Ale można podjąć środki w celu zapewnienia, że po prostu o nigdy nie przegapić połączenia, kiedykolwiek, to jest nieuniknione, że będzie się zdarzać od czasu do czasu, gdy rozmówca prześlizguje się przez szczeliny z jakiegoś powodu.
Prawidłowy system telefoniczny i rejestr połączeń może prawie całkowicie wyeliminować możliwość nieodebranych lub utraconych połączeń, ale mimo to należy mieć procedury i standardy w miejscu dla tych czasów, kiedy to się dzieje. Klienci, którzy dzwonią do Ciebie oczekują, że będą pod opieką, i to szybko, dlatego wskazówki w tym poście są pomocne dla Ciebie jako właściciela firmy.
Make Sure a Record of All Calls is Saved
Gdy przegapisz połączenie, będzie zapis w dzienniku systemu lub w rzeczywistym urządzeniu, gdzie przyszedł, ale nie zawsze tak jest. Gdy połączenie zostanie pominięte i nie masz żadnej procedury w miejscu dla niego, to jest możliwe, że połączenie może zostać usunięte lub w jakiś sposób utracone z powodu luk w systemie, a nawet problemy z operatorem telefonicznym. Pamiętaj, aby zachować oddzielny rejestr wszystkich połączeń biznesowych, tak aby można było powrócić do nieodebranych ones.
Jeśli masz system Talkroute, to dziennik połączeń jest dołączony do konta, które automatycznie zapisuje każde pojedyncze połączenie i wiadomości tekstowe, które otrzymujesz, wraz z garścią szczegółowych informacji o połączeniach, ale nawet tak, to dobrze mieć niezależną listę dla własnego odniesienia. W swoim oddzielnym rekordzie połączeń możesz nawet zaznaczyć, które z nich muszą zostać zwrócone lub zostały pominięte.
Nie zakładaj, że oddzwonią
Możesz zignorować nieodebrane połączenia biznesowe w czasach, ponieważ uważasz, że jeśli dana osoba potrzebuje czegoś z Twojej firmy, to na pewno oddzwoni, prawda? Możesz nawet ignorować te połączenia, ponieważ nadal regularnie odbierasz prawie wszystkie połączenia. To szczerze mówiąc nie jest wielkie nastawienie do posiadania w kierunku odpowiedział vs. nieodebranych połączeń, ponieważ wszystkie z nich znaczenie.
Co jeśli ten, którego brakuje i nie wrócił opublikował okropną recenzję o swojej firmie, lub wysłał wirusowy Tweet o tym? To po prostu dobra polityka, aby jak najlepiej zadbać o każdego klienta.
Klienci dzwoniący do Twojej firmy mogą próbować dotrzeć do Ciebie tylko raz, a jeśli przegapisz to połączenie, możesz nie dostać kolejnej szansy. To jest potencjalny przychód automatycznie utracone. Wiele firm nie ma systemu telefonicznego skonfigurować, takie jak wirtualny system telefoniczny jak Talkroute, który zawsze pokaże Ci połączenie, które zostało miss.
Jeśli jesteś po prostu za pomocą telefonu komórkowego bez załączonego systemu wirtualnego, na przykład, lub używasz tylko jednej linii telefonicznej biura, to łatwo jest przegapić połączenie, ponieważ może czasami dzwonić przez bez nikogo z zespołu tam odebrać. Istnieje również wiele scenariuszy, w których mogą one zostać pominięte, jeśli nie masz systemu zarządzania połączeniami.
Sprawdź, czy nieodebrane połączenia są szybko zwracane
Nie zakładaj, że ktoś z Twojego zespołu będzie zwracał nieodebrane połączenia. W rzeczywistości, większość pracowników prawdopodobnie nie uzna za swój obowiązek oddzwonienia, chyba że wyraźnie stwierdzisz, że jest to od nich wymagane.
Nie oznacza to, że pracownik nie dba o klientów; może po prostu założyć, że ktoś inny już się tym zajmuje, jeśli kierownictwo nie powiedziało mu, że ma oddzwaniać na nieodebrane połączenia. Jednym z największych błędów, jakie ludzie popełniają, w ogóle, jest myślenie, że inni wiedzą, co oni myślą, bez faktycznego mówienia innym, co myślą.
