Embora você possa tomar medidas para garantir que você nunca perca uma chamada, nunca, é inevitável que isso aconteça de tempos em tempos quando um chamador desliza pelas rachaduras por algum motivo.
Um sistema telefônico adequado e um registro de chamadas pode eliminar quase completamente a possibilidade de chamadas perdidas ou perdidas, mas você deve, no entanto, ter procedimentos e padrões em vigor para aqueles momentos em que isso acontece. Os clientes que estão lhe ligando esperam ser atendidos, e rapidamente, e é por isso que as dicas neste post são úteis para você como um proprietário de empresa.
Faça um Registro de Todas as Chamadas é Salvo
Quando você perder uma chamada, haverá um registro dela no log do seu sistema ou no próprio dispositivo onde ela entrou, mas nem sempre é o caso. Quando uma chamada é perdida e você não tem nenhum procedimento para isso, é possível que a chamada possa ser apagada ou de alguma forma perdida devido a falhas no seu sistema, ou mesmo problemas com a operadora telefônica. Certifique-se de manter um registro separado de todas as suas chamadas de negócios para que você possa retornar as perdidas.
Se você tem um sistema Talkroute, então um registro de chamadas é incluído na sua conta, o que automaticamente salva cada chamada e mensagem de texto que você recebe, juntamente com um monte de informações detalhadas de chamadas, mas mesmo assim, é bom ter uma lista independente para sua própria referência. Em seu registro de chamadas separado, você pode até marcar quais precisam ser retornadas ou foram perdidas.
Não Assuma que Eles Irão Ligar de Volta
Você pode ignorar as chamadas de negócios perdidas às vezes porque você acha que, se a pessoa precisar de algo do seu negócio, então ela certamente irá ligar de volta, certo? Você pode até ignorar essas chamadas porque ainda atende regularmente quase todas as chamadas. Honestamente, essa não é uma grande atitude para se ter em relação a chamadas atendidas vs. chamadas perdidas, porque todas elas importam.
E se aquela que você perdeu e não retornou postou uma crítica horrível sobre a sua empresa, ou enviou um Tweet viral sobre isso? É apenas uma boa política tomar o melhor cuidado possível de cada cliente.
Os clientes que telefonam para o seu negócio podem tentar contactá-lo apenas uma vez, e se perder essa chamada, pode não ter outra oportunidade. Isso é receita potencial perdida automaticamente. Muitas empresas não têm um sistema telefónico configurado, tal como um sistema telefónico virtual como o Talkroute que lhe mostrará sempre uma chamada que foi perdida.
Se está apenas a usar o seu telemóvel sem um sistema virtual ligado, por exemplo, ou se está a usar apenas uma linha telefónica de escritório, então é fácil perder uma chamada porque por vezes pode tocar sem ninguém da sua equipa para a atender. Há também qualquer número de cenários onde eles podem ser perdidos, se você não tiver um sistema de gerenciamento de chamadas instalado.
Verifiquem que as chamadas perdidas são retornadas rapidamente
Não assuma que alguém da sua equipe retornará as chamadas perdidas. Na verdade, a maioria dos funcionários provavelmente não considerará sua responsabilidade retornar uma chamada a menos que você tenha declarado explicitamente que isso é exigido deles.
Isso não quer dizer que o funcionário não se importe com os clientes; eles podem apenas assumir que outra pessoa já está cuidando disso se a gerência não tiver dito a eles que eles devem retornar as chamadas perdidas. Um dos maiores erros que as pessoas cometem, em geral, é pensar que os outros sabem o que estão pensando sem realmente dizer aos outros o que estão pensando.
Esta é uma espécie de falácia cognitiva da qual todos nós temos que estar cientes. Então, obviamente, é preferível se você nunca perder uma chamada – e esse deve ser o objetivo em todos os momentos – mas se você perder uma, diz muito para o cliente se você ligar imediatamente de volta. Isto não só transmite que você tem o hábito de se manter no topo das operações do seu negócio, mas também mostra claramente que você se preocupa com seus clientes.
Even se você tem que fazer isso você mesmo, faça questão de chamar os clientes de volta o mais rápido possível. É uma prática útil, também, colocar pelo menos uma pessoa na sua equipe encarregada de colocar em campo, ou pelo menos gravar, quaisquer chamadas perdidas assim que chegarem.
Utilizar uma resposta proporcional
O que é uma resposta proporcional? O que isto significa no contexto do que estamos a discutir aqui é responder ao cliente de tal forma que seja igual ao tempo e energia que ele colocou quando o contactou.
Como regra geral, é uma boa ideia devolver as chamadas perdidas proporcionalmente; isto é, se alguém lhe telefonou, então deve responder com uma chamada telefónica, não com uma mensagem de texto ou outro método. Se alguém contactou o seu negócio via mensagem de texto, então provavelmente não há problema em pelo menos enviar uma resposta inicial com um texto, o que ainda é uma resposta proporcional.
Adicionalmente, um ponto que pode ser muito útil para mostrar aos clientes que você não os esqueceu (que é a ideia subjacente a esta discussão), é deixá-los saber que você vai voltar para eles em breve – se você não puder fazer isso imediatamente. Na verdade, também não é a pior coisa configurar mensagens de texto automatizadas para este fim, desde que você as siga e volte a elas em tempo hábil, pois a notificação de texto diz que você vai.
Esta é outra ocasião em que você pode enviar um texto, mas apenas para que eles saibam que você recebeu a chamada deles. Lembre-se de que pode estar fora de serviço para o cliente se você responder à chamada perdida com apenas uma mensagem de texto.
Esperamos que este artigo o ajude a lidar, processar e responder adequadamente a essas instâncias quando você perder uma chamada de negócios, para a qual as dicas aqui contidas serão definitivamente úteis para você. Tenha em mente, no entanto, que a melhor abordagem a este problema é evitá-lo completamente. Para fazer isso, você só precisa de um bom sistema telefônico que gerencie todas as suas chamadas com recursos profissionais, incluindo um registro de chamadas confiável.
Embora você possa reagir às chamadas perdidas de forma consciente e eficaz sem um sistema profissional, é muito melhor ter o sistema. Se você acha que pode precisar de um sistema mais confiável para acompanhar suas chamadas, sinta-se à vontade para conferir um teste gratuito do Talkroute aqui: https://talkroute.com/sign-up/
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