Si sarà probabilmente letto qualche articolo su come fissare le priorità. Quello che tutti ti insegnano è di chiarire i tuoi obiettivi, fare prima i compiti ad alto rendimento e creare una lista di cose da fare con priorità.
Ma non è proprio quello che stai cercando, vero? Sai già che devi fissare gli obiettivi giusti e lavorare per raggiungerli. Quello che ti manca è la conoscenza pratica e i metodi efficienti per creare il tuo piano d’azione.
Questo articolo è diverso da tutti gli altri post su “Come stabilire le priorità” perché ti fornisce tre strutture dirette e utilizzabili per stabilire le priorità. Ancora meglio – queste strategie migliorano anche il processo decisionale quotidiano e servono come interessanti esercizi di pensiero.
Metodo #1: Un anno da ora
Diciamo che hai tre possibili percorsi tra cui scegliere, e hai tempo solo per uno. Nel frattempo, non sei sicuro di quale compito meriti la massima priorità. Come puoi prendere la decisione giusta?
Quando affronti una scelta difficile come cambiare lavoro (o stabilire priorità su larga scala), viaggia in avanti nel tempo e immaginati tra un anno. Sei un anno più vecchio, hai raggiunto alcuni dei tuoi obiettivi e guardi indietro al tempo attuale.
Distaccati dal te presente con tutte le preoccupazioni e le distrazioni. Ora, prova a immaginare quali successi hanno portato al raggiungimento dei tuoi obiettivi. Cosa è andato storto e cosa è andato bene? Ci sono state attività particolarmente gratificanti che ti hanno aiutato a muoverti più velocemente verso il raggiungimento di questi obiettivi di un anno?
Come spiega l’economista ed ex partner di McKinsey, Caroline Webb nel suo nuovo libro How to Have a Good Day, immaginarsi tra uno o anche dieci anni aiuta a guardare le tue scelte attuali con una visione completamente diversa. Hai più probabilità di capire cosa funziona e cosa no. Usando queste informazioni, sei in grado di aggiustare le tue priorità e incoraggiare le opzioni più produttive.
Il metodo One Year From Now è usato dalle società di consulenza di tutto il mondo per migliorare il processo decisionale. Ma tu puoi facilmente applicarlo al tuo quadro di definizione delle priorità, assicurandoti di rimanere concentrato sui progetti veramente importanti.
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Metodo #2: Pensare all’indietro
Di solito, quando si stabiliscono le priorità, si affronta una lista di attività e si cerca di capire quale sia la più importante. Non con il metodo Thinking Backwards.
Per impiegare il metodo Thinking Backwards, è necessario iniziare con un singolo compito che si considera la massima priorità. Per esempio, potrebbe essere importante per te completare una bozza di progetto entro la fine della giornata.
Quindi la tua priorità numero 1 è “completare la bozza del progetto”. Per assicurarti che questa attività sia veramente la più importante, inizia a confrontarla con altre attività che sono anche nella tua lista di priorità principali. Diciamo che la tua priorità n. 2 per la giornata è “rivedere tutte le metriche aziendali e modificare il programma se necessario”.
Pensando alle ricompense a lungo termine e all’impatto di ogni attività, confronta i possibili risultati e assicurati che la tua attuale priorità n. 1 sia davvero più importante della priorità n. 2. Ci potrebbe essere un team di persone che aspetta la prossima bozza di progetto. In questo caso, la tua priorità n.1 pesa chiaramente sulle altre.
Lavorando a ritroso e valutando il potenziale risultato e l’importanza di ogni priorità, sarai in grado di evitare il tuo istinto e valutare ciò che è veramente rilevante per i tuoi obiettivi.
Metodo #3: Balanced Scorecard
Originariamente inventata da due eminenti medici Robert S. Kaplan e David P. Norton, la Balanced Scorecard serve come metodo per allineare le attività aziendali alla dichiarazione di visione di una società. Amazon.com ha più di 4.000 libri elencati sotto Balanced Scorecards, quindi ci deve essere qualcosa su questa tattica che la rende altamente rilevante per il tuo processo di definizione delle priorità.
Il più grande vantaggio della Balanced Scorecard sta nella sua capacità di esporre attività e obiettivi che portano valore in diversi domini. Se non siete sicuri di quale attività presenta la maggiore ricompensa su più livelli, prendete carta e penna e iniziate a disegnare un semplice quadro di riferimento.
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Nota! Prima di mettere la penna sulla carta, rifletti sui tuoi obiettivi e sul risultato atteso della giornata. Stabilisci delle aspettative realistiche in linea con le tue capacità e la quantità di tempo che hai a disposizione.
Passo uno: fissa le tue prospettive &obiettivi
Il primo passo consiste nello scoprire cosa è veramente importante per il successo tuo (e della tua squadra). Fai una lista degli obiettivi e dei risultati che vorresti raggiungere entro la fine della giornata, della settimana o del mese.
Per esempio, come project manager potresti essere interessato ai seguenti obiettivi mensili:
- Completa il progetto A
- Completa il progetto B
- Aumenta la produttività
- Aumenta le entrate mensili
Step due: delinea tutti i tuoi compiti
Per trovare le attività con le maggiori ricompense, devi prima identificare tutte le tue priorità. Crea una tabella con i tuoi obiettivi e i compiti che rientrano in ogni obiettivo.
Ecco un esempio:
Tre passi: crea la tua Balanced Scorecard per le priorità
Oltre alle decisioni aziendali di alto livello, il metodo Balanced Scorecard può essere usato per stabilire le priorità. Per farlo, disegna quattro cerchi sovrapposti e scrivi uno dei tuoi obiettivi in ognuno.
Poi, valuta quali attività portano a ricompense sovrapposte in più turni, cioè aiutano a raggiungere diversi obiettivi contemporaneamente.
Per esempio, l’incontro con un cliente può portare ad un progresso accelerato del progetto e ad un aumento delle entrate mensili. Analizzare il lavoro del tuo team porta a un miglioramento della produttività e probabilmente a un tasso di completamento più rapido dei progetti. Nel frattempo, l’esternalizzazione di diversi compiti potrebbe aumentare le spese del tuo progetto, consumando anche molto del tuo tempo per trovare gli appaltatori giusti.
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Conclusione
Mentre ci piace stabilire delle priorità per i nostri compiti, spesso dimentichiamo ciò che è veramente importante. Invece di concentrarsi su compiti urgenti ma irrilevanti, prendetevi il tempo per valutare quali attività restituiscono la più alta ricompensa.
Come disse Dwight D. Eisenhower: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante.”
