Alai

YO’ve PROBABLY read quite a few articles on setting priorities. Co oni wszyscy uczą jest wyjaśnić swoje cele, zrobić zadania o wysokiej rentowności pierwszy, i stworzyć listę priorytetów do zrobienia.

Ale to nie jest naprawdę to, czego szukasz, prawda? Wiesz już, że musisz wyznaczyć odpowiednie cele i pracować w ich kierunku. To, czego Ci brakuje, to praktyczna wiedza i skuteczne metody tworzenia planu działania.

Ten artykuł różni się od wszystkich innych postów typu „Jak ustalić priorytety”, ponieważ wyposaża Cię w trzy proste i możliwe do zastosowania ramy ustalania priorytetów. Nawet lepiej – te strategie również zwiększają codzienne podejmowanie decyzji i służą jako ciekawe ćwiczenia myślowe.

Metoda #1: One Year From Now

Powiedzmy, że masz trzy możliwe ścieżki do wyboru, a masz czas tylko na jedną. Tymczasem nie jesteś pewien, które zadanie zasługuje na najwyższy priorytet. Jak możesz podjąć właściwą decyzję?

Kiedy stoisz przed trudnym wyborem, takim jak zmiana pracy (lub ustalenie priorytetów na wysoką skalę), wyrusz w podróż w czasie i wyobraź sobie siebie za rok od teraz. Jesteś o rok starszy, osiągnąłeś niektóre ze swoich celów i patrzysz wstecz na obecny czas.

Zdystansuj się od obecnego ciebie ze wszystkimi zmartwieniami i rozproszeniami. Teraz spróbuj wyobrazić sobie, jakie osiągnięcia doprowadziły do osiągnięcia twoich celów. Co poszło źle, a co dobrze? Czy były jakieś szczególnie satysfakcjonujące działania, które pomogły Ci w szybszym tempie zmierzać do osiągnięcia tych jednorocznych celów?

Jak wyjaśnia ekonomistka i była partnerka McKinsey, Caroline Webb, w swojej nowej książce How to Have a Good Day, wyobrażenie sobie siebie za rok, a nawet za dziesięć lat pomaga spojrzeć na obecne wybory z zupełnie inną wizją. Jest bardziej prawdopodobne, że zrozumiesz, co działa, a co nie. Korzystając z tych informacji, jesteś w stanie dostosować swoje priorytety i zachęcić do najbardziej produktywnych opcji.

Metoda One Year From Now jest używana przez firmy konsultingowe na całym świecie w celu poprawy procesu podejmowania decyzji. Ale możesz ją łatwo zastosować do swoich ram ustalania priorytetów, zapewniając, że pozostaniesz skupiony na naprawdę ważnych projektach.

Dalsza lektura: 6 Thought Exercises to Immediately Boost Your Brainpower

Method #2: Thinking Backwards

Zazwyczaj, podczas ustalania priorytetów, stajesz przed listą działań i próbujesz ustalić, które z nich jest najważniejsze. Nie z metodą myślenia wstecz.

Aby zastosować metodę myślenia wstecz, musisz zacząć od pojedynczego zadania, które uważasz za swój najwyższy priorytet. Na przykład, może być dla Ciebie ważne, aby ukończyć projekt do końca dnia.

Więc Twoim #1 priorytetem jest „ukończyć projekt”. Aby upewnić się, że ta czynność naprawdę jest najważniejsza, zacznij porównywać ją z innymi zadaniami, które również znajdują się na Twojej liście najważniejszych priorytetów. Powiedzmy, że twoim drugim priorytetem na ten dzień jest „przejrzenie wszystkich metryk biznesowych i skorygowanie harmonogramu w razie potrzeby”.

Myśląc o długoterminowych nagrodach i wpływie każdej czynności, porównaj ich możliwe wyniki i upewnij się, że twój obecny #1 priorytet naprawdę jest ważniejszy niż #2 priorytet. Być może istnieje zespół ludzi, którzy czekają na kolejny szkic projektu. W tym przypadku, twój #1 priorytet wyraźnie waży nad innymi.

Poprzez pracę wstecz i ocenę potencjalnego wyniku i znaczenia każdego priorytetu, będziesz w stanie uniknąć przeczucia i ocenić, co jest naprawdę istotne dla twoich celów.

Metoda #3: Zrównoważona Karta Wyników

Oryginalnie wymyślona przez dwóch wybitnych lekarzy Roberta S. Kaplana i Davida P. Nortona, Zrównoważona Karta Wyników służy jako metoda wyrównywania działań biznesowych do deklaracji wizji firmy. Amazon.com ma ponad 4,000 książek wymienionych pod Balanced Scorecards, więc musi być coś w tej taktyce, co czyni ją bardzo istotną dla twojego procesu ustalania priorytetów.

Największa korzyść Balanced Scorecard leży w jej zdolności do ujawniania działań i celów, które przynoszą wartość w kilku dziedzinach. Jeśli nie jesteś pewien, które zadanie przynosi największą korzyść na wielu poziomach, wyjmij długopis i papier i zacznij rysować proste ramy.

Czytaj dalej: 12 Best Browser Extensions for Higher Productivity

Uwaga! Zanim położysz pióro na papierze, zastanów się nad swoimi celami i oczekiwanym wynikiem dnia. Ustal realistyczne oczekiwania dostosowane do twojego zestawu umiejętności i ilości czasu, jaki masz.

Krok pierwszy: ustal swoje perspektywy & cele

Pierwszy krok polega na ustaleniu, co jest naprawdę ważne dla twojego (i twojego zespołu) sukcesu. Zrób listę oczekiwanych celów i wyników, które chciałbyś osiągnąć do końca dnia, tygodnia lub miesiąca.

Na przykład, jako kierownik projektu możesz być zainteresowany następującymi celami miesięcznymi:

• Ukończenie projektu A
• Ukończenie projektu B
• Zwiększenie produktywności
• Zwiększenie miesięcznych przychodów

Krok drugi: nakreśl wszystkie swoje zadania

Aby znaleźć działania przynoszące największe korzyści, musisz najpierw określić wszystkie swoje priorytety. Stwórz tabelę ze swoimi celami i zadaniami, które wchodzą w zakres każdego celu.

Oto przykład:

Krok trzeci: stwórz swoją Zrównoważoną Kartę Wyników dla priorytetów

Oprócz decyzji biznesowych najwyższego szczebla, metoda Zrównoważonej Karty Wyników może być wykorzystana do ustalania priorytetów. W tym celu narysuj cztery zachodzące na siebie okręgi i w każdym z nich zapisz jeden ze swoich celów.

Następnie oceń, które działania powodują nakładanie się nagród w wielu rundach, czyli pomagają w osiągnięciu kilku celów jednocześnie.

Na przykład spotkanie z klientem może skutkować przyspieszeniem postępu projektu i zwiększeniem miesięcznych przychodów. Analiza pracy zespołu prowadzi do poprawy produktywności i prawdopodobnie szybszego ukończenia projektów. Tymczasem outsourcing kilku zadań może zwiększyć wydatki na projekt, a także pochłonąć dużo czasu na znalezienie odpowiednich wykonawców.

Czytaj dalej: Not All Project Software Suits Your Team. How to Choose the Right One?

Conclusion

Choć lubimy ustalać priorytety dla naszych zadań, często zapominamy, co jest naprawdę ważne. Zamiast skupiać się na pilnych, ale nieistotnych zadaniach, poświęć czas na ocenę, które czynności zwracają najwyższą nagrodę.

Jak ujął to Dwight D. Eisenhower: „To, co ważne, rzadko jest pilne, a to, co pilne, rzadko jest ważne.”

.