Jest to rodzaj błędu poznawczego, którego wszyscy musimy być świadomi. Tak więc, oczywiście, lepiej jest, jeśli nigdy nie przegapisz połączenia – i to powinno być celem przez cały czas – ale jeśli przegapisz jedno, to wiele mówi klientowi, jeśli natychmiast do niego oddzwonisz. Nie tylko przekazuje to, że masz zwyczaj pozostawania na szczycie operacji biznesowych, ale także wyraźnie pokazuje, że dbasz o swoich klientów.
Nawet jeśli musisz zrobić to sam, zrób to punkt, aby oddzwonić do klientów tak szybko, jak to możliwe. Pomocną praktyką jest również przydzielenie przynajmniej jednej osobie z zespołu odpowiedzialności za odbieranie lub przynajmniej rejestrowanie nieodebranych połączeń, gdy tylko się pojawią.
Użyj proporcjonalnej reakcji
Co to jest proporcjonalna reakcja? Oznacza to w kontekście tego, o czym tu mówimy, że należy odpowiedzieć klientowi w taki sposób, aby był on równy czasowi i energii, które włożył, gdy się z Tobą kontaktował.
Jako ogólna zasada, dobrym pomysłem jest proporcjonalne odpowiadanie na nieodebrane połączenia, czyli jeśli ktoś do Ciebie zadzwonił, to powinieneś odpowiedzieć rozmową telefoniczną, a nie wiadomością tekstową lub inną metodą. Jeśli ktoś skontaktował się z firmą za pośrednictwem wiadomości tekstowej, to jest to prawdopodobnie w porządku, aby przynajmniej wysłać wstępną odpowiedź z tekstem, który jest nadal proporcjonalna odpowiedź.
Dodatkowo, punkt, który może być bardzo przydatne do pokazania klientom, że nie zapomniał o nich (co jest podstawą tej dyskusji), jest, aby dać im znać, że wrócisz do nich wkrótce-jeśli nie można zrobić to od razu. To właściwie nie jest najgorsza rzecz, aby ustawić automatyczne wiadomości tekstowe w tym celu, albo, tak długo, jak śledzić i wrócić do nich w sposób terminowy, jak powiadomienia tekstowego mówi im, że będziesz.
Jest to kolejna okazja, kiedy można wysłać tekst, ale tylko po to, aby dać im znać, że otrzymałeś ich połączenia. Pamiętaj, że może to być obraźliwe dla klienta, jeśli odpowiesz na ich nieodebrane połączenie tylko z wiadomości tekstowej.
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci obsługiwać, przetwarzać i prawidłowo reagować na te przypadki, gdy brakuje połączenia biznesowego, dla których wskazówki tutaj na pewno będzie przydatna dla Ciebie. Należy jednak pamiętać, że najlepszym rozwiązaniem tego problemu jest całkowite jego uniknięcie. Aby to zrobić, trzeba tylko dobry system telefoniczny w miejscu, które zarządza wszystkie połączenia z profesjonalnych funkcji, w tym niezawodny call log.
Chociaż można reagować na nieodebranych połączeń w sposób sumienny i skuteczny bez profesjonalnego systemu, to jest o wiele lepiej mieć system. Jeśli czujesz, że możesz potrzebować bardziej niezawodnego systemu do śledzenia swoich połączeń, zapraszamy do sprawdzenia bezpłatnej wersji próbnej Talkroute tutaj: https://talkroute.com/sign-up/
Mamy nadzieję, że podobał Ci się ten artykuł i że będziesz nadal dołączać do nas, jak pomagamy Ci rozwijać swój biznes! Nasz blog jest w 100% darmowy i nie musisz być klientem Talkroute, aby korzystać z naszych materiałów. Jednakże, jeśli chcesz spróbować Talkroute’s Virtual Phone System za darmo, można zapisać się na próbę tutaj. Do zobaczenia za kilka dni!
.