Hoewel u maatregelen kunt nemen om ervoor te zorgen dat u vrijwel nooit een oproep mist, is het onvermijdelijk dat het van tijd tot tijd gebeurt dat een beller om de een of andere reden door de mazen van het net glipt.
Een goed telefoonsysteem en oproeplogboek kunnen de kans op gemiste of verloren oproepen bijna volledig uitsluiten, maar u moet desalniettemin procedures en normen hebben voor die keren dat het toch gebeurt. Klanten die u bellen, verwachten dat ze snel worden geholpen, en daarom zijn de tips in dit bericht nuttig voor u als ondernemer.
Zorg ervoor dat alle oproepen worden opgeslagen
Wanneer u een oproep mist, wordt dit vastgelegd in het logboek van uw systeem of op het apparaat waarop de oproep binnenkwam, maar dat is niet altijd het geval. Als u een oproep mist en u hebt er geen procedure voor, is het mogelijk dat de oproep is gewist of verloren is gegaan door fouten in uw systeem of zelfs door problemen met de telefoonmaatschappij. Zorg ervoor dat u een aparte lijst bijhoudt van al uw zakelijke gesprekken, zodat u de gemiste gesprekken kunt terugbellen.
Als u een Talkroute-systeem hebt, dan is een gesprekslogboek inbegrepen bij uw account dat automatisch elke oproep en sms die u ontvangt opslaat, samen met een heleboel gedetailleerde gespreksinformatie, maar zelfs dan is het goed om een onafhankelijke lijst te hebben voor uw eigen referentie. In uw aparte lijst met oproepen kunt u zelfs markeren welke oproepen moeten worden teruggebeld of gemist.
Veronderstel niet dat ze terugbellen
U kunt gemiste zakelijke oproepen soms negeren omdat u denkt dat als de persoon iets van uw bedrijf nodig heeft, hij of zij vast wel terugbelt, toch? Misschien negeert u die oproepen zelfs omdat u nog steeds bijna elk gesprek regelmatig aanneemt. Dat is eerlijk gezegd geen goede houding om te hebben ten opzichte van beantwoorde versus gemiste oproepen, omdat ze er allemaal toe doen.
Wat als degene die u hebt gemist en niet hebt teruggebeld een vreselijke recensie over uw bedrijf heeft geplaatst, of er een virale Tweet over heeft verstuurd? Het is gewoon goed beleid om zo goed mogelijk voor elke klant te zorgen.
Klanten die uw bedrijf bellen, proberen u misschien maar één keer te bereiken, en als u dat gesprek mist, krijgt u misschien geen nieuwe kans meer. Dat is potentiële omzet automatisch verloren. Veel bedrijven hebben geen telefoonsysteem opgezet, zoals een virtueel telefoonsysteem zoals Talkroute, dat u altijd een gemiste oproep laat zien.
Als u bijvoorbeeld alleen uw mobiele telefoon gebruikt zonder een aangesloten virtueel systeem, of u gebruikt slechts één telefoonlijn op kantoor, dan is het gemakkelijk om een oproep te missen omdat deze soms kan overgaan zonder dat iemand van uw team aanwezig is om deze te beantwoorden. Er zijn ook tal van scenario’s waarin gemiste oproepen kunnen worden gemist als u niet beschikt over een oproepbeheersysteem.
Verifieer dat gemiste oproepen snel worden teruggebeld
Verifieer dat gemiste oproepen snel worden teruggebeld
Geef niet de veronderstelling dat iemand in uw team gemiste oproepen zal terugbellen. In feite zullen de meeste werknemers het waarschijnlijk niet als hun verantwoordelijkheid beschouwen om een oproep terug te sturen, tenzij u expliciet hebt aangegeven dat het van hen wordt verlangd.
