastico. Dopo tutto, puoi stipare tutte le tue fastidiose scartoffie in una busta e spedirle via!

Ma se non ti piace scansionare le ricevute e tenere registri accurati da solo, Shoeboxed potrebbe essere uno spreco dei tuoi soldi. E se hai esigenze contabili più complesse, ti consigliamo di risparmiare i tuoi soldi per un software di contabilità più completo, come QuickBooks o Wave Accounting.

Tuttavia, se hai semplicemente bisogno di aiuto per organizzare te stesso e la tua attività e prepararti per le tasse, Shoeboxed offre una soluzione semplice e conveniente.