Probablemente haya leído bastantes artículos sobre cómo establecer prioridades. Lo que todos ellos te enseñan es a aclarar tus objetivos, hacer primero las tareas de alto rendimiento y crear una lista de tareas prioritarias.
Pero eso no es realmente lo que estás buscando, ¿verdad? Ya sabes que tienes que establecer los objetivos adecuados y trabajar para conseguirlos. Lo que te falta es el conocimiento práctico y los métodos eficientes para crear tu plan de acción.
Este artículo es diferente de todos los demás posts sobre «Cómo establecer prioridades», ya que te equipa con tres marcos directos y procesables para establecer prioridades. Mejor aún: estas estrategias también mejoran la toma de decisiones cotidiana y sirven como interesantes ejercicios de reflexión.
Método nº 1: Dentro de un año
Digamos que tiene tres posibles caminos para elegir, y que sólo tiene tiempo para uno. Mientras tanto, no estás seguro de qué tarea merece la mayor prioridad. ¿Cómo puede tomar la decisión correcta?
Cuando se enfrente a una elección difícil como cambiar de trabajo (o establecer prioridades a gran escala), viaje en el tiempo e imagínese dentro de un año. Eres un año mayor, has conseguido algunos de tus objetivos y miras hacia atrás en el momento actual.
Distanciate del tú actual con todas las preocupaciones y distracciones. Ahora, trata de imaginar qué logros te llevaron a alcanzar tus objetivos. ¿Qué salió mal y qué salió bien? ¿Hubo actividades especialmente gratificantes que te ayudaron a avanzar a un ritmo más rápido hacia la consecución de esos objetivos a un año vista?
Como explica la economista y ex socia de McKinsey en su nuevo libro Cómo tener un buen día, imaginarte a ti mismo dentro de uno o incluso diez años te ayuda a mirar tus decisiones actuales con una visión completamente diferente. Es más probable que entiendas lo que funciona y lo que no. Utilizando esta información, podrá ajustar sus prioridades y fomentar las opciones más productivas.
El método One Year From Now es utilizado por consultoras de todo el mundo para mejorar el proceso de toma de decisiones. Pero usted puede aplicarlo fácilmente a su marco de establecimiento de prioridades, asegurándose de mantenerse centrado en los proyectos verdaderamente importantes.
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Método nº 2: Pensar al revés
Por lo general, al priorizar cosas, te enfrentas a una lista de actividades y tratas de averiguar cuál es la más importante. No con el método Thinking Backwards.
Para emplear el método Thinking Backwards, tiene que empezar con una sola tarea que considere su máxima prioridad. Por ejemplo, podría ser importante para usted completar el borrador de un proyecto al final del día.
Entonces su prioridad número 1 es «completar el borrador del proyecto». Para asegurarte de que esta actividad es realmente la más importante, empieza a compararla con otras tareas que también están en tu lista de prioridades. Digamos que su prioridad nº 2 del día es «revisar todas las métricas del negocio y ajustar el calendario si es necesario».
Pensando en las recompensas a largo plazo y en el impacto de cada actividad, compare sus posibles resultados y asegúrese de que su prioridad nº 1 actual es realmente más importante que la nº 2. Puede que haya un equipo de personas esperando el próximo borrador del proyecto. En este caso, su prioridad nº 1 pesa claramente sobre las demás.
Trabajando hacia atrás y evaluando el resultado potencial y la importancia de cada prioridad, podrá evitar su instinto y evaluar lo que es realmente relevante para sus objetivos.
Método nº 3: Cuadro de Mando Integral
Inventado originalmente por dos eminentes doctores Robert S. Kaplan y David P. Norton, el Cuadro de Mando Integral sirve como método para alinear las actividades empresariales con la declaración de visión de una empresa. Amazon.com tiene más de 4.000 libros listados bajo Balanced Scorecards, por lo que debe haber algo en esta táctica que la hace muy relevante para su proceso de establecimiento de prioridades.
El mayor beneficio del Balanced Scorecard radica en su capacidad para exponer las actividades y objetivos que aportan valor a través de varios dominios. Si no está seguro de qué tarea presenta la mayor recompensa a través de múltiples niveles, saque su lápiz y papel y comience a dibujar un marco simple.
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¡Nota! Antes de poner el bolígrafo sobre el papel, reflexiona sobre tus objetivos y el resultado esperado del día. Establezca expectativas realistas alineadas con su conjunto de habilidades y la cantidad de tiempo que tiene.
Primer paso: establezca sus perspectivas &metas
El primer paso consiste en averiguar lo que es realmente importante para su éxito (y el de su equipo). Haz una lista de los objetivos y resultados esperados que te gustaría alcanzar al final del día, de la semana o del mes.
Por ejemplo, como gestor de proyectos podría interesarle los siguientes objetivos mensuales:
- Completar el proyecto A
- Completar el proyecto B
- Aumentar la productividad
- Aumentar los ingresos mensuales
Segundo paso: esbozar todas sus tareas
Para encontrar las actividades con mayor recompensa, primero debe identificar todas sus prioridades. Cree una tabla con sus objetivos y las tareas que corresponden a cada objetivo.
Aquí tiene un ejemplo:
Tercer paso: crear su Cuadro de Mando Integral para las prioridades
Además de las decisiones empresariales de alto nivel, el método del Cuadro de Mando Integral puede utilizarse para establecer prioridades. Para ello, dibuje cuatro círculos superpuestos y escriba uno de sus objetivos en cada uno de ellos.
A continuación, evalúe qué actividades dan lugar a recompensas superpuestas en varias rondas, es decir, ayudan a alcanzar varios objetivos a la vez.
Por ejemplo, reunirse con un cliente puede dar lugar a la aceleración del progreso del proyecto y al aumento de los ingresos mensuales. Analizar el trabajo de su equipo conduce a una mejora de la productividad y, probablemente, a una tasa de finalización más rápida de los proyectos. Mientras tanto, la subcontratación de varias tareas puede aumentar los gastos de su proyecto y consumir mucho de su tiempo para encontrar a los contratistas adecuados.
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Conclusión
Aunque nos gusta establecer prioridades para nuestras tareas, a menudo olvidamos lo que es realmente importante. En lugar de centrarse en tareas urgentes pero irrelevantes, tómese el tiempo necesario para evaluar qué actividades le reportan la mayor recompensa.
Como dijo Dwight D. Eisenhower «Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante».
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