PRAVDĚPODOBNĚ jste už četli dost článků o stanovování priorit. Všechny vás učí, že si máte ujasnit své cíle, nejdříve udělat úkoly s vysokou návratností a vytvořit si seznam úkolů podle priorit.
Ale to není to, co ve skutečnosti hledáte, že? Už víte, že si musíte stanovit správné cíle a pracovat na jejich dosažení. To, co vám chybí, jsou praktické znalosti a účinné metody pro vytvoření akčního plánu.
Tento článek se liší od všech ostatních příspěvků „Jak si stanovit priority“, protože vás vybaví třemi přímočarými a použitelnými rámci pro stanovení priorit. A co víc – tyto strategie také zlepšují každodenní rozhodování a slouží jako zajímavá myšlenková cvičení.
Metoda č. 1: Za rok
Řekněme, že máte na výběr ze tří možných cest a máte čas jen na jednu. Zatím si nejste jisti, který úkol si zaslouží nejvyšší prioritu. Jak se můžete správně rozhodnout?“
Když stojíte před obtížnou volbou, jako je změna zaměstnání (nebo stanovení priorit vysokého rozsahu), přeneste se v čase dopředu a představte si sami sebe za rok. Jste o rok starší, dosáhli jste některých svých cílů a ohlížíte se zpět na současnou dobu.
Odstupte se od svého současného já se všemi starostmi a rozptýlením. Nyní si zkuste představit, které úspěchy vedou k dosažení vašich cílů. Co se nepovedlo a co se povedlo? Byly nějaké obzvlášť přínosné činnosti, které vám pomohly k rychlejšímu postupu směrem k dosažení těchto jednoletých cílů?“
Jak vysvětluje ekonomka a bývalá partnerka společnosti McKinsey Caroline Webbová ve své nové knize Jak mít dobrý den, představa sebe sama za rok nebo dokonce za deset let vám pomůže podívat se na svá současná rozhodnutí zcela jiným pohledem. S větší pravděpodobností pochopíte, co funguje a co ne. Na základě těchto informací jste schopni upravit své priority a podpořit ty nejproduktivnější možnosti.
Metodu One Year From Now používají poradenské firmy po celém světě ke zlepšení rozhodovacího procesu. Vy ji však můžete snadno aplikovat na svůj rámec pro stanovení priorit a zajistit si tak soustředění na skutečně důležité projekty.
Další čtení: Při určování priorit obvykle stojíte před seznamem činností a snažíte se zjistit, která z nich je nejdůležitější. 2. metoda: Myšlení pozpátku
Obvykle máte před sebou seznam činností a snažíte se zjistit, která z nich je nejdůležitější. Ne u metody Myšlení pozpátku.
Chcete-li použít metodu Myšlení pozpátku, musíte začít s jedním úkolem, který považujete za svou nejvyšší prioritu. Například pro vás může být důležité dokončit návrh projektu do konce dne.
Takže vaší prioritou číslo 1 je „dokončit návrh projektu“. Abyste se ujistili, že tato činnost je skutečně nejdůležitější, začněte ji porovnávat s ostatními úkoly, které jsou také na seznamu vašich hlavních priorit. Řekněme, že vaší prioritou č. 2 pro tento den je „zkontrolovat všechny obchodní metriky a v případě potřeby upravit harmonogram“.
Přemýšlejte o dlouhodobých odměnách a dopadech jednotlivých činností, porovnejte jejich možné výsledky a ujistěte se, že vaše aktuální priorita č. 1 je opravdu důležitější než priorita č. 2. Na další návrh projektu může čekat tým lidí. V takovém případě má vaše priorita č. 1 jasnou převahu nad ostatními.
Pokud budete postupovat zpětně a vyhodnocovat možné výsledky a důležitost jednotlivých priorit, budete schopni vyhnout se svému pocitu a posoudit, co je pro vaše cíle skutečně důležité.
Metoda č. 3: Balanced Scorecard
Původně vynalezená dvěma významnými lékaři Robertem S. Kaplanem a Davidem P. Nortonem, Balanced Scorecard slouží jako metoda pro sladění podnikových činností s vizí společnosti. Na serveru Amazon.com je pod položkou Balanced Scorecards uvedeno více než 4 000 knih, takže na této taktice musí být něco, co ji činí vysoce relevantní pro váš proces stanovování priorit.
Největší přínos Balanced Scorecard spočívá v její schopnosti odhalit činnosti a cíle, které přinášejí hodnotu v několika oblastech. Pokud si nejste jisti, který úkol představuje největší přínos na více úrovních, vezměte si tužku a papír a začněte kreslit jednoduchý rámec.
Čtěte dále: 12 nejlepších rozšíření prohlížeče pro vyšší produktivitu
Poznámka! Než položíte pero na papír, zamyslete se nad svými cíli a očekávaným výsledkem dne. Nastavte si realistická očekávání odpovídající vašim dovednostem a množství času, který máte.
Krok první: stanovte si perspektivní &cíle
První krok spočívá ve zjištění, co je pro váš (a vašeho týmu) úspěch skutečně důležité. Sestavte si seznam očekávaných cílů a výsledků, kterých byste chtěli dosáhnout do konce dne, týdne nebo měsíce.
Například jako projektového manažera vás mohou zajímat následující měsíční cíle:
- Dokončit projekt A
- Dokončit projekt B
- Zvýšit produktivitu
- Zvýšit měsíční příjmy
Druhý krok: načrtněte všechny úkoly
Chcete-li najít činnosti s nejvyšší odměnou, musíte nejprve určit všechny své priority. Vytvořte si tabulku s cíli a úkoly, které spadají pod jednotlivé cíle.
Tady je příklad:
Třetí krok: vytvořte si Balanced Scorecard pro priority
Kromě obchodních rozhodnutí na nejvyšší úrovni lze metodu Balanced Scorecard použít i pro stanovení priorit. Za tímto účelem nakreslete čtyři překrývající se kruhy a do každého z nich zapište jeden z vašich cílů.
Poté vyhodnoťte, které činnosti vedou k překrývajícím se odměnám ve více kruzích, tj. pomáhají dosáhnout několika cílů najednou.
Například setkání se zákazníkem může vést k urychlení postupu projektu a zvýšení měsíčních příjmů. Analýza práce vašeho týmu vede ke zvýšení produktivity a pravděpodobně i k rychlejšímu dokončení projektů. Zatímco outsourcing několika úkolů může zvýšit vaše náklady na projekt a zároveň vám zabere spoustu času hledání vhodných dodavatelů.
Přečtěte si více: Ne každý projektový software vyhovuje vašemu týmu. Jak si vybrat ten správný?“
Závěr
Ačkoli si rádi stanovujeme priority svých úkolů, často zapomínáme na to, co je skutečně důležité. Místo toho, abyste se soustředili na naléhavé, ale nepodstatné úkoly, věnujte čas vyhodnocení toho, které činnosti vám vrátí nejvyšší odměnu.
Jak řekl Dwight D. Eisenhower: „Co je důležité, je málokdy naléhavé, a co je naléhavé, je málokdy důležité.“