Dat wil niet zeggen dat de werknemer niet om de klanten geeft; ze kunnen er gewoon van uitgaan dat iemand anders er al voor zorgt als het management hen niet heeft verteld dat ze verondersteld worden gemiste oproepen terug te sturen. Een van de grootste fouten die mensen in het algemeen maken, is denken dat anderen weten wat ze denken zonder anderen daadwerkelijk te vertellen wat ze denken.
Dit is een soort cognitieve denkfout waar we ons allemaal bewust van moeten zijn. Het is natuurlijk beter als je nooit een telefoontje mist – en dat zou altijd je doel moeten zijn – maar als je er een mist, zegt het veel tegen de klant als je hem onmiddellijk terugbelt. Dit geeft niet alleen aan dat u de gewoonte hebt om op de hoogte te blijven van de activiteiten van uw bedrijf, maar het laat ook duidelijk zien dat u om uw klanten geeft.
Zelfs als u het zelf moet doen, maak er dan een punt van om klanten zo snel mogelijk terug te bellen. Het is ook een goede gewoonte om ten minste één persoon in uw team te belasten met het beantwoorden of in ieder geval opnemen van gemiste oproepen zodra deze binnenkomen.
Gebruik een evenredige reactie
Wat is een evenredige reactie? Wat dit betekent in de context van wat we hier bespreken, is dat u op zodanige wijze op de klant reageert dat dit gelijk staat aan de tijd en energie die hij of zij erin heeft gestoken toen hij of zij contact met u opnam.
Als algemene regel geldt dat het een goed idee is om gemiste oproepen proportioneel te beantwoorden; dat wil zeggen, als iemand u heeft gebeld, moet u reageren met een telefoontje, niet met een sms-bericht of een andere methode. Als iemand contact met uw bedrijf heeft opgenomen via een sms, dan is het waarschijnlijk in orde om op zijn minst een eerste reactie te sturen met een sms, wat nog steeds een evenredige reactie is.
Een punt dat heel nuttig kan zijn om klanten te laten zien dat u hen niet bent vergeten (wat het onderliggende idee van deze discussie is), is om hen te laten weten dat u binnenkort contact met hen zult opnemen – als u het niet meteen kunt doen. Het is eigenlijk niet het ergste om voor dit doel geautomatiseerde sms-berichten in te stellen, zolang u maar doorgaat en tijdig contact met hen opneemt, omdat de sms-notificatie hen vertelt dat u dat zult doen.
Dit is een andere gelegenheid waarbij u een sms kunt sturen, maar alleen om hen te laten weten dat u hun oproep hebt ontvangen. Vergeet niet dat het voor de klant afschrikwekkend kan zijn als u op hun gemiste oproep reageert met slechts een sms-bericht.
Het is onze hoop dat dit artikel u zal helpen bij het omgaan met, het verwerken van, en het op de juiste manier reageren op die gevallen waarin u een zakelijk gesprek mist, waarvoor de tips hierin zeker van nut voor u zullen zijn. Bedenk echter wel dat de beste aanpak van dit probleem is om het helemaal te vermijden. Daarvoor hebt u een goed telefoonsysteem nodig dat al uw oproepen beheert met professionele functies, waaronder een betrouwbaar oproeplogboek.
Hoewel u ook zonder een professioneel systeem op gewetensvolle en effectieve wijze kunt reageren op gemiste oproepen, is het veel beter om het systeem te hebben. Als u denkt dat u een betrouwbaarder systeem nodig hebt om uw oproepen bij te houden, kunt u Talkroute hier gratis uitproberen: https://talkroute.com/sign-up/
We hopen dat u van dit artikel hebt genoten en dat u ons zult blijven volgen terwijl we u helpen uw bedrijf te laten groeien! Onze blog is 100% gratis en u hoeft geen klant van Talkroute te zijn om van ons materiaal te profiteren. Als u echter het virtuele telefoonsysteem van Talkroute gratis wilt uitproberen, kunt u zich hier aanmelden voor een proefperiode. Tot over een paar dagen!