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Il bilancio di un’azienda che riporta la sua redditività e posizione finanziaria consiste principalmente in un conto economico e uno stato patrimoniale. I conti registrati in questi bilanci rientrano in una delle quattro categorie, cioè entrate o uscite e attività o passività. Le entrate e le attività sono rappresentate da entrate correnti o future, mentre le spese e le passività da uscite correnti o future.

L’articolo “spese vs passività” esamina il significato e le differenze tra due di queste componenti – spese e passività.

Definizioni e significati

Spese:

Una spesa è un costo che deve essere sostenuto da un’entità in modo da generare entrate commerciali. Nel corso delle loro attività di generazione di reddito, le entità commerciali acquistano alcuni beni o utilizzano alcuni servizi e il flusso monetario speso per essi sono le spese dell’entità. Per esempio, un’entità manifatturiera sarebbe tenuta a pagare l’affitto al proprietario dell’edificio della sua fabbrica e i salari ai suoi lavoratori in modo da portare avanti le sue attività di produzione. Questi pagamenti si qualificano come spese aziendali.

Le spese sostenute negli affari possono essere ampiamente classificate in base alla fase del business in cui sono sostenute:

• Spese di produzione: Spese sostenute nel processo di produzione come materiali diretti, salari dei lavoratori, energia e petrolio, stipendi dei supervisori, affitto della fabbrica ecc.
• Spese di vendita e distribuzione: Spese sostenute nel processo di vendita dei beni come i costi di trasporto, i costi di movimentazione, i costi di imballaggio, i costi di magazzino, i costi di pubblicità ecc.
• Spese amministrative: Spese sostenute nelle operazioni quotidiane di routine come stampa e cancelleria, elettricità per l’ufficio, spese telefoniche e internet ecc.
• Spese finanziarie:
• Spese finanziarie: spese sostenute per soddisfare le esigenze di finanziamento, principalmente le spese di elaborazione dei prestiti e gli interessi sui prestiti

Le spese sono contabilizzate imputandole al conto commerciale o al conto profitti e perdite con un credito a qualche conto di debito (affitto da pagare, stipendio da pagare, interessi da pagare ecc.) nel caso di ratei e conti bancari nel caso di spese di cassa.

Registrazione delle spese

Il signor A è impegnato nel business di fornire servizi legali a clienti aziendali. Durante questo processo, ha assunto due avvocati per assisterlo in tutte le sue pratiche. Ognuno è pagato 1.000 dollari come stipendio mensile. Inoltre, paga anche un affitto dell’ufficio di 500 dollari su base mensile. Queste si qualificano come spese e la voce contabilizzata è:

Salari a/c…..2,000
Affitto a/c…..500
Banca a/c…..2,500
(Essendo gli stipendi e l’affitto del mese contabilizzati e pagati tramite assegno)

Passività:

Una passività è un obbligo finanziario di un’entità che è sorto come risultato della sua passata operazione commerciale. Quando un’entità acquista un qualsiasi bene o si avvale di un qualsiasi servizio, è obbligata a compensare il venditore di solito per mezzo di un pagamento monetario. Allo stesso modo, quando un’entità prende in prestito denaro da un prestatore, è obbligata a pagare gli interessi sul prestito e a rimborsare l’importo principale del prestito. Le obbligazioni come queste diventano passività ai fini del bilancio dell’entità. Le passività sono tipicamente classificate in:

• Passività correnti: Obblighi che devono essere regolati entro un breve periodo, tipicamente entro un anno; per esempio, creditori con un periodo di credito di 90 giorni, note a breve termine pagabili ecc.

• Passività non correnti: Obblighi che non richiedono un regolamento a breve termine e che continuano per diversi anni in un lungo periodo; per esempio, prestiti bancari e obbligazioni emesse dall’entità.

Registro delle passività

Continuando lo stesso esempio di sopra. Supponendo che il signor A non effettui il pagamento dell’affitto immediatamente ma il suo padrone di casa gli concede un periodo di 2 mesi per effettuare il pagamento. In tal caso, quando la spesa viene registrata, si creerà una passività pari a 500 dollari a favore del padrone di casa.

Affitto a/c…..500
Affitto del creditore a/c…..500
(Essere – affitto per il mese contabilizzato)

Inoltre, se il Sig. A prende un prestito di 50.000 dollari per rinnovare il suo ufficio, dovrà creare una passività nei suoi libri contabili a favore del creditore:

Banca a/c…..50,000
Prestito a/c…..50,000
(Essendo il prestito utilizzato per la ristrutturazione dell’ufficio)

Quando il prestito sarà alla fine rimborsato, il conto della passività sarà estinto dai libri contabili.

Differenza tra spese e passività

I sette punti chiave della differenza tra spese e passività sono stati dettagliati qui sotto:

Significato di base:

• Una spesa è un costo che deve essere sostenuto nel corso delle attività di generazione di reddito di un’azienda.
• Una passività è un’obbligazione finanziaria di un’entità che viene creata a causa di una transazione commerciale condotta in passato.

Tipo di conto:

• Una spesa è un conto nominale in natura.
• Una passività è un conto personale in natura in quanto viene creato in favore di una persona o entità. Un prestito bancario, per esempio, è una passività a favore di una banca, una passività per l’acquisto di beni o materiali è creata a favore del venditore.

Registrazione nei libri contabili:

• Le spese sono registrate sul lato di debito del conto commerciale o del conto economico e causano una riduzione del profitto netto dell’entità.
• Le passività sono registrate nello stato patrimoniale sul lato delle passività.

Conseguenze della mancata liquidazione:

• Se le spese non vengono liquidate al momento del loro sostenimento, ne risulta la creazione di una passività.
• Se le passività non sono regolate alla data di scadenza, può dar luogo a conseguenze legali per l’entità specialmente in caso di inadempienza di prestiti bancari, depositi pubblici e grandi creditori ecc.

Riportate a nuovo attraverso i periodi contabili:

• Le spese sono registrate solo nel periodo in cui sono sostenute. Sono assorbite dal profitto o dalla perdita del periodo a cui appartengono e quindi non sono riportate nei periodi contabili successivi.
• Le passività, d’altra parte, sono riportate nello stato patrimoniale e continuano a riflettersi nei libri contabili fino a che non sono liquidate o cancellate.

Flusso monetario in uscita:

• Non tutte le spese risultano in un flusso monetario in uscita per il business. Per esempio, le spese non monetarie come l’ammortamento non provocano un’uscita monetaria ma causano una riduzione del valore di un’attività.
• Le passività, tuttavia, provocheranno sempre un’uscita monetaria per pagarle (a meno che non vengano stornate).

Esempi:

• Le spese includono materie prime, salari e stipendi, elettricità, spese di trasporto, spese di pubblicità ecc.
• Le passività includono creditori per merci, prestiti e depositi in sospeso, obbligazioni in sospeso ecc.

Conclusione – spese vs passività

Entrambe le spese e le passività tendono a creare un obbligo monetario per qualsiasi entità. Infatti, le spese e le passività hanno una relazione di dipendenza l’una dall’altra. Per esempio, la maturazione di diverse spese porta alla creazione di passività rispetto ai debiti. D’altra parte, l’assunzione di passività può comportare l’insorgere di spese successive, come l’assunzione di un prestito comporterà la maturazione di interessi per il servizio della passività del prestito. In entrambi i casi, la registrazione di queste spese e passività in modo appropriato è importante perché hanno un impatto sulla redditività e sulla posizione finanziaria dell’entità.