Após vários verões frustrantes com longas esperas e clientes insatisfeitos, o condado do Missoula revelou um novo programa que permite aos proprietários intitular e registrar seu veículo enquanto evita uma viagem ao escritório do tesoureiro.
Tyler Gernant, o secretário e tesoureiro do condado, disse que o processo agora pode ser tratado através de um programa de e-mail estabelecido no mês passado.
“Estávamos realmente desesperados para encontrar maneiras de diminuir o tempo de espera em nosso escritório, porque ficamos muito ocupados durante o verão, e às vezes o tempo de espera ultrapassa duas horas”, disse Gernant. “Não foi uma coisa sustentável para a nossa comunidade ou para o nosso escritório”
Nos últimos verões, aqueles que procuravam registrar um novo veículo muitas vezes suportaram filas que podiam levar várias horas para navegar. Mas quando novas ferramentas ficaram disponíveis no final do ano passado, o município mudou para melhorar seu sistema.
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Começou a implementar o programa por volta de novembro e teve o software instalado em dezembro. Gernant acredita que o condado de Missoula é o primeiro do estado a oferecer o novo serviço. Os documentos podem ser preenchidos e assinados eletronicamente.
“Ao invés de ter que vir ao escritório para receber placas e título, você pode ir online e preencher uma aplicação”, disse ele. “Enviamos-lhe uma factura por e-mail ou mensagem de texto que você pode pagar. Assim que você fizer isso, nós lhe enviaremos as suas placas. O Departamento de Justiça de Montana sempre enviou o título mais tarde, então você receberá isso de Helena”
As reclamações dos clientes cresceram em freqüência no verão de 2018, pois os tempos de espera às vezes duram quatro horas ou mais. O condado culpou o problema na Montana Enhanced Registration and Licensing Information Network – o sistema informático estatal também conhecido como MERLIN.
Isso levou à frustração dos clientes e dos funcionários do condado que tinham de lidar com eles.
“Perdemos muito pessoal naquele ano porque era um ambiente de trabalho desafiador”, disse Gernant. “Quando as ferramentas que você tem não estão funcionando, é realmente difícil fazer o seu trabalho”
Apesar de quem comprar um veículo de um vendedor particular ainda precisará aparecer pessoalmente, quem comprar de uma concessionária pode pular as linhas e completar seu título pela internet. Gernant acha que isso levará a uma maior satisfação do cliente, juntamente com a dos funcionários do município.
“Neste momento, é rigoroso quando nossos funcionários podem fazer intervalos e ir almoçar e quantos funcionários temos que ter na vitrine”, disse ele. “Quanto mais pessoas conseguirmos fazer isso através desse processo on-line, mais flexíveis poderemos ser em nosso horário de trabalho, o que também ajuda na retenção de funcionários e na manutenção da felicidade das pessoas”.
O município implementou um sistema no ano passado, que notificou os clientes via texto quando sua vez se aproximava no balcão, o que significa que eles poderiam evitar ficar sentados no escritório do tesoureiro por horas a fio.
Apesar dos títulos do município e dos registros de cerca de 2.500 veículos por mês no inverno, os números sobem para mais de 3.500 nos meses de verão. As renovações de registros também podem ser feitas online, desde que o cliente cumpra o prazo imposto pelo estado.
Se esse prazo não for cumprido, o cliente deve aparecer pessoalmente, embora Gernant tenha dito que isso também poderia mudar.
“Depois de passar essa janela, você tem que entrar fisicamente para pegar suas tags, e eu acho que o estado tem algumas razões para isso”, disse ele. “Mas estamos olhando para tornar isso possível, então se você passar aquela janela, você ainda pode fazê-lo online ou ligando para nós, e nós podemos enviar as tags se você não estiver dirigindo ativamente com tags expiradas”
