Non importa in che modo lo si guardi, non c’è modo di evitare di stampare assegni, ma questo non significa che non si possa semplificare il processo. Di seguito affrontiamo i pro e i contro del Blank Check Stock e del Pre-Printed Check Stock.
Blank Check Stock
Vuoi risparmiare denaro e avere la libertà di disporre il contenuto dei tuoi assegni come vuoi? Questa è la vostra migliore opzione. Lo stock di assegni in bianco vi offre la flessibilità di posizionare il contenuto come volete (a parte il numero di routing che è standard). Aggiungere un logo, cambiare i dettagli della linea della firma, il cielo è il limite.
Un’opzione meno costosa (normalmente circa 1/3 a 1/2 del costo dello stock prestampato), lo stock di assegni in bianco rimuove la preoccupazione di annullare i numeri di controllo in caso di inceppamento della stampante o di lavoro di stampa scadente – semplicemente ristampa l’assegno. Lo stock di assegni in bianco vi permette anche di usare lo stesso stock per più o tutti i conti bancari. È possibile ridurre il volume di stock di assegni ordinati ed eliminare il rischio di situazioni di “stock scaduto”. Pensate – soldi risparmiati!
Lo stock di assegni in bianco viene anche con molto meno rischio di sicurezza. Come dice il nome, lo stock vuoto è vuoto – nessun numero di conto sensibile prestampato o informazioni bancarie previene la falsificazione degli assegni. Tuttavia, poiché le informazioni bancarie non sono prestampate, avrete bisogno del toner MICR per la stampa. Mentre il tono MICR costa di più del toner tradizionale, dura più a lungo e il costo è trascurabile se paragonato al risparmio sui costi per assegno.
Infine, con lo stock in bianco standardizzato, è veloce e indolore riordinare, con poco o nessun tempo di consegna richiesto. Questo elimina la necessità di ordinare quantità massicce in una volta sola, eliminando la preoccupazione di “stock stantio”, dove le forme di tenuta a pressione rimangono in magazzino per così tanto tempo che la colla si asciuga.
Stock di assegni prestampati
Si sente meglio sapendo che i suoi assegni hanno le informazioni di routing e i numeri di assegno lì e pronti a partire? Allora la scorta di assegni prestampati è la strada da percorrere, ma ha un prezzo. Mentre gli assegni prestampati possono usare il toner standard, lo stock di assegni prestampati è sempre un ordine personalizzato ad alto costo con requisiti di quantità minima. Gli ordini personalizzati hanno generalmente alcuni giorni (o addirittura settimane) di tempo di consegna, il che rappresenta un problema se avete bisogno di assegni aggiuntivi immediatamente.
Con lo stock prestampato potreste ritrovarvi ad esaurire lo stock di assegni più velocemente, poiché gli inceppamenti della stampante o i lavori di stampa scadenti comportano l’annullamento degli assegni, con conseguenti costi maggiori e più ordini personalizzati. E poi c’è il tempo speso per tornare al vostro sistema di contabilità per inserire il nuovo numero di assegno.
Gli assegni prestampati hanno anche un rischio di sicurezza più alto. Il potenziale di frode dell’assegno è significativamente più alto poiché le informazioni bancarie sono prestampate e lo stock inutilizzato dovrebbe essere chiuso a chiave quando non viene utilizzato.
La quantità di stock in lock up potrebbe diventare schiacciante con lo stock di assegni prestampati se avete più conti bancari. A seconda di quanto frequentemente si stampano assegni da questi diversi conti, si potrebbe finire con “stock stantio” moduli di tenuta di pressione, dove la colla si è asciugata impedendo di sigillare correttamente.